Als Bürger und Steuerzahler sind wir sicher alle daran interessiert, dass unsere Regierungen effizienter und effektiver arbeiten. Und hier bei Planview AgilePlace sind wir offensichtlich von der Idee überzeugt, dass die Anwendung von Lean-Agile auf die Arbeitsabläufe eines Unternehmens dramatische Produktivitätssteigerungen bringen kann. Daher waren wir im vergangenen Jahr sehr erfreut zu sehen, dass es starke Anzeichen dafür gibt, dass Menschen im öffentlichen Sektor hart daran arbeiten, Lean-Agile für ihre zugegebenermaßen sehr großen und sehr komplexen Projekte zu nutzen. Wir haben im letzten Herbst an der Konferenz Agile DC und im Frühjahr an der Konferenz Agile in Defense der Gruppe ADAPT teilgenommen und freuen uns nun auf die GLASScon im Juni. Es gibt viele großartige Gespräche darüber, wie man die Regierung besser machen kann, von der Ebene der Praktiker bis hin zu den leitenden Angestellten des Bundes.
Ein Beispiel dafür ist unser Freund Rich Kostro. Rich ist ein Studienkollege von Jon in Georgetown und ein hochrangiger Berater im Bereich der Bundesbehörden, der im Moment vor allem mit dem FBI zusammenarbeitet. Rich arbeitet daran, Kanban in diese Organisation zu bringen und bringt uns allen hier eine großartige Perspektive über die gigantischen Möglichkeiten, die sehr realen Herausforderungen und die praktischen Schritte, die wir unternehmen können, um voranzukommen. Äußerst empfehlenswert!
Gast-Blog - Rich Kostro von Advenio Strategies
Der föderale Markt ist reif für die Einführung von Kanban-Best-Practices. Laut dem Federal IT Dashboard hat die Regierung im letzten Jahr $78.7 Milliarden (ja, mit einem 'B') für IT-Projekte ausgegeben, darunter Investitionen in COTS, GOTS, Upgrades und ein Heer von Beratern und Auftragnehmern, um das alles zusammenzuhalten. Diese Projekte reichten von den kleinsten Programmen mit nur einigen tausend Dollar bis hin zu großen, behördenübergreifenden Initiativen wie der Federal Data Center Optimization Initiative und der Umsetzung der "Cloud Smart" Initiative des Federal CIO Council. Der Umfang dieses Portfolios und der zunehmende Druck auf die finanziellen Ressourcen bieten eine Chance für Kanban-Enthusiasten, die der Regierung mehr Effizienz bieten können.
Die Herausforderungen verstehen
Doch trotz des Potenzials hat sich das Kanban-Management auf dem Bundesmarkt noch nicht durchgesetzt. Warum ist das so? In den fast 15 Jahren, in denen ich mich mit der Verwaltung von IT-Portfolios auf Bundesebene befasst habe, habe ich drei große Herausforderungen identifiziert, die es zu bewältigen gilt:
- Obwohl die Mechanik eines Kanban-Systems intuitiv ist, ist das Verständnis für die Notwendigkeit eines solchen Systems nicht so einfach;
- Einige sehen Kanban als eine Bedrohung für das mittlere Management; und
- Die Kanban-Metriken entsprechen nicht den Anforderungen der meisten Behörden an die Berichterstattung über die Einhaltung von Vorschriften und die Aufsicht.
Die erste Herausforderung, die darin besteht, der Regierung zu helfen, die Notwendigkeit von Kanban zu verstehen, ist eigentlich eine Anerkennung der Tatsache, dass die IT-Projektmanager des Bundes dieselbe Entwicklung durchlaufen müssen wie ihre Kollegen in der Privatwirtschaft, allerdings mit einer Reihe von entscheidenden Unterschieden. Erstens sind viele IT-Projektmanager des Bundes keine ausgebildeten IT-Experten. Oft sind sie auf einer "Headquarter-Tour", die für eine Beförderung in ihrem Bereich erforderlich ist. Dies führt zu einer Erfahrungslücke, da die hervorragenden Managementfähigkeiten, die viele leitende Regierungsmitarbeiter mitbringen, nicht mit einem fundierten IT-Wissen gepaart sind. Das Phänomen der "Headquarter-Tour" in Verbindung mit den politischen Zyklen führt auch zu einer relativ hohen Fluktuation, die die Fähigkeit der Führungskräfte, systemische Veränderungen vorzunehmen, beeinträchtigt. Und schließlich erschwert die Unfähigkeit, die Ergebnisse anhand ihrer Auswirkungen auf die Rentabilität zu messen, die Ermittlung der besten Praktiken. Letztendlich führen diese Faktoren zu einer verminderten Verantwortlichkeit für Ergebnisse.
