Das Kanban-Projektmanagement hat in den letzten Jahren stark an Popularität gewonnen, und das aus gutem Grund. Projektmanager, die in der heutigen schnelllebigen Berufswelt erfolgreich sind, müssen mit mehreren Teams von verschiedenen geografischen Standorten aus kommunizieren, ihre Fortschritte verfolgen und dafür sorgen, dass ihre Arbeitsabläufe reibungslos ablaufen. To-Do-Listen und Tabellenkalkulationen eignen sich nicht für Großprojekte wie diese. Sie brauchen eine Projektmanagement-Software, mit der Sie mit Ihrem Team kommunizieren und zusammenarbeiten können, sobald sich Ihre Pläne ändern. Hier kommt Kanban ins Spiel.
In diesem Beitrag werden wir uns vier Vorteile des Kanban-Projektmanagements gegenüber Aufgabenlisten und Tabellenkalkulationen ansehen. Doch zunächst eine kurze Geschichtsstunde über Kanban.
Was ist Kanban eigentlich genau?
Kanban entstand in Japan in den 1940er Jahren als eine Technik zur Verwaltung von Arbeitsabläufen, die von Toyota zur Optimierung der Effizienz eingesetzt wurde. Das war noch vor der Zeit der Projektmanagement-Software, so dass Kanban-Tafeln aus Karteikarten bestanden, die bestimmte Aufgaben darstellten, und einer Tafel, die Spalten für die verschiedenen Phasen des Arbeitsablaufs verwendete. Wenn die Teams eine Aufgabe erfüllt haben, wurde die Karte in die entsprechende Spalte auf dem Spielbrett verschoben, um den Status dieser Aufgabe darzustellen.
Eine einfache physische Kanban-Tafel könnte beispielsweise in drei Spalten unterteilt sein: zu tun, zu tun , und erledigt. Wenn ein Team eine Aufgabe beginnt, nimmt es die Karte, die dieser Aufgabe zugewiesen ist, und verschiebt sie von der To-Do-Spalte in die Doing-Spalte. Und sobald sie die Aufgabe erledigt haben, wird die Karte von über zu über verschoben. Die visuelle Natur von Kanban erleichtert es Teams und Managern, den Überblick über ihre Aufgaben und ihren Fortschritt zu behalten - insbesondere, wenn der Arbeitsablauf des Teams mehrere Schritte umfasst, an denen mehrere Teammitglieder oder Interessengruppen beteiligt sind. Wenn jemand den Status einer Aufgabe sehen möchte, braucht er nur auf die Tafel zu schauen und zu sehen, in welcher Spalte sich die Karte befindet.
Heutzutage ist Kanban ein wenig fortschrittlicher. Kanban funktioniert zwar immer noch als visuelles Workflow-Management-Tool, genau wie in den 1940er Jahren, ist aber inzwischen ein integraler Bestandteil vieler Projektmanagement-Softwarelösungen geworden. Digitale Kanban-Tafeln sind in der Lage, Unternehmen bei der Verwaltung umfassender Projekte zu helfen, an denen mehrere Teams beteiligt sind. Für Manager, die immer noch mit listenbasierten Projektmanagementtechniken arbeiten, bietet Kanban einen zusätzlichen Grad an Komfort und Effizienz. Das liegt daran, dass Kanban ein visuelles Werkzeug ist, und die meisten Menschen visuelle Informationen leichter verarbeiten als Text. Wenn Sie die Arbeitsabläufe mehrerer Teams in Ihrem Unternehmen verfolgen, macht die Visualisierung es einfacher. Und das kann dazu führen, dass Sie bei der Verwaltung von Kapazitäten und Ressourcen weniger Fehlkalkulationen machen.
Mit anderen Worten: Kanban-Projektmanagement kann Ihrem Unternehmen Zeit und Geld sparen. Und wenn das noch nicht Grund genug ist, um umzusteigen, , finden Sie hier einige weitere Vorteile , die sich ergeben, wenn Sie Kanban zu Ihrer bevorzugten Projektmanagement-Softwarelösung machen.
