Projektmanagement ist eine unvollkommene Wissenschaft. Unabhängig davon, wie erfahren Sie in der Überwachung sind oder wie gut Ihre Projektmanagement-Software auch sein mag, ist es unvermeidlich, dass einige Initiativen das Budget überschreiten, länger als erwartet dauern und zu Engpässen und Komplikationen führen, die andere Aktivitäten in der IT und im gesamten Unternehmen beeinträchtigen.
Tipps zur Kurskorrektur im Projektmanagement
Kein Projekt gleicht dem anderen: Trotz der Ähnlichkeiten, die sie aufweisen mögen, gibt es immer Personal, Ressourcen, Ziele und andere Variablen, die dem Projektmanagement neue Facetten verleihen, so dass es unpraktisch ist, jedes Projekt mit den gleichen Managementerwartungen anzugehen.
Doch trotz dieser einzigartigen Eigenschaften fallen die Probleme, die Projekte stören, oft in eine der wenigen Kategorien. Das Erkennen dieser Muster ist eine Möglichkeit für Projektmanager, auf Projektkomplikationen zu reagieren und Arbeitsabläufe und Zeitpläne wieder auf Kurs zu bringen. Gleichzeitig benötigen die Projektmanager die richtige Mischung aus Fähigkeiten und Ressourcen, um Projektmanagementstrategien spontan anzupassen, wenn sowohl die Art des Projekts als auch die Anforderungen des oberen Managements Kurskorrekturen an ihrem früheren Ansatz erfordern.
Suchen Sie nach Möglichkeiten, um Projekte reibungslos voranzutreiben, auch wenn es mal schiefgeht? Hier sind sechs Projektmanagement-Tipps, die Ihnen helfen, in die richtige Richtung zu gehen.
1. Passen Sie die Prioritäten für bestimmte Aufgaben an, wenn sich die Projektdynamik ändert.
Wenn ein Projekt zu sehr vom Kurs abweicht oder sich die Art des Projekts im Vergleich zu den ursprünglich erstellten Arbeitsabläufen und Zeitplänen ändert, muss ein guter Projektmanager diese Änderungen erkennen und Anpassungen an der Art und Weise vornehmen, wie das Projekt verwaltet wird. Neue Entwicklungen im Prozess können es erforderlich machen, bestimmten Aufgaben eine höhere Priorität einzuräumen, um effizientere Arbeitsabläufe in anderen Teams und Aufgaben zu ermöglichen.
In manchen Fällen können Verzögerungen und Änderungswünsche den Zeitplan für bestimmte Projekte in einer Weise verlängern, die es unmöglich macht, ein Projekt wieder auf den ursprünglichen Zeitplan zu bringen. Wenn das passiert, ist das Beste, was ein Projektmanager tun kann, die Erwartungen aller Beteiligten anzupassen und neue, realistische Ziele festzulegen.
Fristen können die Verantwortlichkeit verbessern und dafür sorgen, dass Projekte im Zeitplan bleiben. Wenn Ihre Teams jedoch ständig Fristen versäumen, können Sie diese Struktur nicht nutzen, um die Erledigung von Aufgaben zu organisieren und zu motivieren. Obwohl diese Anpassungen bei einer Reihe von verschiedenen Aufgaben und Teams mühsam sein können, kann eine Projektmanagement-Softwarelösung den Zeitaufwand für diese Änderungen verringern.
2. Kommunizieren Sie mit Ihren Teammitgliedern, um sie motiviert und zielorientiert zu halten.
Effektives Projektmanagement hängt weitgehend von Ihrer Fähigkeit ab, die Mitglieder des Projektteams zu motivieren und auf die anstehenden Aufgaben und Ziele zu konzentrieren. Selbst wenn die Frustration inmitten von verpassten Terminen und anderen Komplikationen hochkocht, ist es nicht zielführend, sie an Ihrem Team auszulassen.