Dieser Mangel an Erfahrung und Verantwortlichkeit zwingt viele IT-Projektmanager auf Bundesebene dazu, auf das zurückzugreifen, was intuitiv Sinn macht, und das ist etwas, was das traditionelle Entwicklungsmodell im Wasserfallstil hervorragend kann. Es erscheint sowohl logisch als auch klug, alle Anforderungen zu sammeln, bevor Sie mit der Entwicklung oder auch nur mit der nächsten Entwicklungsspirale beginnen. Es scheint sinnvoll zu sein, von Ihrem Entwicklungsteam Kosten-, Zeit- und Leistungsschätzungen zu verlangen und diese in MS Project zu verfolgen. IT-Fachleute aus der Privatwirtschaft, die in ihrem Fachgebiet ausgebildet und durch Profit motiviert sind, mussten sich erst durch SDLC, PMBOK, CMMI, SCRUM und Agile entwickeln, bevor sie verstanden, dass das, was intuitiv erschien, oft nicht hilfreich war. Es stimmt, dass die Eleganz von Kanban in seiner Einfachheit liegt, aber ein echtes Verständnis seiner Vorteile zeigt sich erst, wenn man eine Welt ohne Kanban gesehen hat.
Eine zweite Herausforderung bei der Einführung von Kanban auf dem föderalen Markt ist die gefühlte (oder tatsächliche!) Bedrohung, die es für das mittlere Management darstellt. Kanban ist erfolgreich, weil es die Organisation verflacht und jedem Teammitglied die Verantwortung für die Aufgabe überträgt. Wie sollen die mittleren Führungskräfte in einem solchen Szenario die verschiedenen Anforderungen priorisieren? Wie können sie bei deutlich verkürzten Entwicklungszyklen Feedback geben? Vor allem aber: Wie können sie Führung und Kontrolle demonstrieren, wenn ihr Gantt-Diagramm zeigt, dass Anforderungen, Entwicklung, Tests und Bereitstellung alle gleichzeitig stattfinden? Mittlere Führungskräfte, die nicht in der Lage oder bereit sind, kreativ darüber nachzudenken, wie sie einen Mehrwert schaffen können, empfinden Kanban oft als einschüchternd.
Die dritte Herausforderung bei der Einführung von Kanban auf dem Bundesmarkt ist die Tatsache, dass Kanban bei IT-Projekten ein gewisses Maß an Ungewissheit in Kauf nimmt, während die Aufsichtsfunktionen der meisten Behörden auf Vorhersehbarkeit ausgerichtet sind. So verlangt der Budgetierungsprozess, dass Meilensteine mindestens ein Jahr im Voraus an das White House Office of Management and Management OMB festgelegt und vierteljährlich darüber berichtet wird; während der Vertragsprozess so schwerfällig ist, dass es oft Monate dauert, bis ein Team zusammengestellt ist, das dann bis zu fünf Jahre im Amt sein kann, bevor es erneut ausgeschrieben wird. Bei IT-Projekten zeigt sich diese Tendenz zur Vorhersehbarkeit in den Metriken, mit denen der Erfolg einer Entwicklungsarbeit gemessen wird. Während Unternehmen des privaten Sektors Rentabilitäts- oder Cashflow-Kennzahlen wie NPV oder IRR verwenden, um die Kapitalrendite zu bestimmen, verwenden Behörden häufig Kennzahlen wie EVM , die Abweichungen von einem Basisplan beschreiben. Für Kanban-basierte Projekte ist es schwierig, in diesem Umfeld gut abzuschneiden, da das Fehlen eines Basisplans oft als Zeichen dafür gewertet wird, dass ein Projekt desorganisiert ist, und nicht als Tatsache, dass es auf dem neuesten Stand der Managementpraktiken arbeitet.
Der Weg in die Zukunft
Zum Glück ist noch nicht alles verloren. Mit ein wenig Kreativität ist es möglich, die bewährten Kanban-Praktiken auf dem Bundesmarkt einzuführen.
