Planview hat kürzlich ein Webinar mit Michael Havison, Portfolio Director bei Parkview Health, abgehalten, bei dem es um die Priorisierung von Projekten mit strategischer Arbeitsaufnahme ging. Das On-Demand-Webinar trägt den Titel: "Parkview Health: Priorisierung von Projektinvestitionen mit strategischer Arbeitsaufnahme".
Wir empfehlen Ihnen, sich das vollständige Webinar anzuhören. In der Zwischenzeit können Sie die folgenden Antworten auf Fragen lesen, die Teilnehmer während Michaels Präsentation gestellt haben.
Michael bat die Teilnehmer, Projekte als Investitionen zu betrachten, wenn sie darüber nachdenken, welchen Initiativen sie Priorität einräumen sollten. Für viele war dies ein interessantes Konzept, und ein Teilnehmer fragte...
1. Frage: Projekte als Investitionen...können Sie erläutern, warum Sie Projekte als Investitionen betrachten?
Michaels Antwort: Ein Projekt, das eine Investition ist, ist eine aussagekräftigere Aussage als ein Projekt, das nur ein Projekt unter der Haube ist. Es bedeutet, dass Sie Ihre Hausaufgaben gemacht haben, dass Sie Ihre Sorgfaltspflicht erfüllt haben, um wirklich zu verstehen, was Sie am Ende erreichen werden. Ich komme aus dem Projektmanagement und habe mir immer Gedanken über Zeit, Umfang und Budget gemacht.
- Habe ich das Projekt pünktlich geliefert, lag es im oder unter dem Budget und haben wir erreicht, was wir erreichen sollten?
- Worüber ich nicht nachgedacht habe, ist, was dieses Projekt bringen wird?
Sobald es abgeschlossen ist, wird es eine Art Produkt oder Dienstleistung hervorbringen, aber unterm Strich muss es eine Art Return-on-Investment (ROI) bringen. Nun gibt es Projekte, die keinen ROI bringen, und das sollten Sie im Voraus wissen. Wenn Sie das Geschäftsjahr Ihres Unternehmens planen, müssen Sie sich darüber im Klaren sein, wie Sie den Gewinn Ihres Unternehmens steigern wollen. Sie müssen verstehen, warum Sie an Projekten arbeiten, die keinen ROI haben werden. Als gemeindebasiertes Gesundheitssystem entscheiden wir uns oft für Projekte, die keinen ROI haben, weil wir wissen, dass sie gut für die Gemeinde sind. Aber wir verstehen das von vornherein.
Michael sprach über das, was er die 'Business Case Lücke' nennt. Die meisten Organisationen verbringen viel Zeit damit, eine Mission oder Vision zu formulieren, eine großartige Strategie zu entwickeln, Ziele zu formulieren und herauszufinden, welchen Umfang das Projekt haben wird. Dann wird ein Projekt initiiert, die Planung erfolgt, die Projektdurchführung findet statt und das Projekt wird dann abgeschlossen. Michael stellt dann eine fehlende Schlüsselkomponente vor, bei der die strategische Arbeitsaufnahme zur Grundlage wird, die viele Unternehmen übersehen. Er nennt diese Phase des Prozesses Business Case Development, die unmittelbar nach der Festlegung der Projektziele, aber vor Beginn der Projektarbeit einsetzt. Hier sollten Organisationen Zeit darauf verwenden, die Projektziele in ein Konzept, einen Vorschlag, umzuwandeln - wo ist das Geld, wo wird der Ertrag benötigt und wo werden die Ressourcen identifiziert. Als nächstes wählen Sie aus einem Pool von Projekten diejenigen aus, auf die sich die Organisation konzentrieren wird. Ausgewählte Projekte müssen nach Prioritäten geordnet werden, da die Organisation nicht an allen ausgewählten Projekten gleichzeitig arbeiten kann. Wenn dann das Geld zur Verfügung steht, wird der Prozess fortgesetzt, indem die Arbeit in Angriff genommen wird.
2. Frage: Nach welchen Kriterien entscheiden Sie, welche Anfragen im Laufe des Business Case-Prozesses abgelehnt und welche weitergeleitet werden?