Wenn Probleme auftauchen, ist es umso wichtiger, dass die Kommunikationswege offen sind. Kommunizieren Sie mit Ihren Teammitgliedern, um sicherzustellen, dass sie sich der Auswirkungen von verpassten Terminen und Budgetüberschreitungen bewusst sind, und halten Sie eine ermutigende, unterstützende Botschaft aufrecht, um sie bei ihrer Arbeit zu motivieren.
Ermutigen Sie sie, offen über die Probleme zu sprechen, mit denen sie konfrontiert sind. Wenn Sie offen für dieses Feedback sind, können Sie wertvolle Informationen über die Leistung des Projektteams sammeln, die nicht unbedingt in einem Projektmanagement-Dashboard zu finden sind.
3. Vergewissern Sie sich, dass die Führungskräfte die Auswirkungen von Änderungswünschen verstehen.
Es ist nicht ungewöhnlich, dass zusätzliche Anfragen gestellt werden, während ein Projekt noch im Gange ist. Diese Anfragen können den Zeitplan für Teilaufgaben innerhalb des Gesamtprojekts ändern, was sich auf den gesamten Projektzeitplan auswirkt. Änderungen im Zeitplan können Auswirkungen auf das Budget haben, die die Projektmanager ebenfalls berücksichtigen müssen.
Als Projektmanager ist es wichtig, diesen Wünschen so weit wie möglich entgegenzukommen. Aber Sie müssen auch klar kommunizieren, welche Auswirkungen diese Änderungswünsche auf das Projekt haben werden. Die Führungskräfte müssen verstehen, dass Änderungen an einem laufenden Projekt in irgendeiner Form neue Kosten verursachen, so dass sie auf die Konsequenzen dieser Entscheidungen vorbereitet sein müssen.
Vergewissern Sie sich, dass die Entscheidungsträger in Ihrem Unternehmen die Auswirkungen solcher Anfragen vollständig verstehen, bevor Sie Änderungen an den Arbeitsabläufen Ihres Teams vornehmen.
4. Teilen Sie große Aufgaben in kleinere Aufgaben auf.
Die Komplexität bestimmter Projekte kann die Organisation und Erledigung von Aufgaben erheblich erschweren - vor allem dann, wenn Sie als Projektmanager für eine möglichst effektive Verwaltung der Ressourcen zuständig sind. Wenn es zu Problemen kommt, kann die Komplexität dieser Projekte noch verstärkt werden, was die Verwirrung der Projektmanager und ihrer Teams noch vergrößert.
Es ist eine einfache Empfehlung, aber sie ist dennoch wertvoll: Wenn Sie Schwierigkeiten haben, Aufgaben innerhalb eines größeren Projekts zu verwalten, können Sie vielleicht einen Einblick gewinnen, indem Sie diese Aufgaben noch weiter untergliedern. Es ist möglich, dass komplexe Aufgaben Sie daran hindern, die Bedürfnisse Ihres Teams einzuschätzen, und dass Sie die Anforderungen dieser Aufgaben nicht vollständig erfassen können.
Eine Projektmanagementlösung kann dies erleichtern, denn sie ermöglicht es Ihnen, Aufgaben auf granularer Ebene zu verwalten und den Ressourcenbedarf, den Zeitbedarf und andere Überlegungen, die ein ohnehin schon schwieriges Projekt unnötig verkomplizieren, schnell zu bewerten.
5. Überwachen Sie Einzelpersonen und Teams Fortschritt, und seien Sie bereit, Unterstützung anzubieten.
Der Vorteil der Überwachung des Fortschritts bei bestimmten Aufgaben besteht darin, dass Sie bereit sind, zusätzliche Unterstützung anzubieten, wo immer sie benötigt wird. Die Pläne für ein bestimmtes Projekt laufen selten genau so ab, wie sie entworfen wurden, insbesondere wenn neue Herausforderungen und Wünsche in den Prozess einfließen.
