Wenn es darum geht, die Zeiterfassung für das Ressourcenmanagement zu implementieren, sind sich viele Unternehmen uneinig über die Granularität, mit der sie die Zeit erfassen sollten. Einige sind der Meinung, dass eine Zusammenfassung oder eine Verfolgung auf Phasenebene ausreichend ist, während andere die Aktivitäten auf Aufgabenebene verfolgen möchten.
Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen können, dieses häufige Dilemma zu lösen:
- Verwalten Sie Ergebnisse, nicht Aktionen - Verwenden Sie Ergebnisse anstelle von Aufgaben in Ihren Projektplänen und Stundenzetteln. Dies gibt den Menschen, die näher am Geschehen sind, ein Gefühl der Freiheit. Gleichzeitig können die Ergebnisse mit Meilensteinen und vorausgesetzten Ergebnissen verknüpft werden.
- Verwalten Sie Ergebnisse, nicht Stunden - Ähnlich wie oben; anstatt sich darauf zu konzentrieren, dass die Mitarbeiter eine 40-Stunden-Woche abrechnen, lassen Sie sie einfach ihre aufgewendete Zeit in Bezug auf bestimmte Ergebnisse oder Resultate eintragen, unabhängig davon, wie hoch die Summe ist. Dadurch wird der Schwerpunkt auf die Analyse des Arbeitsaufwands gelegt und nicht auf die Anzahl der Arbeitsstunden, die demotivierend wirken kann.
- Ziehen Sie die tägliche Zeiterfassung in Betracht - Es ist erwiesen, dass die tägliche Zeiterfassung tatsächlich einfacher und vor allem genauer ist. Die Leute erfassen die Zeit lediglich täglich, dann können sie sie wöchentlich mit größerer Genauigkeit einreichen.
- Verstehen Sie, wie die Zeiterfassung mit Ihren Zielen zusammenhängt - Die Zeiterfassung kann Ihnen sagen, was in der Vergangenheit ausgegeben wurde, und ermöglicht eine Grundlage für künftige Schätzungen, so dass sie einen gewissen Einfluss auf spätere Zuweisungen hat. Und wenn die Zeiterfassung eine Schätzung der verbleibenden Zeit enthält (siehe nächster Tipp), dann spielt die Zeiterfassung eine noch wichtigere Rolle bei der Vorhersage der Verfügbarkeit von Ressourcen.
- Institute Contributor Estimates - Wenn eine Ressource die Zeit für ein bestimmtes Ergebnis oder eine bestimmte Aufgabe eingibt, sollte sie die verbleibende Zeit bei Bedarf überarbeiten. Dies kann die Genauigkeit zukünftiger Zuweisungen und damit die Verfügbarkeit von Ressourcen erheblich verbessern.
- Reservieren Sie nicht die ganze Bibliothek, wenn Sie nur ein Buch benötigen - Wenn Sie Ressourcen für Phasen oder Projekte zuweisen, scheinen diese für Monate im Voraus gebucht zu sein. Es wird keine Möglichkeit geben, ihre Verfügbarkeit für ein zweiwöchiges Arbeitsfenster realistisch einzuschätzen (oder Änderungen auf dieser Ebene vorzunehmen). Wenn Sie in der Lage sein wollen, Entscheidungen mit einer Granularität von Wochen zu treffen, dann müssen Sie auch die Ressourcen auf dieser Ebene zuweisen. Dasselbe gilt, wenn Sie Plan und Ist auf dieser Ebene bewerten möchten.
- Holen Sie alle ins Boot - Damit die Zeiterfassung funktioniert, müssen alle mittleren Führungskräfte mit an Bord sein, vor allem wenn ein Kulturwandel erforderlich ist. Die oberste Führungsebene muss dafür sorgen, denn es bedarf der Zusammenarbeit des gesamten Unternehmens, um sicherzustellen, dass dies effektiv durchgeführt wird.
- Verstehen Sie die Gründe für die Zeiterfassung - Wenn Sie die Situationen verstehen, in denen die Zeiterfassung erforderlich ist, können Sie sie im gesamten Unternehmen verkaufen. Die Zeiterfassung ist besonders in den folgenden Szenarien wichtig:
- Wenn es sich um Vertragsarbeit handelt, um die abgerechneten Stunden zu bewerten
- Für Regierungsaufträge - das ist das Gesetz
- Für die Finanzberichterstattung, vor allem dort, wo es eine behördliche Aufsicht gibt
- Wenn Menschen ihre Zeit auf mehrere Projekte aufteilen
- Wenn es sich um bezahlte Überstunden handelt
- Wenn Arbeit an andere Abteilungen weiterverrechnet wird
- Wenn Sie die Kosten bei Fertigstellung genauer vorhersagen möchten
- Wenn Sie Ihre Fähigkeit zur Schätzung verbessern möchten, indem Sie sich vergangene Trends ansehen
Zusammengenommen können diese 8 Tipps Ihnen dabei helfen, das Hindernis der Zeiterfassung für eine bessere Ressourcenplanung und -schätzung zu überwinden.