Michaels Antwort: Wir haben im Rahmen der Arbeitsaufnahme Kriterien anhand eines Scoring-Modells entwickelt. Wir betrachten zwei Ebenen der Geometrie, eine ist das Risiko und die andere ist natürlich die Belohnung. Wir haben zwei Fragen zum Risiko und zwei Fragen zur Belohnung. Ich habe im Laufe der Jahre und auch hier in Parkview festgestellt, dass Sie diese Kriterien auf ein Minimum beschränken wollen. Wenn Sie zu viele Kriterien haben, wissen Sie, was dann passiert? Das eine wäscht das andere irgendwie aus. Während wir diese Bewertung durchführen, betrachten wir einige Komponenten:
- Wie wurde das Risiko bewertet?
- Wie hat es mit der Belohnung geklappt?
- Wie sieht es im Wirkungsdiagramm aus (Blasendiagramm von Belohnung und Risiko)?
Dann schauen wir uns die Amortisationszeit an, den ROI, und wir schauen uns die Ressourcen genau an, um herauszufinden, ob wir die Talente haben, die die Arbeit erledigen können, und ob wir sie innerhalb des angegebenen Zeitraums erledigen können. Sie müssen mehrere Dinge berücksichtigen, aber das Wichtigste sind das Wirkungsdiagramm, die Fragen, die wir gestellt haben, und das Gesamtergebnis.
Michael stellte dann ein Buch der Harvard Business Review (HBR) mit dem Titel "HBR Guide to Building Your Business Case" vor, das er bei der Erstellung eines Business Case für die Priorisierung der Projekte, die vorwärts gehen, verwendet. Bei der nächsten Frage sprach er über dieses Buch.
3. Frage: Wie haben Sie die Mitglieder der Führungsebene, die nicht immer einverstanden waren oder die vielleicht etwas widerspenstiger (gegenüber der Prozessänderung) waren, dazu gebracht, den Prozess der strategischen Arbeitsaufnahme zu akzeptieren?
Michaels Antwort: Einfach weiterbilden. Sie geben nicht auf. Manche Menschen brauchen länger als andere. Es ist einfach ein neues Konzept. Das Portfoliomanagement ist einer der neueren Prozesse, die sie lernen mussten, und es gibt ihn noch nicht sehr lange in allen unseren Unternehmen.
Es ist also viel Aufklärungsarbeit, Händchenhalten und persönliche Gespräche erforderlich, damit die Führungskräfte verstehen und sich wohler fühlen. Wir gaben ihnen Exemplare des Buches Harvard Business Review (Guide to Building Your Business Case), als wir uns mit ihnen trafen. Wir haben ihnen Beispiele für Wirkungsdiagramme gezeigt. Aber ich denke, dass die Einzelgespräche und das private Coaching wirklich enorm geholfen haben, nicht nur für sie, sondern auch für mein Team. Allein die Möglichkeit, sich mit ihnen zu treffen, hat diese Beziehung geschaffen und gezeigt, dass sie sich nicht scheuen, Fragen zu stellen. Ich mag es, wenn man sich persönlich kennenlernt. In manchen Unternehmen ist das einfach nicht machbar. Dann ist die Virtualisierung die nächstbeste Lösung, oder ein Telefonanruf kann sicherlich helfen. Geben Sie sie nicht auf. Manche brauchen etwas länger, um zu verstehen, dass es wirklich logisch und pragmatisch ist, wenn man es richtig anlegt, und dann fangen sie an, es zu benutzen.
4. Frage: Um den Teilnehmern zu helfen, sich Michaels Standpunkt besser vorzustellen, sagte Sherrill Packebush, Senior Product Manager bei Planview: "Ich glaube, ich erinnere mich an eine Ihrer Geschichten über Obst. Können Sie diese Geschichte mit unseren Zuhörern teilen?"