Eine größere Sichtbarkeit kann Sie zu einer effektiveren Führungskraft machen. Es geht nicht darum, Ihren Mitarbeitern über die Schulter zu schauen. Stattdessen sollten Sie den Fortschritt überwachen, um Ressourcen, personelle Unterstützung und Ihre eigenen Managementerkenntnisse einzusetzen, um eine bessere und schnellere Leistung zu ermöglichen.
Eine bestimmte Aufgabe innerhalb eines größeren Projekts kann für die derzeitigen Projektteams zu mühsam oder zu zeitaufwändig werden, um sie manuell zu erledigen. Wenn diese Komplikationen beispielsweise mit der manuellen Dateneingabe zusammenhängen, können Sie mehrere Optionen in Betracht ziehen: entweder die Anzahl der Teammitglieder, die für die manuelle Eingabe zuständig sind, zu erhöhen oder eine Automatisierungslösung zu integrieren, die zusätzliche Kosten verursacht, um die Datenverwaltung zu beschleunigen und Mitarbeiter für andere Projekte freizusetzen.
Diese Entscheidungen bieten selten eine perfekte Option, aber genau hier kommt die Expertise im Projektmanagement ins Spiel. Behalten Sie den Fortschritt der Projekte im Auge und seien Sie bereit, sich einzubringen, wenn sich Herausforderungen ergeben.
6. Feiern Sie kleine Erfolge auf dem Weg zu größeren Erfolgen.
Sie können die beste Projektmanagement-Software einsetzen und haben alle Erfahrung der Welt bei der Verwaltung großer Projekte. Aber letzten Endes geht es beim Projektmanagement darum, ein Team zu motivieren, sein Bestes zu geben. Die Aufrechterhaltung einer hohen Arbeitsmoral ist wichtig, insbesondere wenn Projekte in Schwierigkeiten geraten.
Schlechte Führung kann diese Probleme noch verschärfen, indem sie die Moral der Mitarbeiter beeinträchtigt, Frustrationen verstärkt und die Projektbeteiligung zu einem undankbaren Unterfangen macht. Wenn Sie kleine Meilensteine setzen, um innezuhalten und Erfolge zu feiern, verbessert das nicht nur die Stimmung Ihres Teams und hilft Ihnen, Ihre Wertschätzung zu zeigen, sondern es kann auch wesentliche Unterschiede im Erfolg Ihres Gesamtprojekts bewirken.
Wenn es Ihnen gelingt, Ihre Mitarbeiter zu motivieren und sie zu ermutigen, ihr Bestes zu geben, führt dies zu qualitativ hochwertigeren Ergebnissen und einem schnelleren Projektabschluss bei gleichzeitiger Minimierung der Kosten für das Unternehmen. Nehmen Sie sich ab und zu einen Moment Zeit, um innezuhalten und an den Rosen zu riechen - das wird Ihrem Team helfen, die Fortschritte zu erkennen, die es macht, was eine eigene Form der Ermutigung ist.
Bringen Sie Ihr Projekt wieder auf Kurs
Jeder Projektmanager möchte ehrgeizige, wertvolle Projekte und Prozesse beaufsichtigen, die Fristen einhalten und unter dem Budget bleiben. In vielen Unternehmen werden Projektmanager auf diese Weise bewertet. Sie stehen also unter ständigem Druck, dafür zu sorgen, dass Teams und Aufgaben auf dem richtigen Weg bleiben und auf größere Projektziele ausgerichtet sind.
Aber Probleme sind dem Projektmanagement inhärent. Die richtige Software ist hilfreich, und die Unterstützung durch die Führungsebene macht immer einen Unterschied, aber es geht auch darum, dass die richtige Einstellung hat und sich diesen Problemlösungsherausforderungen stellt.
Ganz gleich, welche Komplikationen sich während eines Projekts ergeben, es gibt immer Möglichkeiten, das Projekt wieder auf Kurs zu bringen und das Beste aus dem zu machen, was Ihnen bevorsteht.
