Eine wahllose Herangehensweise an Arbeitsaufnahme und -anfragen ist ein Wettbewerbsnachteil in den sich schnell verändernden Geschäftsumgebungen von heute. Stellen Sie sich eine IT-Abteilung ohne einen etablierten IT-Nachfragemanagementprozess vor: Sie sagen einfach zu allem Ja, ohne Rücksicht auf Relevanz oder Wert. Um dieses Ungeheuer in den Griff zu bekommen, müssen Sie in der Lage sein, die Nachfrage nach neuen Projekten zu erkennen und Anfragen durch einen zentralisierten Aufnahmeprozess zu leiten.
Ganz gleich, ob Sie einen Demand-Management-Prozess einrichten oder Ihren Ansatz verbessern möchten, in diesem Blog werden einige Funktionen vorgestellt, die Sie am Beispiel von Planview PPM ProTM erkunden können.
Zunächst werfen wir einen Blick auf die Herausforderungen, die sich ergeben, wenn Sie kein ausgereiftes IT-Nachfragemanagement (oder einen anderen Prozess) haben.
Herausforderungen für das IT-Nachfragemanagement
- Rückschläge im Wettbewerb: Wenn Mitarbeiter nicht einfach neue Projekte beantragen oder den Status ihrer Arbeit überprüfen können, kann es sein, dass Ihrem Unternehmen die nächste großartige Idee oder Initiative entgeht.
- Zu viel versprechen und zu wenig halten: Eine IT-Abteilung oder ein PMO, die jedes Projekt genehmigen, können ihr Portfolio mit Initiativen von geringerem Wert verstopfen, Ressourcen überlasten und verschwenden und es nicht schaffen, jede Anfrage auf die Unternehmensstrategie abzustimmen. Ressourcenkonflikte, Projektverzögerungen und Kostenüberschreitungen können zu einer schlechten Arbeitsmoral und anderen negativen Auswirkungen führen.
- Eingeschränkte strategische Umsetzung: Da es keine objektiven Mittel zur Erfassung und Bewertung von Anfragen gibt, unterliegen PMOs dem, was Michael Gentle als "Dezibel-Management" bezeichnet. Derjenige, der am lautesten schreit, wird zuerst bedient, auch wenn es keinen überzeugenden geschäftlichen Grund gibt. Oft kommt eine Arbeit voran, die gar nicht erst hätte getan werden dürfen.
- Verzerrter ROI: Wenn Anfragen nicht mit der Strategie verknüpft werden können, definieren IT-Abteilungen und andere die Kapitalrendite einfach als den fristgerechten und budgetkonformen Abschluss von Projekten.
- Vergeudete Zeit und Mühe: Ohne einen standardisierten oder konsistenten Arbeitsablauf verstehen die Mitarbeiter möglicherweise nicht, welche Verantwortung sie - oder andere - für die Bewertung der angeforderten Arbeit haben. Dies könnte andere Genehmiger verzögern oder dazu führen, dass mehrere Personen dieselbe Arbeit unnötigerweise bewerten müssen. Darüber hinaus könnte die Feststellung, ob sich die Arbeit lohnt, eine Menge unnötiges Hin und Her zwischen den Mitarbeitern bedeuten.
- Umgehung: Ein nicht optimierter Prozess oder ein nicht standardisierter Arbeitsablauf kann zu Frustration führen und den Fortschritt verzögern. Das kann dazu führen, dass sie das PMO umgehen, um ihre Arbeit zu erledigen. Das ist eine schlechte Nachricht für die Organisation, die versucht, Prozesse und Konsistenz zu etablieren.
- Unzureichende Sichtbarkeit: Ohne eine Möglichkeit, die Menge der angeforderten und bearbeiteten Arbeit zu verfolgen und hervorzuheben, haben Interessenvertreter und Führungskräfte keine Vorstellung von den positiven oder negativen Auswirkungen auf das Unternehmen. Es ist auch schwierig, Ressourcen anzupassen und den bevorstehenden und zukünftigen Bedarf an Arbeitsressourcen vorherzusagen, ohne zu wissen, was sich bereits im Trichter befindet.