Michaels Antwort: Oh ja, sicher! Ich habe ein wirklich cooles Dia, das ich vor Jahren entwickelt habe. Es handelt sich im Grunde um ein Diagramm mit Früchten... Äpfel, Orangen, Ananas, Kokosnüsse, die alle verstreut sind. Ich bitte die Leute, mit denen ich mich treffe, sich eine Frucht auszusuchen, die sie haben möchten. Sie wählen diejenigen aus, die leicht zu essen und sehr schmackhaft sind. Auf der nächsten Folie sage ich dann: "Wissen Sie was, die sind im Moment nicht verfügbar" oder "Sie sind verfügbar, aber der Preis beträgt $16.00 pro Pfund, während sie letzte Woche $0.99 pro Pfund betrugen, was auf ein Problem mit dem Wetter in Costa Rica zurückzuführen ist. Das werden wir also nicht haben können. Sie müssen sich einen anderen aussuchen." Ich führe sie durch diese Übung und zeige ihnen, wie man Dinge nach bestimmten Kriterien auswählen muss. Es ist eine lustige Übung, die Sie durchgehen können.
5. Frage: Welche Rolle spielt die Ausrichtung auf die strategischen Ziele bei der Antragstellung?
Michaels Antwort: Dies ist eine sehr wichtige Komponente. Sie wollen keine Vorschläge erstellen, die nicht mit Ihrem Leitbild übereinstimmen, und Sie wollen auf keinen Fall, dass sie nicht mit den Zielen Ihrer Organisation übereinstimmen. Es ist sehr wichtig, dass wir während des gesamten Prozesses Fragen auf den Aufnahmeformularen stellen. Es gibt zum Beispiel eine Frage (unser Parkview-Diamant), die uns auf unsere Mission und Ziele zurückführt. Es ist äußerst wichtig, dass es mit den Zielen von Parkview übereinstimmt. Für Strategische sieht die Qualifikation wie folgt aus:
6. Frage: Wie oft setzen Sie neue Prioritäten, und verwenden Sie dabei die gleichen Kriterien wie bei der Arbeitsaufnahme?
Michaels Antwort: Wir legen die Kriterien zu Beginn des Jahres fest und nehmen nie eine Änderung vor. Es muss konsistent sein. Nun kann es vorkommen, dass Sie sich verändern wollen, weil sich die Marktbedingungen ändern oder Sie einen anderen Beruf ergreifen wollen, aber das muss den Leuten mitgeteilt werden. Führen Sie das Gespräch und vergewissern Sie sich, dass Sie sich über die Auswirkungen von Änderungen im Klaren sind.
7. Frage: Verwenden Sie bei der Arbeitsaufnahme dieselben Kriterien wie bei der späteren Betrachtung des Projekts?
Michaels Antwort: Ja, das tun wir.
8. Frage: Wenn man sich den Business Case-Prozess ansieht, den Parkview implementiert hat, und die Tatsache, dass es eine Kultur gab, in der niemals "nein" gesagt wurde, wenn an allen Projekten (oder, wie Sie sagen, Investitionen) gearbeitet wurde, was passierte dann, wenn einige dieser Investitionen nicht vorankamen, weil sie sich nicht mit einem guten ROI (oder was auch immer Sie suchen) rentierten? Wie sind Sie mit den Fällen umgegangen, in denen Projekte für interne Interessengruppen abgelehnt wurden, obwohl sie vorher nicht abgelehnt wurden?