1. Kanban erhöht die Zusammenarbeit
Wenn Sie mehrere Teams an einem Projekt arbeiten lassen, müssen Sie sicherstellen, dass alle auf der gleichen Seite stehen. Projekte verlaufen in der Regel reibungsloser, wenn die Prioritäten und Ziele des Teams aufeinander abgestimmt sind und alle auf dasselbe Ziel hinarbeiten. Sie denken vielleicht, dass es leichter gesagt als getan ist, dieses Maß an Harmonie zu erreichen, aber eigentlich ist es gar nicht so schwer, wenn Sie Ihr Kanban-Board als einzige Quelle der Wahrheit nutzen. Das liegt daran, dass eine effektive Kanban-Tafel über eine integrierte Software für die Zusammenarbeit verfügt, die die Kommunikation und die Transparenz des Arbeitsablaufs verbessert. Teams können Kanban nutzen, um wertvolle Einblicke in die Aufgaben zu gewinnen, einschließlich:
- Fristen
- Wichtige Hintergrundinformationen
- Einschlägige Dokumentation
- Prioritätsstufen, Projektstatus und Aufgaben, die mit dem Abschluss der Arbeit verbunden sind
Jeder hat Zugang zu denselben Informationen, wodurch Diskrepanzen minimiert werden. Auf diese Weise lässt sich nicht nur leichter feststellen, ob die Ziele des Teams während des gesamten Projekts aufeinander abgestimmt bleiben, sondern Sie können auch den Fortschritt der Aufgaben in Ihrem Arbeitsablauf verfolgen, ohne Ihre Kollegen zu stören. Außerdem sollte Ihre Kanban-Projektmanagementlösung über eine integrierte Kommunikationsfunktion verfügen, die es Ihnen ermöglicht, Fragen zu stellen und Kommentare auf Aufgabenkarten zu hinterlassen. Auf diese Weise können Sie alle Beteiligten bei Änderungen auf dem Laufenden halten, ohne die Produktivität zu stören, indem Sie jedes Mal Meetings einberufen, wenn Sie ein Status-Update benötigen oder Ihre zuständigen Teams über Änderungen im Projekt informieren müssen.
2. Kanban fördert die Effizienz
Wie wir bereits erwähnt haben, macht die visuelle Natur von Kanban die Planung und Arbeitsverwaltung einfacher. Anstatt eine umfangreiche Tabelle über den Status Ihres Projekts zu lesen, erhalten Sie eine visuelle Darstellung Ihres Fortschritts, die Sie sehen können:
- Projekte, an denen die Teams derzeit arbeiten
- Alle Arbeiten, die in der Warteschlange liegen
- Welche Arbeitsteams haben abgeschlossen
- Der Status von Projekten in Bezug auf ihre Fälligkeitstermine
Die Möglichkeit, Ihren Arbeitsablauf zu visualisieren, steigert die Effizienz, da Sie wichtige Informationen leichter erkennen können. Ein weiterer Vorteil dieses Ansatzes ist die Möglichkeit, den Fluss zu optimieren, so dass die Karten den Workflow schnell und gleichmäßig durchlaufen. Das liegt daran, dass das Kanban-Projektmanagement es den Managern erleichtert, Engpässe und Unterbrechungen zu erkennen, die zu größeren Verzögerungen beitragen. Sie können genau sehen, wo ein Projekt stehen geblieben ist und wer an dieser Karte arbeitet. Von dort aus können Sie sich an die Teams wenden, um zu verstehen, was die Ursache für die Rückschläge ist, und dann eine Strategie entwickeln, die das Problem angeht, das die Verzögerungen verursacht.
Manchmal werden Engpässe dadurch verursacht, dass Teams zu viel unfertige Arbeit (WIP) haben. Mit anderen Worten: Die Teams arbeiten an mehreren Aufgaben gleichzeitig, anstatt eine Aufgabe abzuschließen, bevor sie mit einer neuen Arbeit beginnen. Stellen Sie sich die Aufträge als Autos und den Arbeitsablauf als Autobahn vor, und eine hohe WIP-Menge als Berufsverkehr: Während der Rushhour sind zu viele Autos auf der Straße, so dass sich Ihre Reisezeit verlängert. Wenn Sie zu viel WIP haben, gibt es auch zu viele Aufgaben in Ihrem Arbeitsablauf. Dies führt zu einer Überlastung und erhöht die Zeit, die die Karten benötigen, um die verschiedenen Stufen des Arbeitsablaufs zu durchlaufen.
