Als ich das Büro meines PMO-Managers betrat und mich für unser persönliches Gespräch hinsetzte, hatte ich nicht erwartet, den einen Satz zu hören, den ich nie hören wollte. "Wir werden anfangen, die Projektzeit zu erfassen." Neeeeein! Mein Chef versuchte, es positiv zu gestalten, indem er die Vorteile aufzählte. Ja, es wäre schön, historische Daten zu haben, aber ich brauche sie nicht, um meine Arbeit machen zu können. Und ja, es wäre schön zu sehen, wie viel Zeit die Mitglieder meines Projektteams für ihre Arbeit aufwenden; aber so viele Details brauche ich nicht. Ich habe das noch nie gemacht und muss auch jetzt nicht damit anfangen. Sobald ich meinem Chef versprochen hatte, dass ich es auf dem College versuchen würde, teilte er mir mit, dass dies nun Teil meiner Leistungsziele sei. Großartig...
Woche 1: Ich hatte keine Ahnung, dass ich mir den ganzen Freitagnachmittag freinehmen muss, um diesen Stundenzettel auszufüllen. Das Hinzufügen einer Notiz zu jedem Eintrag nimmt Zeit in Anspruch und es ist schwierig, sich daran zu erinnern, was genau ich in dieser einen oder anderen Stunde getan habe. Meine Teammitglieder fingen an, sich bei mir zu beschweren, dass es ihnen die Zeit raubte, die sie für ihre Projektarbeit verwenden konnten. Ich bin mir nicht sicher, ob ich möchte, dass mein Team seine Zeit mit dem Ausfüllen von Stundenzetteln verbringt, wenn es diese Zeit für die eigentliche Projektarbeit nutzen könnte.
Woche 2: Ich habe angefangen, mir jeden Tag ein paar Minuten Zeit zu nehmen, um festzuhalten, woran ich gearbeitet habe, anstatt bis zum Ende der Woche zu warten. Auf diese Weise beansprucht es nicht so viel Zeit meines Tages. Ich sah einen Zeiterfassungsbericht, der zeigte, wie viel Zeit jedes meiner Teammitglieder für die Projektarbeit aufwendet. Es ist eigentlich ziemlich interessant zu sehen, wie viel Zeit sie tatsächlich dafür aufgewendet haben, verglichen mit den Schätzungen. Aber ich bin noch nicht überzeugt.
Woche 3: Ich habe dem Projektsponsor meinen Zeiterfassungsbericht gezeigt, und er hat ihr gefallen. Was für eine fantastische und unerwartete Überraschung! Sie war sehr beeindruckt, dass wir diese Informationen sammeln und fragte, ob sie sie mit ihrem größeren Team teilen könne. Außerdem konnten wir bei der gemeinsamen Durchsicht des Berichts ein tolles Gespräch führen. Ich habe sie um mehr Zeit von den Teammitgliedern gebeten, die dem Projekt zugewiesen sind, aber sie hat gesagt, dass sie zu sehr mit anderen Aufgaben beschäftigt sind. Jetzt sieht sie, dass wir die Frist nicht einhalten werden, wenn wir mit der aktuellen Zuteilung weitermachen, und hat ihnen erlaubt, 100% ihrer Zeit für mein Projekt zu verwenden, bis es fertig ist. Oh, ein glücklicher Tag!
Woche 4: Wow, es ist kaum zu glauben, dass ich noch vor ein paar Wochen völlig gegen die Zeiterfassung war. Es ist erstaunlich, wie viel mehr Informationen ich jetzt habe. Ich merke, dass es nicht nur mir gut geht, sondern dass auch ich etwas davon habe. Mein PMO-Manager erzählte meinem Team, dass er dem Führungsausschuss den Zeiterfassungsbericht vorgelegt hat, aus dem hervorgeht, wo die Projektmanager ihre Zeit verbringen. Das scheint nicht viel zu sein, aber er konnte genau zeigen, woran wir arbeiten, die Genehmigung für eine Fristverlängerung bei einigen Projekten einholen und erhielt sogar grünes Licht für die Einstellung eines weiteren Projektmanagers. Das hilft mir direkt, denn es wird meine Projektlast erheblich verringern. Erstaunlich, dass ein paar zusätzliche Minuten meiner Zeit jeden Tag zu solch positiven Entscheidungen führen können!
Noch vor einem Monat habe ich mich vehement dagegen ausgesprochen, meine kostbaren Momente zur Zeiterfassung zu nutzen. Jetzt werde ich es nicht einmal mehr in Erwägung ziehen, es nicht zu tun. Der Schlüssel zur Wertschätzung der Zeiterfassung? Zu wissen, dass sie größer ist als Sie. Es lohnt sich, ein wenig von meiner Zeit zu opfern, wenn die Belohnung groß ist und mir direkt zugute kommt. Der zusätzliche Bonus ist, dass es meinem Team, meinem Chef und sogar anderen Teams hilft. Letztendlich werden alle Daten, die wir verfolgen, auf die Organisationsebene übertragen und helfen bei der Beantwortung von Fragen wie: Wo verbringen meine Mitarbeiter ihre Zeit, wie viel Zeit verbringen sie mit dieser Arbeit und wann werden sie für weitere Aufgaben verfügbar sein. Da die Antworten, die ich schon immer wusste, durch Berichte bestätigt werden, kann ich meine Arbeit besser erledigen und verbringe weniger Zeit damit, zu raten, wann meine Projekte abgeschlossen sein werden. Kein Zweifel, es ist ein Gewinn für mich und das gesamte Unternehmen.
Glauben Sie, dass Sie in Ihrem Unternehmen keine ähnliche Veränderung herbeiführen können? Dass es ein zu großer Kulturwandel ist? Wir haben den besten Platz für Sie, um anzufangen. Werfen Sie einen Blick auf unser Whitepaper zur Zeiterfassung, "Gehen Sie nicht in Flammen auf: Navigieren Sie durch die Akrobatik der Zeiterfassung im Unternehmen" und erfahren Sie, welche Vorteile Ihnen die Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen bringt. Mein Lieblingstipp? Stellen Sie sicher, dass Sie eine Lösung wählen, die eine mobile Zeiterfassung bietet, um es für alle noch einfacher zu machen. Ganz gleich, ob Sie zwischen zwei Meetings oder im Zug auf dem Weg nach Hause sind, Sie werden Ihren Stundenzettel vor dem Abgabetermin am Freitagnachmittag einreichen - ohne Ausreden.