Erstens: verkaufen, was sie kennen. Der Vorteil der Zusammenarbeit mit IT-Projektmanagern auf Bundesebene, die ihre Karriere vielleicht in einer ganz anderen Branche begonnen haben, besteht darin, dass sie sich oft nicht um die theologischen Kämpfe kümmern, die innerhalb der IT-Community stattfinden. Wenn Sie versuchen, mit Kanban als Alleinstellungsmerkmal in den Regierungsmarkt einzutreten, werden Sie wahrscheinlich einen kalten Empfang erleben. Sie haben noch nie davon gehört. Es ist ihnen egal. Sie werden fragen: "Ist das nicht wie bei Agile, was nur eine Art zu sagen ist, dass Sie keine Anforderungen entwickeln wollen?" Wenn Sie jedoch mit verbesserten EVM-Ergebnissen aufwarten (weil Kanban Ihnen hilft, das Budget zu unterschreiten und dem Zeitplan voraus zu sein), dann sprechen Sie bereits eine Sprache, die man kennt und zu schätzen weiß.
Zweitens: liefert, was sie brauchen. Eine der größten Herausforderungen für IT-Projekte in der Regierung ist es, gute Nachrichten zu verbreiten, gerade weil sie den ROI nicht auf eine Weise messen, die für die Menschen nachvollziehbar ist. Kanban kann mit seinen Metriken helfen. Sprechen Sie über die Reaktionsfähigkeit gegenüber Kunden, gemessen an der Zeit, die für die Behebung von Fehlern oder das Hinzufügen neuer Funktionen benötigt wird. Sprechen Sie darüber, wie schnell die Anforderungen erfüllt und in die Produktion überführt werden, im Vergleich zu traditionellen Wasserfallprojekten, bei denen alle Anforderungen am Ende auf einmal in Betrieb genommen werden. Den meisten Agenturen fällt es schwer, Erfolg zu zeigen. Der Ansatz der schnellen Markteinführung von Kanban kann bei dieser Herausforderung helfen.
Schließlich kommt ihnen auf halbem Weg entgegen. Kanban-Enthusiasten werden Ihnen sagen, dass Gantt-Diagramme und Schätzungen nichts weiter als eine Sammlung von Hoffnungen, Lügen und Träumen sind, aber für viele Manager sind sie eine Voraussetzung. Anstatt Ihre Zeit damit zu verschwenden, gegen den Bau dieser Gebäude zu kämpfen, sollten Sie Ihr politisches Kapital für einen späteren Zeitpunkt aufsparen. Legen Sie Meilensteine für wichtige Schritte fest - zum Beispiel in Abständen von 6 Monaten - aber verwalten Sie das Tagesgeschäft auf Ihrer Kanban-Tafel. Sie haben die Flexibilität, so zu bauen, wie es sinnvoll ist, und Ihr Chef kann Ihre Fortschritte so aufzeichnen, wie er es kann.
Die Bundesregierung ist notorisch langsam, wenn es darum geht, die aktuellsten Denkansätze im Bereich Organisationsdesign und Management zu übernehmen, aber sie ist auch unglaublich loyal gegenüber den Konzepten, die sie übernommen hat. In dem Maße, wie Kanban in der Privatwirtschaft an Bedeutung gewinnt und langsam in die Regierung einsickert, weil vorausschauende IT-Projektmanager es einführen, wird sich sicherlich eine kritische Masse innerhalb der Bundesregierung bilden. In der Zwischenzeit sind Enthusiasten am besten damit bedient, ihre Kunden geduldig darüber aufzuklären, wie Kanban funktioniert, und es kreativ anzuwenden, um die bestehenden Anforderungen an die organisatorische Kontrolle und Überwachung zu erfüllen.
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Rich ist der Präsident von Advenio Strategies, einer strategischen Beratungsfirma in Washington, DC. Er verfügt über fast 15 Jahre Erfahrung in der Entwicklung und Verwaltung von IT-Portfolios in der gesamten Bundesverwaltung, darunter im Verteidigungsministerium und beim FBI. Derzeit arbeitet er mit dem FBI zusammen, um das Bureau IT Knowledge Repository (BIKR) nach den Grundsätzen von Lean Kanban zu gestalten.
