Hallmark Cards ist auf der ganzen Welt für seine Grußkarten, Einzelhandelsgeschäfte, Geschenke und Fernsehserien bekannt und glaubt daran, dass man die Welt verändern kann, wenn man sich genug kümmert. Ihre Produkte und Dienstleistungen sind darauf ausgerichtet, eine emotionalere Welt zu schaffen und das Leben anderer Menschen zu verbessern. Das PMO von Hallmark ist dafür verantwortlich, die Investitionen des Unternehmens zu maximieren und gleichzeitig die Risiken zu reduzieren.
Dieser Blog bietet eine Zusammenfassung der jüngsten Fallstudie und berichtet über die Herausforderungen, mit denen das PMO konfrontiert war, den Ansatz zur Verbesserung und einige der Vorteile, die nach der Straffung der PMO-Projekte und der agilen Ausführung erzielt wurden.
Die Fallstudie zu Hallmark Cards
Hallmark was founded in 1910 by entrepreneur J.C. Hall and is still led by members of the founding family 
today. Headquartered in Kansas City, Missouri, Hallmark’s businesses employ approximately 28,000 people worldwide. The Hallmark experience extends online at Hallmark.com and includes Hallmark Channel, Hallmark Hall of Fame, Hallmark Movies & Mysteries Channel, and Crayola.
Herausforderungen: Uneinheitliche Tools und mühsame Praktiken behinderten Produktivität und Sichtbarkeit
Das PMO hatte den Auftrag, ein Tool für die Zusammenarbeit von Projektteams zu finden, und hoffte, damit die Verwaltung von Ressourcen und Projekten grundlegend zu verändern. Adjunct-Teams verwendeten viele verschiedene Projektmanagement-Tools, darunter auch einige unzulässige Implementierungen, die unter dem Radar der Sicherheitskräfte flogen. Hallmark Cards benötigte ein einziges Collaboration-Tool, das strenge Sicherheitsstandards erfüllte, flexibel genug für die verschiedenen Arten von Teams war, die ihre Arbeit erledigen mussten, und dennoch auch für externe und entfernte Ressourcen funktionierte.
"Wir haben überall im Unternehmen Haftnotizen auf Schautafeln und zu viele Tabellen verwendet", sagt Dawn Acosta, PMO-Beraterin bei Hallmark Cards. "Die Tafeln waren schwer zu lesen, umständlich zu erstellen und zu pflegen und erforderten physische Anwesenheit, um sie anzusehen und zu aktualisieren. Viele Projekte hatten bis zu 15 Meter an Haftnotizen (buchstäblich), aber wir versuchten immer noch, über E-Mails und komplexe Tabellenkalkulationen zusammenzuarbeiten."
Ebenso ineffizient waren viele der Teambesprechungen des PMO, in denen Hindernisse und Fortschritte, Turnarounds und Standardarbeiten besprochen wurden. Ohne ein konsolidiertes, cloudbasiertes System, in dem Projekt- und Ressourceninformationen gespeichert sind, empfanden die Teammitglieder die Sitzungen als wenig produktiv.
Lösung: Unsichtbare Arbeit sichtbar machen
Planview Projectplace® wurde nach einem umfangreichen Pilotprojekt ausgewählt, und nach der Einführung waren die Vorteile sofort spürbar. Story Maps wurden von mühsam zu koordiniert, und die Echtzeit-Sichtbarkeit war eine willkommene Abwechslung. "Wir waren in der Lage, alles, was wir liefern und priorisieren wollten, die Aktivitäten, die wir durchführen müssen und wie sie sich alle aneinanderreihen, in einem Tool zusammenzufassen", sagt Acosta. "Wir verwenden immer noch Karten und Spalten, aber jetzt ist alles digital. Es ist einfacher zu verwalten und zu bearbeiten, wir können mehr Inhalte mit Checklisten und farblich gekennzeichneten Aufgaben haben, und das Beste ist, dass die Informationen in Echtzeit und von mobilen Geräten aus zugänglich sind."
Aufgrund der Flexibilität und der intuitiven Benutzeroberfläche von Projectplace dauerte es nicht lange, bis die Benutzer erkannten, dass das Tool nicht nur für die Projektzusammenarbeit mit Kanban-Boards verwendet werden kann. Das PMO hat mit Projectplace manuelle, langwierige Ressourcenanfragen, Onboarding und Offboarding abgeschafft. Sie haben jetzt alles an einem Ort, einschließlich der Dokumentation von Standardarbeitsanweisungen, Checklisten, Status und Metriken.
"Die gesamte Kommunikation und Dokumentation, die in ProjectPlace stattfindet, reduziert den Aufwand für die Kirche in Outlook, wobei der größte Vorteil darin besteht, dass die gesamte Kommunikation mit dem Gegenstand, über den Sie gesprochen haben, verknüpft wird", sagt Hayhurst. "Wir müssen nicht mehr zwischen den Anwendungen wechseln, um herauszufinden, was passiert und wo die Kommunikation stattgefunden hat.
Ergebnisse: Moderne Zusammenarbeit mit digitalen Tafeln
Seit der Abschaffung der Haftnotizen zugunsten von Projectplace hat das PMO von Hallmark Cards:
- Ein einziger, sicherer und virtueller Ort für die Zusammenarbeit, die Standardisierung der Arbeit und die Veröffentlichung von Aktualisierungen zur Verbesserung der Sichtbarkeit und Genauigkeit von Ressourcenanfragen
- Reduzierung der PMO-Meetings von 1 Stunden auf 30 Minuten, was zu einer Einsparung von 1,000 Mannstunden pro Jahr führt
- 24/7 Zugriff auf den Echtzeit-Status von Aufgaben, Schaffung von Verantwortlichkeit und verantwortlichen Teammitgliedern und Verbesserung der Lieferung für die tägliche Arbeit und Projekte
- Drastische Reduzierung der Anzahl von E-Mails und Abschaffung von Tabellenkalkulationen, was Zeit und Verwirrung spart
- Erweiterung der Flexibilität von ProjectPlace für kreative Anwendungsfälle, die die Arbeit des PMO unterstützen
- Erweiterung der Arbeitsbereiche für die Zusammenarbeit von 2 ursprünglichen Gruppen auf 6 zusätzliche Teams außerhalb des PMO innerhalb der Organisation
Das PMO von Hallmark Cards digitalisierte die Verwaltung von Story Maps, die Projektdurchführung und archaische Kanban-Board-Praktiken, verbesserte die Sichtbarkeit und straffte die Verfahren, was die Zusammenarbeit und Produktivität des Teams erhöhte. Ein wahres Zeugnis für die Umsetzung von Fürsorge und Kreativität in die Tat. Hier ist ein Link zur vollständigen Fallstudie im PDF-Format.
