Um in der aktuellen schnelllebigen Welt erfolgreich zu sein, müssen Sie über den Erfolg von heute und morgen hinaus denken. Sie benötigen einen Plan für nachhaltigen Erfolg über mehrere Geschäftszyklen hinweg. Dabei ist das Project Management Office (PMO) von zentraler Bedeutung.
Ein gut geführtes PMO ist einer der größten Motoren für die Werterbringung Ihrer Organisation. Es liefert schnell Geschäftsergebnisse durch Projekte und Arbeiten, die mit den verschiedenen und sich ändernden Anforderungen des Geschäfts, des Markts und der Kund:innen im Einklang stehen.
Doch wie können Sie sicherstellen, dass Ihr PMO für bessere Ergebnisse sorgt und einen nachhaltigen, langfristigen Erfolg ermöglicht? Durch ein vorausschauendes Mindset.
In diesem Beitrag geht es darum, wie Ihr PMO sich bereit für die Zukunft machen kann. Dies ist der dritte Teil unserer Serie zum Thema „Elevate Your PMO“. Sie können Teil eins und zwei hier lesen:
- Neues Mindset, neuer Mehrwert – Maximieren Sie den Nutzen Ihres PMO
- Schluss mit Fehlabstimmungen, die den Mehrwert Ihres PMO untergraben
Falls Sie es noch nicht getan haben, sollten Sie sich auch unsere bisherigen Webinare dieser Reihe ansehen. Über folgende Links erhalten Sie Zugriff auf die On-Demand-Aufzeichnungen:
Die Zukunft naht – sind Sie bereit?
In der gesamten Welt der Projekte geht es darum, die Zukunft Ihrer Organisation zu gestalten.
Geschäftsführer:innen suchen ständig nach Möglichkeiten, bevorstehende Geschäftsanforderungen einzuplanen. Zu diesen Methoden gehören mitunter folgende:
- genaue Vorhersage von Kosten und Aufwand
- Szenarioplanung zur Bewertung möglicher Auswirkungen von Entscheidungen
- Abwägung der Vor- und Nachteile konkurrierender Prioritäten
- schrittweise Finanzierung von Initiativen auf der Grundlage ihrer Fortschritte
- Verfolgung und Vergleich der geplanten und der tatsächlichen Projektkosten, Zeitpläne und Ressourcennutzung
Das PMO spielt hier eine wichtige Rolle. Es unterstützt Führungskräfte beim Erreichen der gewünschten Ergebnisse, indem es Projekte durchführt und umsetzt. Unternehmens- und Projektleiter:innen blicken also stets nach vorne, um zu planen, wohin sie das Unternehmen führen wollen.
Wie weit sie tatsächlich in die Zukunft blicken, kann jedoch von verschiedenen Faktoren abhängen, unter anderem von der Projektmanagementmethodik.
Beim traditionellen Wasserfall-Projektmanagement wird vor der Projektdurchführung ein Plan für den gesamten Projektlebenszyklus aufgestellt. Der Plan wird nach und nach angepasst, und diese Anpassungen erfolgen in der Regel auf Ad-hoc-Basis. Agile-Teams hingegen arbeiten mit der Erwartung, dass sie ihre Lösungen in zukünftigen Zyklen iterieren und verbessern werden.
Wenn Sie beide Arten von Teams vergleichen, wird deutlich, wie sich der Zeitrahmen für den Blick in die Zukunft je nach Methodik unterscheidet. Traditionelle Wasserfall-Teams arbeiten womöglich mit Plänen, die mehrere Quartale im Voraus erstellt werden, während sich Agile-Teams auf zweiwöchige Sprints konzentrieren.
Und wo steht das PMO von heute auf dem Kontinuum der Zukunftsorientierung? In vielen Fällen nicht weit genug vorne. Die meisten PMOs konzentrieren sich auf das aktuelle Portfolio und das laufende Geschäftsjahr. Sie mögen höchstens bei der Finanzplanung einen Blick auf das nächste Jahr werfen – aber das war alles.
Diese kurzsichtige Herangehensweise erschwert Organisationen das Bewältigen von Veränderungen, da sie ihren Bemühungen entgegenwirkt, auf neue Anforderungen des Markts und der Kund:innen zu reagieren und davon zu profitieren.
Dieses Thema werden wir in unserem bevorstehenden Webinar mit dem Titel „Long-Term Thinking for Today’s PMO“ näher beleuchten. Registrieren Sie sich und erfahren Sie, wie Sie ein PMO werden, das dem Unternehmen hilft, einen nachhaltigen geschäftlichen Mehrwert zu erzielen, der weit in die Zukunft reicht.
Modernes PMO mit Blick in die Zukunft
Die Geschäftswelt, wie wir sie kennen, verändert sich ständig – und es ergibt nur Sinn, dass sich auch das PMO mit ihr weiterentwickelt. Die effektivsten PMOs verlagern ihre Prioritäten, indem sie sich mehr auf Geschäftsergebnisse (Outcomes) als auf taktische Projektergebnisse (Outputs) konzentrieren. Dadurch gewinnen sie das Vertrauen der Organisation und werden zu einem ihrer wichtigsten strategischen Funktionsbereiche.
An dieser Stelle ist vorausschauendes Denken gefragt. Damit Ihr PMO einen positiven Einfluss auf die Unternehmensstrategie ausüben kann, muss es zukunftsorientiert denken. Dafür gibt es mehrere Gründe:
- Arbeit geht über die Gegenwart hinaus: Die Arbeit, mit der Ihre Teams betraut sind, existiert nicht nur in der Gegenwart, sondern hat Auswirkungen auf die Zukunft.
- Die Arbeit der Zukunft erfordert andere Ressourcen: Die Art der Arbeit verändert sich ständig, und es ist wichtig, diese Veränderungen zu antizipieren und sich darauf vorzubereiten.
- Veränderungen sind mitunter störend: Eine mangelnde Bereitschaft zur Veränderung kann negative Folgen haben.
Tatsache ist, dass Veränderungen eine gute Sache sein können. Sie können sie nutzen, um neue Chancen zu ergreifen und Ihre Wettbewerbsposition zu verbessern.
Auf der anderen Seite können Veränderungen störend sein, wenn Unternehmen sich nicht darauf vorbereiten. In solchen Situationen kann sich eine plötzliche Veränderung wie ein Schlag aus dem Hinterhalt anfühlen.
Daher ist es für das PMO von heute entscheidend, über die Gegenwart und den unmittelbar nächsten Schritt hinauszublicken – und zwar weit genug in die Zukunft, um langfristigen Erfolg zu ermöglichen.
Starkes PMO, erfolgreiche Zukunft
Ein zukunftsorientiertes PMO zu werden, das einen geschäftlichen Mehrwert erbringt, klingt nach einer großen Chance. Aber wie setzen Sie dieses Vorhaben in die Tat um?
Seien Sie dabei, wenn Dave Blumhorst und ich uns mit den Vorteilen einer zukunftsorientierten Denkweise beschäftigen. Wir erläutern, welche Schritte Sie unternehmen müssen, um den Einfluss Ihres PMOs zu erhöhen und die Geschäftsergebnisse zu erzielen, die Ihr Unternehmen heute und in Zukunft unterstützen.
Registrieren Sie sich hier für unser Webinar „Long-term Thinking for Today’s PMO“ am Dienstag, den 24. September, um 16:00 Uhr MESZ.