Michaels Antwort: Zunächst einmal verwenden wir das Wort "leugnen" nicht. Wir sagen den Leuten: "Jetzt ist nicht der richtige Zeitpunkt für dieses spezielle Projekt". Denn unser Umfeld ist sehr respektvoll, und wir wollen, dass jeder eine Chance hat. Aber wie Sie sich vorstellen können, gibt es in jedem Unternehmen einen Anführer, der sein großartiges Konzept unbedingt durchsetzen will. Der wichtige Aspekt ist, dass wir jetzt in der Lage sind, für alle zu quantifizieren, und dass dieser Quantifizierungsprozess völlig transparent ist. Die Leute fangen zum Beispiel an zu verstehen, dass wir drei Projekte haben, die eine 1-jährige Amortisationszeit haben und einen ROI von 20%. Jetzt verstehe ich mein Projekt, das eine Amortisationszeit von 10 Jahren hat und absolut keinen ROI. Logik und gesunder Menschenverstand sagen, dass es an der Zeit ist, sich zuerst um diese anderen Projekte zu kümmern. Also sagen wir diesen Personen (mit den Projekten, die keinen ROI haben), dass, wenn das Portfolio reif ist, wenn alle unsere Projekte im oberen rechten Quadranten mit geringem Risiko und hoher Rendite liegen - dann könnte es an der Zeit sein, diese anderen Posten in das Portfolio aufzunehmen, die ein höheres Risiko und eine geringere Rendite haben. Es geht darum, das Portfolio auszugleichen und die Menschen zu informieren. Manchmal nutzen wir sogar alte Theorien wie die Markowitz Portfolio Management Theorie über ein ausgewogenes Portfolio. Stellen Sie es in den Kontext Ihrer (eigenen) Investitionen, wie z.B. Ihres Rentenportfolios, und stellen Sie sicher, dass Sie die damit verbundenen Risiken verstehen. Wenn Sie sich dem Ruhestand nähern, möchten Sie in der Lage sein, die Risiken für Ihr Portfolio zu minimieren. Wir erzählen ihnen eine wirklich fesselnde Geschichte dazu.
9. Frage: Wenn andere Abteilungen im Unternehmen oder Führungskräfte erwägen, in die von Ihnen vorgeschlagene Richtung zu gehen, wie reagieren Sie dann auf Bedenken, dass es zu lange dauern könnte, diesen Übergang zu vollziehen und auf diese neue Art zu arbeiten?
Michaels Antwort: Es kommt darauf an, was Sie mit zu lang meinen. Wir haben 6 Monate gebraucht, um die Dinge in die richtige Richtung zu lenken. Stellen Sie die richtigen Leute ein, die den Prozess kennen. Oder nehmen Sie Kontakt mit mir auf und ich teile es gerne mit Ihnen. Eine weitere gute Wahl ist es, sich im Bereich Portfoliomanagement weiterzubilden. Es gibt viele gute Universitäten, die Lehrpläne anbieten, sowie das PMI Institut, das Zertifizierungen für Portfolio Management und Projektmanagement anbietet.
Sherrill Packebush von Planview fügt hinzu: Wenn "zu lang" sich darauf bezieht, wie lange es dauert, einen Arbeitsablauf zu durchlaufen, wenn Sie eine PPM-Lösung wie Planview PPM ProTM verwenden, gibt es zwei Dinge zu beachten:
1) Der Workflow kann die Bewertung tatsächlich beschleunigen, denn als Teil des Workflows gibt es Benachrichtigungen (Erinnerungs-E-Mails), damit Sie die Informationen erhalten, die Sie benötigen, um die richtigen Entscheidungen zu treffen.
2) Es verkürzt tatsächlich Ihre Zeit und verringert Ihre Risiken. Vor allem, wenn Sie am Ende feststellen, dass die angeforderte Arbeit auf Eis gelegt werden sollte oder nicht vorankommt, weil eine andere Arbeit im Moment wichtiger ist.
Michael adds: The longest piece in the puzzle is creating the proposal for a strategic project. There are a lot of meetings that have to happen, discussions, documentation, and market analysis. For strategic work, there are a lot of artifacts that are generated, but for things that are not strategic, you’ll cut that time by as much as 50-75 %. With strategic work you’ll want due diligence to look at the investment. For Parkview Health, it could take anywhere from 2 months to a year to create a proposal depending on how complex the proposal is and if it affects the community at large or just Parkview. There’s a big difference between these strategic projects. Don’t worry so much about how long it takes to do. Think about what you’re going to get at the end of it. That’s more important.
10. Frage: Wie gehen Sie mit "dringenden" Anfragen um, die von höchster Ebene kommen?
Michaels Antwort: Es ist in diesem Jahr nur einmal passiert. Wir haben die Gate-Skipping-Funktion von Planview PPM Pro verwendet, um einige Gates zu umgehen.
11. Frage: Müssen alle Projekte, die Sie in Betracht ziehen, einen finanziellen Nutzen bzw. eine Amortisation aufweisen, wenn Sie diesen Business Case-Prozess anwenden, oder werden auch andere Vorteile wie Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit in diesem Prozess berücksichtigt?
