Das Ressourcenmanagement gehört zu den wichtigsten - aber auch zu den schwierigsten - Aspekten des Projekt- und Programmmanagements. Wenn es nicht gelingt, die richtigen Ressourcen für die richtigen Aufgaben zum richtigen Zeitpunkt und zu den richtigen Kosten bereitzustellen, führt dies unweigerlich zu Budget- und Terminüberschreitungen. Es führt auch zu frustrierten Teammitgliedern, Interessengruppen und Kunden. Glücklicherweise gibt es einige bewährte innovative Tools und Tipps , die Unternehmen helfen, Rückschläge zu vermeiden und Erfolge zu erzielen.
Ressourcenmanagement-Prozesse
Bevor wir uns mit Projektressourcenmanagement-Tools und innovativen Ideen für das Ressourcenmanagement befassen, ist es hilfreich, die integrierten Ressourcenmanagementprozesse hervorzuheben, die vom Project Management Institute in seinem Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide - Sixth Edition, 2017) empfohlen werden. Dazu gehören:
Ressourcenmanagement planen:
Dies ist der Prozess, bei dem festgelegt wird, wie physische (z.B.. Ausrüstung, Technologien, Materialien, Vorräte, Einrichtungen, Infrastruktur usw.) und Teamressourcen (z.B. Vollzeitmitglieder, Teilzeitmitglieder, Spezialisten, Auftragnehmer usw.).
Schätzen Sie die Ressourcen der Aktivität:
Hierbei handelt es sich um den Prozess der Analyse und Schätzung von Art und Umfang der physischen Ressourcen und der Teamressourcen, die im Rahmen des Plan Resource Management-Prozesses ermittelt wurden.
Erwerben Sie Ressourcen:
Dabei handelt es sich um den Prozess der Beschaffung der physischen und personellen Ressourcen, die für die Durchführung der Projekt- oder Programmarbeit erforderlich sind.
Team entwickeln:
Dabei handelt es sich um den Prozess der Verbesserung der Teamleistung, z.B. durch die Verbesserung von Kommunikationsabläufen, das Ansprechen und Lösen von zwischenmenschlichen Konflikten usw.
Verwalten Sie Ihr Team:
Dabei handelt es sich um den Prozess der Überwachung der Teamleistung (sowohl insgesamt als auch auf der Basis einzelner Teammitglieder) und der Vornahme von Anpassungen, um die Leistung zu verbessern und Veränderungen effektiv zu bewältigen.
Ressourcen kontrollieren:
Hierbei handelt es sich um den Prozess der Überprüfung, ob die einem Projekt oder Programm zugewiesenen physischen Ressourcen verfügbar sind und wie erwartet genutzt werden. Dazu gehört auch die Ergreifung von Korrekturmaßnahmen, wenn eine Lücke zwischen geplanter und tatsächlicher Auslastung in einer der beiden Richtungen besteht (d.h.. Unterauslastung oder Überauslastung).
Es ist wichtig zu betonen, dass diese Prozesse der Einfachheit halber oben isoliert und getrennt beschrieben werden. In der Praxis sind die Prozessbereiche jedoch stark integriert. So kann ein Projektmanager beispielsweise während seiner Bemühungen, das Team zu entwickeln, feststellen, dass er eine oder mehrere zusätzliche Ressourcen (physische Ressourcen, Teamressourcen oder beides) erwerben muss. Oder ein Projektmanager kann bei seinen Bemühungen, die Ressourcen zu kontrollieren, gezwungen sein, die Art und Weise zu ändern, wie die Teamleistung überwacht und verwaltet wird.
Software zur Ressourcenverwaltung
In vielen Unternehmen ist der Unterschied zwischen innovativem Ressourcenmanagement das zu positiven Ergebnissen führt, und veraltetem Ressourcenmanagement, das positive Ergebnisse blockiert, keine Frage des Aufwands: es ist eine Frage der Software. Wir werden uns kurz mit dem Letzteren befassen, bevor wir uns dem Ersteren zuwenden.
Veraltete Software für die Ressourcenverwaltung ist in der Regel eine Mischung aus Tabellenkalkulationen und E-Mails. Das eigentliche Problem liegt nicht in diesen Tools. Das heißt, Tabellenkalkulationen und E-Mails haben ihre Funktion in der Projekt- und Programmmanagementlandschaft. Doch weder Tabellenkalkulationen noch E-Mails sind für eine komplexe Ressourcenverwaltung konzipiert. Ihr Einsatz in dieser Funktion macht Probleme bei der Ressourcenverwaltung nicht nur wahrscheinlich, sondern garantiert sie geradezu.
