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Wie das Team eines globalen PMO die Spreadsheet-Problematik löste

Nicht alle Helden tragen Umhänge

Veröffentlicht Von Leyna O'Quinn

Wie das Team eines globalen PMO die Spreadsheet-Problematik löste

Die Arbeit mit Tabellenkalkulationen kann das Leben stressig machen - unnötigerweise. Dieses Problem wird noch verschärft, wenn die Teams auch noch über verschiedene Abteilungen und geografische Standorte verteilt sind. Nehmen Sie zum Beispiel Allen. Als Mitglied eines globalen PMO-Teams für die Luftfahrtorganisation sind seine Arbeitstage oft extrem stressig. Er muss nicht nur dabei helfen, die Arbeit auf drei Kontinenten und in 12 Zeitzonen zu überwachen, sondern er muss auch ein Portfolio von etwa 45 Projekten pro Jahr verwalten, und das alles mit Hilfe von Tabellenkalkulationen. Nun, dieses Problem ist nicht ungewöhnlich - ganz im Gegenteil. Große und kleine Unternehmen auf der ganzen Welt haben Probleme mit der Zusammenarbeit zwischen Teams, unabhängig davon, ob diese geografisch verteilt sind oder nicht. Aus diesem Grund hat sich Allens Team immer mit Tabellenkalkulationen begnügt, weil es nicht wusste, wie es sich verändern sollte und zuließ, dass die Vertrautheit über die Verbesserung der Produktivität siegte.

Es ist jedoch kein einfaches Unterfangen, diese Tabellen aktuell und relevant zu halten. Am Ende jeder Woche erhält der Head of IT Project Delivery Berge von Status-Updates, die er sortiert, in zahlreichen verschiedenen Tabellen aktualisiert und zu brauchbaren Berichten zusammenstellt. Dies kann nicht nur Stunden in Anspruch nehmen, sondern auch extrem mühsam und, offen gesagt, nervenaufreibend sein. Nachdem Allen endlich genug von dem Tabellenkalkulations-Chaos in seinem PMO und in der gesamten Organisation hatte, beschloss er, etwas zu ändern.

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Schmerzpunkte müssen nicht dauerhaft sein.

Hier ist das Dilemma: Tabellenkalkulationen sind weit verbreitet und vertraut, aber sie bringen zahlreiche Probleme mit sich. Unternehmen neigen dazu, bei Tabellenkalkulationen zu bleiben - die Mitarbeiter wissen, wie man sie benutzt, sie sind sinnvoll - aber sind sie die effektivste Methode der Zusammenarbeit? Nein. Bei weitem nicht. Und es gibt keinen Grund, warum sich Teams mit ihren Problemen abfinden oder sie als dauerhaft hinnehmen sollten. Es gibt eine bessere Lösung, etwas, das Allen verstanden hat. Er beginnt seinen Weg zur Verbesserung, indem er die zahlreichen Probleme analysiert, die sein PMO aufgrund seiner Abhängigkeit von Tabellenkalkulationen derzeit hat:

  • Das PMO erhält nur eine Momentaufnahme ihrer Fortschritte;
  • Die Aktualisierung von Tabellenkalkulationen ist extrem mühsam und zeitaufwändig;
  • Die Zusammenarbeit erfordert, dass Mitarbeiter lokale Kopien von Tabellenkalkulationen herunterladen und wieder hochladen müssen; und
  • Die Teammitglieder müssen auf den Wochenbericht warten, um zu erfahren, ob es Probleme oder Risiken gibt.

 

Jeder ist davon betroffen, auf die eine oder andere Weise.

Das PMO und der Leiter der IT-Projektabwicklung sind nicht die einzigen, die von diesem Chaos und dieser Ineffizienz betroffen sind. Im Gespräch mit seinen Kollegen stellt Allen fest, dass der Assistant Manager der Abteilung Schwierigkeiten hat, Projektphasen und Statusberichte zu sehen, dass die Datenumwandlungsspezialisten gezwungen sind, eine Datei gemeinsam zu nutzen, was die Datenfilterung erschwert, und dass die Web Development Managerin Probleme mit der Arbeitsbelastung ihres Teams und dem Verständnis hat, wer was macht.

Keine Sorge - es gibt einen Ausweg aus dem Wahnsinn.

Nach der Untersuchung alternativer Projektmanagementlösungen kommt Allen zu dem Schluss, dass das PMO alle Tabellenkalkulationen durch ein einziges Collaboration-Tool ersetzen muss, das über Lean- und Kanban-Funktionen verfügt. Nur dann haben alle gemeinsam Zugriff auf ein flexibles Tool, das nicht nur die Zusammenarbeit, sondern auch den Prozess der individuellen Arbeit verbessert. Manager sind in der Lage, die individuelle Arbeitsbelastung ihres Teams besser zu verstehen und zu visualisieren, es wird kein zentraler Informationsverwalter mehr benötigt und es ist nicht mehr notwendig, auf den Wochenbericht zu warten, um Probleme zu sehen - die Teammitglieder können Verzögerungen oder Probleme sofort erkennen.

Lehnen Sie sich zurück und entspannen Sie sich, denn Sie wissen, dass alles unter Kontrolle ist.

Allen trug dazu bei, sein Unternehmen zu revolutionieren, indem er die Lösung der schlanken und agilen Lieferung vorstellte, um all die Tabellenkalkulationen zu ersetzen. Anstatt Stunden damit zu verbringen, die neueste Tabelle zu aktualisieren oder zu suchen, hat sein globales PMO sie jetzt:

  • Sie haben die Möglichkeit, sich schnell einen Überblick über die Geschehnisse in der ganzen Welt zu verschaffen, was durch Filter möglich ist, die geografische Standorte herausfiltern;
  • Ausgewogene Arbeitsbelastung der Mitarbeiter, damit niemand überlastet ist oder zu viel Freizeit hat;
  • Verringern Sie die Zeit, die Sie in wöchentlichen Teamsitzungen verbringen, von einer Stunde auf 20-25 Minuten;
  • Einsparung von 40 Stunden pro Jahr bei der Erstellung von Geschäftsberichten; und
  • Erzielte hohe Zufriedenheitswerte bei seinen internen Kunden für die termingerechte Lieferung von Projekten im Rahmen des Budgets und des Umfangs.

Allen und sein Team haben es keinen Moment lang vermisst, mit Tabellenkalkulationen zu arbeiten, und sie sind nur ein Beispiel dafür. Mit Lean- und Agile-Lösungen wird die Arbeit einfacher und besser organisiert, und die Teams können ihre Arbeit schneller und effizienter erledigen. Möchten Sie wissen, welches Tool Allen empfohlen hat, um all diese Tabellenkalkulationen zu ersetzen? Es ist Planviews Lösung für schlanke und agile Lieferung. Erleben Sie es selbst, indem Sie sich für eine kostenlose Demo registrieren und sich die Lösungsbeschreibung "Accelerate Lean and Agile Delivery ansehen."

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Geschrieben von Leyna O'Quinn Sr. Content-Stratege

Leyna O'Quinn ist Certified Scrum Master und Certified SAFe Agilist. Sie ist seit mehr als 7 Jahren für die Blog-Strategie von Planview verantwortlich. Sie schreibt über Portfolio- und Ressourcenmanagement, Lean und Agile Delivery, Projektzusammenarbeit, Innovationsmanagement und Unternehmensarchitektur. Sie hat mehr als 15 Jahre Erfahrung im Schreiben über Technologie, Branchentrends und Best Practices. Sie erwarb einen Bachelor of Science in Business mit Schwerpunkt Marketing.