Mit Kanban ist es einfacher, die Anzahl der in Bearbeitung befindlichen Karten zu begrenzen. So können Sie Staus in Ihrem Arbeitsablauf vermeiden und sicherstellen, dass jeder seine Arbeit rechtzeitig erledigt. Indem Sie Ihren Arbeitsablauf visualisieren, können Sie mit Kanban leicht Teams identifizieren, die an zu vielen Projekten arbeiten. Von dort aus können Sie WIP-Limits festlegen, um sicherzustellen, dass die Arbeit effizient erledigt wird.
3. Kanban fördert Eigenständigkeit und Verantwortlichkeit
Kanban ist insofern einzigartig, als es mit einer Vielzahl von Arbeitsmanagement-Ansätzen arbeiten kann. Es kann zusammen mit traditioneller Projektmanagement-Software wie Gantt-Diagrammen verwendet werden, oder Sie können es mit der Meilenstein-gesteuerten Planung durch Lean und Agile verwenden.
Wenn Ihr Unternehmen die Einführung eines Lean- oder Agile-Ansatzes plant (oder bereits dabei ist, einen solchen einzuführen), wissen Sie vielleicht schon, wie wichtig die Autonomie des Teams ist. Wenn Sie mit diesem Konzept nicht vertraut sind, können Sie hier mehr darüber erfahren. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Agile- und Lean-Ansätze Wert auf den Input der Teams legen und die Mitarbeiter dabei unterstützen, mehr Autonomie über ihre täglichen Abläufe zu erlangen, ohne dabei von der Unternehmensführung unterbrochen zu werden.
Die Kanban-Software für die Zusammenarbeit ermöglicht dieses Maß an Autonomie. Kanban-Tafeln dienen als gemeinsamer, kollaborativer Arbeitsbereich, der es dem Management ermöglicht, den Fortschritt zu verfolgen, ohne seine Teammitglieder mikromanagen zu müssen. Darüber hinaus bedeutet die Transparenz, die das Kanban-Projektmanagement mit sich bringt, dass es eine zusätzliche Ebene der Verantwortlichkeit gibt. Wir wissen, wer an was arbeitet, was oft bedeutet, dass die Mitarbeiter mehr Verantwortung für ihre Arbeit übernehmen.
4. Kanban fördert den Aufbau von Fertigkeiten
Ein weiterer Vorteil, der sich aus der Transparenz der Arbeitsabläufe ergibt, ist die Möglichkeit, Bereiche mit Verbesserungsbedarf zu identifizieren. Da es mit Kanban einfacher ist, Engpässe und Stillstände zu lokalisieren, ist es auch einfacher, die Ursache Ihrer Probleme zu finden. Vielleicht haben Sie ein Teammitglied, das zusätzliche Schulungen benötigt, oder Sie haben sich bei der Planung Ihrer Projekte mit der Kapazität Ihres Teams verkalkuliert. Mit Kanban müssen Sie nicht mehr raten, wenn es darum geht, die Ursache von Reibungen zu ermitteln. Sie können sehen, wo sich Projekte verzögern, und da Sie Zugriff auf hilfreiche Kanban-Kennzahlen wie kumulativen Fluss, Burndown-Diagramme sowie Vorlauf- und Zykluszeit haben, können Sie sich ein besseres Bild davon machen, wie Teams arbeiten und wo Sie ihnen helfen können, sich zu verbessern.
Alles zusammenbringen
Kanban hat dazu beigetragen, die Produktivität von Unternehmen in Branchen wie Fertigung, Technik, Marketing und Softwareentwicklung - um nur einige zu nennen - zu steigern. Unabhängig davon, in welchem Bereich Ihr Unternehmen tätig ist, kann Kanban dazu beitragen, Kommunikationsbarrieren abzubauen und sicherzustellen, dass alle an Ihren Projekten Beteiligten auf dieselben Ziele hinarbeiten.
Möchten Sie mehr über Kanban erfahren? Lesen Sie in unserem Artikel , warum Sie mit Kanban-Projektmanagement beginnen sollten. Wenn Sie wissen möchten, wie Kanban Ihrem Unternehmen helfen kann, besuchen Sie die Planview-Website und erfahren Sie, wie unsere Softwarelösung für die Zusammenarbeit Spitzenunternehmen auf der ganzen Welt bei der Planung, Ausführung und Fertigstellung ihrer Projekte geholfen hat.