Am anderen Ende des Spektrums stehen seriöse, unternehmenstaugliche und cloudbasierte Softwarelösungen für das Ressourcenmanagement, die über Tools verfügen, mit denen Projekt- und Programmmanager arbeiten können:
- Ziehen Sie Ressourcen einfach per "Drag & Drop", um Aufgaben und Projekte neu zuzuweisen.
- Simulieren Sie die Ressourcenauslastung durch schnelles Filtern von Arbeitsaufgaben.
- Betrachten Sie die Ressourcenauslastung nach einzelnen Ressourcen oder Gruppen.
- Überprüfen Sie den vollständigen Plan für Projekte, denen Ressourcen zugewiesen sind, um die Auswirkungen möglicher oder geplanter Zeitplanänderungen proaktiv zu bewerten.
- Bringen Sie Ressourcen und Arbeitslasten ins Gleichgewicht, indem Sie Szenarien klar identifizieren, in denen Ressourcen unter- oder überbeansprucht werden.
- Verwenden Sie angepasste Regeln, um praktisch jeden Prozess der Ressourcenplanung, -zuweisung, -verwaltung und -optimierung zu automatisieren.
Es sollte noch hinzugefügt werden, dass die beste Software für die Ressourcenverwaltung sowohl sofort einsatzbereite als auch angepasste Vorlagen bietet. Diese ermöglichen es, bei der Erstellung neuer Projekte die Aufgabenabhängigkeiten eines bestimmten Projekts, Platzhalter für Ressourcenzuweisungen und zugehörige Dateien zu verwenden - was den gesamten Projektplanungsprozess einschließlich der Ressourcenverwaltung drastisch verkürzen und vereinfachen kann.
Innovative Ideen für das Ressourcenmanagement
Die Wahl der richtigen Software ist ein Teil des Puzzles der innovativen Ressourcenverwaltung. Die andere ist die Umsetzung von Best Practices, die Effizienz, Einfachheit und Kosteneffizienz in diesem wichtigen Bereich fördern. Hier sind einige bewährte und praktische Tipps zur Ressourcenverwaltung:
- Erstellen Sie einen allgemeinen Ressourcenpool, damit die Projekt- oder Programmmanager wissen, welche Rollen am meisten gefragt sein werden. Dies wird den Führungskräften auch bei der Planung von Initiativen helfen, die in der Pipeline sind.
- Überprüfen Sie den Ressourcenpool, analysieren Sie die Gesamtkapazität und vergleichen Sie die aktuelle Last mit dem zukünftigen Bedarf.
- Sobald die Ressourcen bestimmten Aufgaben zugewiesen sind, sorgen Sie mit einem Echtzeitausgleich dafür, dass die einzelnen Mitarbeiter nicht überlastet werden. Eine Umfrage von unter Personalleitern ergab, dass Burnout derzeit die größte Herausforderung am Arbeitsplatz ist.
- Verschaffen Sie sich einen umfassenden 360 Grad projekt-, programm- und portfoliobreiten Überblick - vor allem, da sich die Dinge täglich, wenn nicht sogar stündlich ändern können (und dies oft auch tun). Dies erfordert ein vereinfachtes System der Aufgabenerkennung und -zuweisung sowie einen Aktualisierungsprozess in Echtzeit.
- Legen Sie einen gemeinsamen Ansatz fest, wie die Arbeit der gemeinsamen Ressourcen priorisiert werden soll. Wenn Sie sich mit Kollegen um materielle oder personelle Ressourcen streiten, führt dies zu Frustration, Konflikten und einer Mentalität des "Gewinnens um jeden Preis", die für das Unternehmen schädlich ist.
- Verwenden Sie Tools zur Zeiterfassung - die in die Ressourcenverwaltungssoftware integriert sein sollten und keine separaten Anwendungen -, damit die Teammitglieder ihre Zeit für bestimmte Aufgaben schnell und einfach erfassen und ihre Zeiterfassungsbögen einreichen können.
Ein letztes Wort
Die Verwaltung innovativer Ressourcen ist sowohl eine Kunst als auch eine Wissenschaft, und es gibt kein Patentrezept für alle. Organisationen, die eine unternehmensgerechte Software für die Ressourcenverwaltung einsetzen und sich die oben genannten innovativen Ideen für die Ressourcenverwaltung zu eigen machen, können sich jedoch auf viel mehr Erfolg freuen - und auf weit weniger Probleme.