IT-Nachfragemanagement-Prozess
Ein konsistenter, transparenter und leicht verständlicher Prozess für das Nachfragemanagement stellt sicher, dass die Organisation die Arbeit genehmigt und priorisiert, die strategische Initiativen unterstützt. Die Verwaltung des Arbeitsaufkommens oder der Nachfrage beginnt mit der Schaffung eines einzigen Eingangspunkts für Arbeitsanfragen. Als nächstes können PMOs den Prozess der Bewertung und Genehmigung von Anfragen automatisieren.
Dazu gehört auch die logische Zusammenstellung der unterstützenden Daten und Bewertungen, um den Prozess zu straffen. Gates werden nach Bedarf eingesetzt, um den Fluss zu organisieren und die richtigen Daten zur richtigen Zeit zu sammeln und auszuwerten. Dann können Sie Genehmigungspunkte mit den Entscheidungspunkten Ihres Geschäftsprozesses abstimmen. Ein strategischer Arbeitsaufnahmeprozess könnte etwa so aussehen:
Der Prozess sollte Sie in die Lage versetzen, unnötige Arbeitsanfragen so schnell wie möglich zu streichen, Arbeit von geringem Wert aufzuschieben oder auf Eis zu legen und Arbeit von hohem Wert schnell voranzutreiben.
Planview PPM Pro erleichtert das IT-Nachfragemanagement
Die Anfragefunktion von PPM Pro zeigt, was bei der Rationalisierung des IT-Nachfragemanagements möglich ist. Falls Sie kein Kunde sind, hier ein paar Begriffe aus der PPM Pro-Welt: Das Ergebnis einer Anfrage ist die Erstellung oder Aktualisierung einer oder mehrerer Entitäten zur Durchführung der angeforderten Arbeit, bei denen es sich um PPM Pro-Projekte, Projektprotokolle oder Aufgaben handeln kann. Nachdem sie erstellt oder aktualisiert wurde, kann eine Entität dann von PPM Pro verwaltet werden. Sie können eine Anfrage auch als eigenständige Entität verwenden, z. B. als Arbeitsschein. Eine Anfrage kann die Arbeit eigenständig erfassen und ermöglichen, ohne dass ein Projekt, eine Aufgabe oder ein Projektprotokoll erforderlich ist.
Wir halten die folgenden Funktionen für die modernsten Upgrades für unsere Kunden:
Mehrere Kategorien: Dies gibt PPM Pro-Benutzern die Möglichkeit, verschiedene Anfrage-Workflows zu erstellen. Mit dieser Flexibilität können Sie die Geschäftsprozesse Ihres Eingangsbedarfs und die Arbeitsanforderungen verschiedener Organisationen modellieren.
Jede Anforderungskategorie kann eindeutige Details-Formulare haben, die dieselben oder unterschiedliche benutzerdefinierte Felder enthalten. Die Detailfelder können ausgeblendet, als bearbeitbar oder nur als Ansicht angezeigt werden. Für jede Kategorie können auch unterschiedliche Notizen, Anhänge, Bewertungen und andere Abschnitte an - Sie ahnen es - unterschiedlichen Toren erscheinen. Mit diesen Funktionen zur Gestaltung von Arbeitsabläufen können Sie die Datenerfassung und den Genehmigungsprozess rationalisieren.
Logik für mehrere Genehmiger: PPM Pro-Benutzer können mehrere Genehmiger konfigurieren, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen Informationen bereitstellen oder eine Anfrage genehmigen. Die Logik für mehrere Genehmigende ist flexibel und ermöglicht es Ihnen, die entsprechende Anzahl und Identität der Genehmigenden je nach den Anforderungen Ihres Unternehmens und dem Inhalt der Anfrage zu konfigurieren.
Die Logik des Gates für mehrere Genehmigende identifiziert, welche Benutzer implizit die Erlaubnis haben, die Anfrage an diesem Gate zu genehmigen (Benutzer, Gruppenmitglieder, Mitglieder der Einheit). Wenn alle in der Logik der Mehrfachgenehmigung aufgeführten Bedingungen für Gate-Genehmiger erfüllt sind, wird eine Anfrage genehmigt, um zum nächsten Gate zu gelangen, oder sie wird am letzten Gate vollständig genehmigt.