Michaels Antwort: Gute Frage. Die Kriterien können alles sein, was Sie wollen. Der Leitfaden für Portfoliomanagement des Project Management Institute enthält eine Seite mit Kriterien. Es muss 40 oder 50 davon in der Liste geben. Diese Liste wird Ihnen einige Anregungen geben. Es gibt Kriterien für Marketing, Kundenzufriedenheit, Finanzen, Personalwesen und viele andere. Sie können sich Ihre eigenen Kriterien ausdenken, die für Ihre Organisation wichtig sind. Wenn Sie eine gemeinnützige Organisation sind, sind Sie wahrscheinlich nicht so sehr an der Gesamtkapitalrendite oder der Amortisationsdauer interessiert. Das hängt davon ab, in welcher Branche Sie tätig sind. Sie haben die Möglichkeit, Ihre Kriterien individuell anzupassen. Noch wichtiger ist, dass Sie diese Kriterien, sobald Sie sie haben, konsequent und regelmäßig anwenden. Jedes neue Projekt sollte nach denselben Kriterien beurteilt werden, und zwar auf der Grundlage Ihres Unternehmensauftrags, Ihrer Vision, Ihrer Ziele und Ihrer Zielsetzungen. Ich empfehle Ihnen, Ihre Kriterien nicht ständig zu ändern, nur weil es jemandem in der Organisation passt. Sie müssen aufeinander abgestimmt, realistisch und konsequent sein.
12. Frage: Durchlaufen alle Projektanfragen diesen Prozess? Oder ist dies nur bei strategischen Projekten der Fall und haben Sie Kriterien, die zwischen einem strategischen und einem nicht-strategischen Projekt unterscheiden?
Michaels Antwort: Im Moment gilt dies nur für strategische Projekte, obwohl wir ein Dutzend verschiedener Anfragearten hinzugefügt haben - einige sind Projekte, andere nicht. Wir nutzen das neue Planview PPM Pro Reporting Modul nicht nur für Projekte, sondern auch für andere Dinge.
13. Frage: Wie passt die allgemeine Arbeit "Führen oder Warten" in Ihr Portfolio? Werden sie wie Projekte behandelt, und wie messen Sie den ROI für sie?
Michaels Antwort: Wir haben mehrere Portfolios, die unser Geschäft unterstützen. Wir haben Portfolios für Strategisch, Strategisch Unwichtig, Nicht-Strategisch und Wartung/Ersatz. Derzeit erstellen wir nur für das Strategische Portfolio Vorschläge, verfolgen sie und arbeiten an Folgeprojekten. Für die anderen Portfolios können wir zu einem späteren Zeitpunkt eine Arbeitsaufnahme entwickeln.
14. Frage: Ich bin neugierig, wie der Zugang zu den Projekten für Antragsteller geregelt ist. Sind alle Anforderer als Anforderungsbenutzer in PPM Pro eingerichtet? Wenn ja, wie viele Personen sind das?
Michaels Antwort: Wir haben unser gesamtes Unternehmen als Anfragebenutzer, d. h. 14,000 Personen und diejenigen, die die Arbeitsaufnahme überprüfen, sind Teil des Genehmigungsprozesses. Wir haben auch einen anderen Benutzertyp, den "Stakeholder-Benutzer", der am Workflow teilnehmen, Dokumente hinzufügen, genehmigen oder ablehnen, Elemente im Workflow zurückschicken und Elemente vorwärts bewegen kann.
Hören Sie sich auf jeden Fall das vollständige Webinar an: . Dort erfahren Sie mehr darüber, wie Parkview Health von den Änderungen profitiert, die das Unternehmen vorgenommen hat, um den Prozess der strategischen Arbeitsaufnahme zu verbessern und schneller Mehrwert zu schaffen.
![Der Wert einer Kombination aus robustem PPM und leichtgewichtiger Arbeitsausführung [Video]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2018/03/Combining-Robust-PPM-with-Lightweight-Work-Execution.gif)
