Bei Thanksgiving geht es um mehr als nur um Fußball und Truthahn, aber da das zu dieser Jahreszeit im Vordergrund steht, sollten Sie das im Hinterkopf behalten, wenn Sie Ihre Projekte für das nächste Jahr priorisieren. Die Priorisierung von Projekten ist ein wesentlicher Bestandteil des PMO-Wertbeitrags. Wenn Ihr PMO nicht über mehr Ressourcen verfügt, als es brauchen kann, haben Sie wahrscheinlich einen höheren Bedarf als Ressourcen, um alle Aufgaben zu erledigen. Die Priorisierung dieser Anfragen erfordert viel Übung und Präzision, um richtig zu sein. Die Priorisierung von Projekten kann knifflig sein, aber genau wie Fußballspiele geübt und perfektioniert werden müssen, muss auch die Priorisierungsmethode getestet und angepasst werden, um sie zu verbessern. Verwenden Sie dieses Handbuch als Leitfaden, um eine Bewertungsmethode für die Priorisierung Ihrer Projekte zu erstellen.
1. Teamgespräch
Da die Prioritätensetzung heute die 2zweitgrößte Herausforderung für PMOs ist,1 kann es ein schwieriger erster Schritt sein, das Team auf eine Linie zu bringen und eine Einigung darüber zu erzielen, was die Grundlage des Bewertungsmodells sein soll. Beginnen Sie mit:
- Entscheiden Sie sich für die aktuelle und die nächste Stufe der Punktevergabe. Das kann alles sein von:
- Keine Punktevergabe: Wer zuerst drin ist, ist zuerst draußen
- Bereich: Projekte mit hoher, mittlerer und niedriger Priorität
- Gewichteter Durchschnitt: Wertbasierte Bewertung
- Ressourcenoptimiert: Bewertung basierend auf dem maximalen Wert der Projekte bei gegebenen Beschränkungen
- Identifizieren Sie Interessengruppen und gewinnen Sie die Unterstützung der Geschäftsleitung
- Festlegung von Geschäftszielen für die Projektauswahl
2. Huddle
Nur weil fast die Hälfte der PMOs keine Projekte bewerten,1 heißt das nicht, dass Ihres dazugehören muss. Bringen Sie die richtigen Spieler in den Raum, um:
- Erstellen Sie einen Spielplan
- Entfernen Sie politische oder emotionale Vorurteile. Verwenden Sie objektive Kriterien wie z.B.:
- Ausrichtung auf das Geschäft
- Auswirkungen auf aktuelle Prozesse
- Technische Unterstützung erforderlich
- Mit der Initiative verbundenes Risiko
- ROI - sowohl finanzielle als auch geschäftliche Auswirkungen
- Bestimmen Sie den Bedarf an Anfragen und die Lieferkapazität auf der Grundlage von Beschränkungen
3. Wandern Sie
Führungskräfte sehen eine 30%ige Steigerung der Projekterfolgsrate, wenn Scoring implementiert wird,2 Also los geht's! Sorgen Sie für Sichtbarkeit, indem Sie den Plan mit den wichtigsten Akteuren teilen und damit beginnen:
- Bewerten Sie das Risiko und den ROI von Projekten
- Erstellen Sie Projektabhängigkeiten
- Benchmarking, wo die Organisation vor den Änderungen am Scoring-Modell steht, um sicherzustellen, dass sie in die richtige Richtung geht
4. Pass
Account for changes in the portfolio plan along the way. While it wouldn’t be beneficial to overhaul the plan before it is executed, a degree of agility will benefit the entire organization. Afterall, 75 % of organizations that remain agile meet their goals or business intent.2
- Lesen Sie die Verteidigung: Ändern Sie die Bewertungskriterien bei Bedarf aufgrund der sich ändernden Nachfrage
- Finden Sie die offenen Spieler: Anpassung an Ressourcenänderungen
- Vermeiden Sie das Tackling, indem Sie beweglich bleiben
- Überwachen Sie die Uhr: Halten Sie Projekte unter Kontrolle und vermeiden Sie eine schleichende Ausweitung des Umfangs
5. Eile
Bewegen Sie sich weiter auf die Endzone zu. Das bedeutet, dass Sie auch bei Änderungen das Endziel im Auge behalten und sicherstellen müssen, dass das, was geändert wird, auch wirklich das Beste für das Unternehmen ist. Die Ausrichtung ist entscheidend. Unternehmen, die ihr PMO an der Strategie ausrichten, berichten von 27% mehr erfolgreich abgeschlossenen Projekten und 42% weniger Projekten mit schleichendem Umfang,3 für den Fall, dass Sie noch mehr Rechtfertigung brauchen.
- Wenn Sie neue Projekte hinzufügen, behalten Sie das Ziel im Auge - Fügen Sie keine Projekte hinzu, die nicht mit den übergeordneten strategischen Zielen übereinstimmen.
- Überwachen und planen Sie so oft wie nötig neu, um zum nächsten First Down zu gelangen.
- Nehmen Sie bei Bedarf kleinere Änderungen an den Bewertungskriterien vor.
6. Touchdown
Sobald Sie Ihr Scoring-Modell implementiert und perfektioniert haben, sind Sie auf dem besten Weg, das Unternehmen reifen zu lassen und bessere Ergebnisse zu erzielen. Einige Punkte, die Sie beachten sollten, wenn Sie die Scoring-Schleife schließen, sind:
- Feiern Sie! Vergewissern Sie sich, dass Sie dem Team die Erfolge und die Ergebnisse der Bemühungen mitteilen.
- Kommunizieren Sie die Ergebnisse mit den Interessengruppen und holen Sie Feedback ein
- Schauen Sie sich die Videos an: Nutzen Sie das Gelernte, um Ihr Prioritätenmodell weiter zu entwickeln und an Ihre Bedürfnisse anzupassen.
Wir wissen, dass die Erstellung eines Scoring-Modells ein hohes Maß an Überzeugungskraft und Finesse erfordert, aber der Anfang ist manchmal der schwierigste Teil. Wir hoffen, dass dieser Leitfaden Ihnen einen Überblick darüber verschafft, wie Scoring dem Unternehmen zugute kommen kann und dem PMO einen Grund gibt, in dieser Weihnachtszeit Dank zu sagen (und zu bekommen).
Sehen Sie sich unser Projektpriorisierung Playbook an.
Referenzen:
1. The Project and Portfolio Management Landscape Report, 2016
2. PMI Pulse of the Professions: Den Wert des Projektmanagements erfassen, 2015
3. PMI Pulse of the Profession: Die hohen Kosten der geringen Leistung, 2016
