Als Projektmanager im Baugewerbe müssen Sie in der Lage sein, mehrere Fristen im Auge zu behalten und die unvermeidlichen Veränderungen in diesem Bereich zu bewältigen - es ist wie ein komplexes Puzzle mit zahlreichen beweglichen Teilen. Darüber hinaus steht viel auf dem Spiel. Ein kleiner Rückschlag bei Infrastruktur- oder Bauprojekten kann Dutzende von Millionen Dollar kosten. Bauprojektmanagement-Teams brauchen die richtige Technologie, um zu kommunizieren und den ständigen Wandel zu bewältigen.
Schauen wir uns die 4 Bauphasen an und beantworten dann die Frage, wie die richtige Projektmanagement- und Collaboration-Software die Teams in jeder Phase des Bauprojekts unterstützen kann. Wir werden uns auch einige der Vorteile ansehen, die führende Bauunternehmen durch den Einsatz einer Collaboration- und Projektmanagement-Lösung erfahren haben.
Die 4 Phasen der Konstruktion
Organisation und Genauigkeit sind das A und O eines erfolgreichen Bauprojektmanagements. Fehler sind teuer und schwer zu korrigieren, und ein einziger potenzieller Fehltritt kann das gesamte Projekt zum Scheitern bringen. Deshalb wird die Arbeit oft in vier Phasen unterteilt:
1. Entwurf
Die erste Phase des Projekts ist die Entwurfsphase. Suchen Sie nach einem Tool mit Roadmapping-Funktionen, das Strategie und Arbeitsausführung in einer Roadmap kombiniert, um langfristige Initiativen zu planen und zu visualisieren. Ziehen Sie Gantt-Diagramme in Betracht, um eine visuelle Darstellung Ihres Projektplans, Ihrer Ziele und Meilensteine zu erstellen. Sie können das Diagramm verwenden, um Ziele und Zeitpläne festzulegen, die Zuteilung von Ressourcen zu planen und potenzielle Risiken mit den an der Entwurfsphase Beteiligten zu besprechen.
Suchen Sie nach einem Projektmanagement-Tool, das die Entwurfsphase durch vorgefertigte Projektvorlagen vereinfacht, und nach einem Tool, mit dem Sie eigene, speziell auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Vorlagen erstellen können, die Sie für ähnliche Projekte immer wieder verwenden können.
Berücksichtigen Sie alle Blaupausen, E-Dokumente, Genehmigungen, Informationen über Bauunternehmer und Verträge. Projektmanager benötigen eine Dokumentenmanagement-Plattform, die es zugelassenen Mitgliedern ermöglicht, Dokumente von überall aus über ihren Computer, ihr Smartphone oder ihr Tablet zu teilen und darauf zuzugreifen - und zwar im selben Arbeitsbereich, damit die Teammitglieder Informationen in Echtzeit austauschen können.
2. Vorkonstruktion
Sobald Sie eine Gesamtidee für Ihr Bauprojekt entwickelt haben, ist es an der Zeit, diese Idee in einen umsetzbaren Plan zu verwandeln. In der Bauvorbereitungsphase werden alle offenen Fragen geklärt, bevor der erste Spatenstich erfolgt. Falls Sie das noch nicht getan haben, sollten Sie hier einen Projektmanager, einen Vertragsverwalter, einen Bauleiter und einen Ingenieur vor Ort einsetzen.
In der Vorbauphase wird viel geplant und doppelt geprüft, daher ist Organisation der Schlüssel. Wenn Sie Zugang zu einer digitalen Kanban-Tafel haben, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, um Teams zur Tafel hinzuzufügen. Von dort aus können Sie damit beginnen, dem Workflow Aufgaben hinzuzufügen, Verantwortlichkeiten zuzuweisen und Teams ihre Aktionspläne entwickeln zu lassen.
In dieser Phase sollten Sie auch die Dokumente überprüfen und alle Verträge und sonstigen Unterlagen fertigstellen. Die Verwendung einer Dokumentenmanagement-Plattform hilft Ihnen, Ihr Projekt zu organisieren. Fachleute wie Außendiensttechniker und Vertragsverwalter können ihre Unterlagen in die Cloud hochladen, wo sie bei Bedarf von jedem abgerufen werden können, der Zugriff darauf hat.
3. Beschaffung
Die Beschaffungsphase dient der Vorbereitung der Teams auf den ersten Spatenstich. Hier müssen Sie Ihre gesamte Ausrüstung und Ihr Material verbuchen. Verfügen Ihre Teams über alle Ressourcen, die sie benötigen, um ihre Ziele zu erreichen? Oder müssen Sie weitere Materialien bestellen?
Die richtige Software für die Projektzusammenarbeit hilft Unternehmen, Fehler in dieser Phase zu minimieren und wichtige Informationen leichter zu erfassen. Und so geht's:
- Mithilfe von Checklisten können Sie Ihre Aufgaben auflisten, z. B. die Bestellung von Materialien in letzter Minute oder die Überprüfung, ob alle erforderlichen Geräte gekauft wurden;
- Kanban-Tafeln zur Zuweisung von Aufgaben wie der Bestellung und Lieferung von Materialien und der Ausstattung von Teams mit den richtigen Werkzeugen;
- Die Dokumentenverwaltung hilft bei der Nachverfolgung von Rechnungen beim Kauf von Werkzeugen und bei der Lieferung von Zubehör.
Mit diesen Funktionen wird sichergestellt, dass die Teams vor Beginn der Bauarbeiten angemessen vorbereitet sind, so dass die Gefahr kostspieliger Fehler oder Fehlkalkulationen verringert wird.