Logik zum Überspringen von Gates: Erweiterte Gate-Logik rationalisiert den Arbeitsablauf des IT-Nachfragemanagements, um Anfragen so schnell wie möglich durch den Prozess zu leiten. Sie können Gates überspringen, die auf Eigenschaften von Anfragefeldern basieren, z.B. wer der Antragsteller ist, der Budgetbetrag oder ein Datum. Sie könnten zum Beispiel die Genehmigung an einigen Gates überspringen, wenn:
- ein Mitglied des IT PMO den Antrag gestellt hat, oder
- eine Anfrage für den internen Verbrauch und nicht für den externen Verbrauch bestimmt ist, oder
- der geschätzte Umfang der Arbeit ist klein im Gegensatz zu groß.
Keine bis viele Anfragen an verbundene Entitäten: Eine Anfragekategorie muss keine verbundenen Entitäten oder daraus resultierende Arbeit haben. Wenn dies der Fall ist, können Sie die Anfragekategorie so konfigurieren, dass sie Projekt-, Aufgaben- und Projektprotokollzuordnungen enthält.
Diese Flexibilität hilft Ihren Antragstellern, die nicht im Voraus wissen müssen, welche Entität sich aus dem Antrag ergeben könnte. Außerdem können Sie die angeforderte Arbeit nach Bedarf aufteilen, z.B. um die angeforderte Arbeit mit einer neuen Aufgabe und einem neuen Projektprotokoll in einem bestehenden Projekt, mit zwei neuen Projekten, mit drei verschiedenen Projektprotokollen usw. zu verknüpfen.
Eine Kanban-Kartenansicht: PPM Pro enthält jetzt eine Kartenansicht, eine "Kanban"-Tafel, mit der Benutzer den Fortschritt von Karten (Anfragen) von Lane zu Lane leicht verfolgen können und die im Allgemeinen einen visuellen Arbeitsablauf bietet, den einige Benutzer bevorzugen. Die Anfragen werden als Karten dargestellt, die der Benutzer im Kanban-Stil nach Gate-Status, aktuellem Gate (wenn die Ansicht auf eine einzelne Kategorie gefiltert ist), Kategorie, Geschäftsziel und anderen diskreten Feldern gruppieren kann.
Erinnerungsbenachrichtigungen an Gates: Wenn eine Anfrage für eine bestimmte Zeit an einem Gate liegt, kann eine Erinnerungsbenachrichtigung (auch bekannt als "nag-o-gram") konfiguriert und nur an die entsprechenden Gate-Genehmiger, die noch nicht genehmigt haben, gesendet werden. Dies kann je nach Konfiguration täglich, wöchentlich oder monatlich erfolgen, einschließlich eines Links zu der Anfrage. Dadurch wird verhindert, dass die Anfrage unnötigerweise an einem Tor hängen bleibt.
IT-Nachfragemanagement ist ein Ausgangspunkt
Übernehmen Sie die Kontrolle über die Arbeit, die in Ihrem Unternehmen geleistet wird, und stellen Sie so sicher, dass die Ziele Ihres Unternehmens erreicht werden und sich Ihre Investitionen besser auszahlen. Durch die Entwicklung eines strategischen Prozesses für die Arbeitsaufnahme und dessen Umsetzung in Ihrem gesamten Unternehmen können Sie die Arbeit mit dem höchsten Wert identifizieren.
Durch die Kombination von Nachfragemanagement mit Priorisierung, Ressourcenplanung und Portfoliomanagement können Sie Ihre Strategie kontinuierlich umsetzen. So sind Sie beispielsweise nicht mehr an Gasteinschätzungen, Meinungen oder Eitelkeitsprojekte gebunden, sondern können gemeinsam mit den Stakeholdern Prioritäten für Projekte setzen, die die Geschäftsziele unterstützen. Mit einem ganzheitlichen Überblick über den Bedarf und die Ressourcenkapazität kann das PMO die Unternehmensleitung beraten, was realistisch erreicht werden kann und welche zusätzlichen Ressourcen benötigt werden. Planview PPM Pro verfügt über viele weitere wertvolle Funktionen. Wenn Sie mehr erfahren möchten, besuchen Sie https://www.planview.com/products-solutions/products/ppm-pro/.