4. Konstruktion
Dies ist die letzte Phase des Bauprozesses. Dies ist die Phase, in der die Teams tatsächlich mit dem Bau beginnen. Kanban-Tafeln erleichtern die Zuweisung von Aufgaben, die Zusammenarbeit und die Überwachung des Fortschritts von Teams, Subunternehmern und allen anderen an Ihren Bauprojekten Beteiligten. Sie können damit Ihren Arbeitsablauf optimieren, indem Sie Karten für bestimmte Aufgaben erstellen und diese Aufgaben dann den entsprechenden Teammitgliedern zuweisen. Während die Mitarbeiter an verschiedenen Aufgaben arbeiten, verschieben sie die Kanban-Karte im Arbeitsablauf und aktualisieren ihren Status in Echtzeit.
Mit Kanban wissen Sie immer Bescheid:
- An welchen Aufgaben gearbeitet wird;
- Wie viele Aufträge sich in der Warteschlange befinden;
- Wenn die Arbeiten abgeschlossen sind; und
- Ob es Aufgaben gibt, die feststecken und nicht vorankommen, bis ein Problem behoben ist.
Viele führende Baufirmen entscheiden sich für eine Software zur Projektzusammenarbeit, mit der sie die Aktivitäten des Gantt-Diagramms in die Kanban-Tafel integrieren können. Dies macht die Überwachung von Aufgaben noch einfacher, da Teams und Manager die Möglichkeit haben, die Arbeit in vereinfachte Abschnitte zu unterteilen, so dass sie sich auf die Informationen konzentrieren können, die sie benötigen, ohne dass es zu einem Durcheinander kommt.
Eine effektive Lösung für die Projektzusammenarbeit sollte auch über Dashboards verfügen. So können Sie den Fortschritt der Teams in Echtzeit überwachen, indem Sie wichtige Metriken wie ausgefüllte Kanban-Karten, Zykluszeit und die Frage, ob die Teams ihre Fristen einhalten oder in Verzug zu geraten drohen, beobachten.
Die wichtigsten Funktionen, die Sie bei einer Lösung für die Zusammenarbeit bei Bauprojekten suchen sollten
Bauprojektmanager sind immer auf der Suche nach Möglichkeiten, die Effizienz zu steigern und das Aufgabenmanagement zu verbessern. Im Bauwesen können Verwirrung und übermäßige Vorlaufzeiten zu teuren Fehlern führen. Daher sind Effizienz und Aufgabenmanagement ein Muss. Viele Bauunternehmen haben sich für Lösungen für das kollaborative Work-Management entschieden, die eine einfache, leicht zu bedienende Benutzererfahrung bieten, damit die Beteiligten problemlos mit allen relevanten Projektbeteiligten kommunizieren können, unabhängig davon, ob sie sich außerhalb des Unternehmens befinden oder geografisch verstreut sind.
Zu den wichtigsten Funktionen, die die Kommunikation und Zusammenarbeit in Echtzeit erleichtern, gehören:
- Sicherer, cloudbasierter Speicher, in dem die Mitarbeiter von überall auf ihren Computern und mobilen Geräten auf Verträge, Entwürfe, technische Spezifikationen und andere wichtige Dokumente zugreifen können;
- Ein sicheres Dokumentenverwaltungssystem , das Managern die Möglichkeit gibt, den Zugriff auf Daten wie CAD- und BIM-Modelle, Entwürfe, Zeichnungen, Verträge und andere wichtige Informationen zu gewähren und zu beschränken;
- Gantt-Diagramme und Kanban-Tafeln zur Optimierung und effektiveren Verwaltung von Aufgaben sowie zur Verfolgung des Teamfortschritts, wenn Aufgaben den Arbeitsablauf durchlaufen;
- Die Möglichkeit, maßgeschneiderte Projektvorlagen zu erstellen oder vorgefertigte Vorlagen zu implementieren, die Ihrem Unternehmen helfen, strategische Ziele während Ihres Bauprojekts zu erreichen;
- Erweiterte Berichtswerkzeuge und Dashboard-Berichte, die die Projektplanung und Entscheidungsfindung verbessern;
- Eine intuitive mobile App für Android- und iOS-Geräte , die den Zugriff und die gemeinsame Nutzung von Dokumenten, die Kommunikation und die Zusammenarbeit mit Ihren Teams von überall aus erleichtert.
Mit Projectplace erhalten Sie all diese Funktionen in einer einfach zu bedienenden Plattform.
ProjectPlace ist eine der vertrauenswürdigsten Projektmanagementlösungen auf. Es verfügt über eine Reihe von Management-Tools, die selbst den geschäftigsten Bauunternehmen zum Erfolg verhelfen können. Das liegt daran, dass ProjectPlace mit Funktionen ausgestattet ist, die die Zusammenarbeit fördern und die Kommunikation verbessern, so dass jeder jederzeit mit aktuellen Informationen arbeiten kann.
ProjectPlace maximiert die Kommunikation und Konnektivität, indem es den Zugang über Computer, Smartphones und Tablets ermöglicht. Auf diese Weise können alle Projektbeteiligten in Echtzeit miteinander kommunizieren und den aktuellen Stand der Dinge mitteilen - unabhängig davon, ob sie sich in einem Büro befinden oder außerhalb arbeiten.
Es gibt einen Grund, warum ProjectPlace das Vertrauen der weltweit führenden Bauunternehmen genießt. Es ist schnell eingerichtet, erfordert keine Installationen und ist so einfach, dass es auch von Personen mit minimaler Computererfahrung verwendet werden kann. Darüber hinaus werden die Daten in der Cloud gespeichert und auf zwei zusätzlichen Servern gesichert, um maximale Sicherheit zu gewährleisten.
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