In der heutigen von Technologie geprägten Welt streben viele Unternehmen danach, sich von der Konkurrenz abzuheben und so schnell wie möglich Ergebnisse aus ihren Bemühungen und Ideen zu erzielen. Es ist in Ordnung, wenn man sofortige Befriedigung will - unsere Kunden scheinen das zu erwarten - aber wie wir wissen, braucht alles Großartige seine Zeit. Aber selbst eine kleine Zeitersparnis bei unglaublich wertvollen Projekten kann großen Nutzen bringen. Wie können Sie das also zur Gewohnheit werden lassen? Einige Ideen und Prinzipien aus dem Bereich "Agile" versprechen, Sie dorthin zu bringen.
Was ist Agile?
Um die Anwendung von "Agile" auf das Portfoliomanagement zu erforschen, müssen wir mit der Frage beginnen, was Agile ist und warum es effektiv zur Wertsteigerung beiträgt. Ich werde einige der Konzepte verallgemeinern, die Sie wahrscheinlich bereits aus den agilen Entwicklungsmethoden kennen, und diese dann mit dem Portfoliomanagement verbinden.
Agil ist nicht gleichbedeutend mit Scrum oder Kanban. Scrum und Kanban (und andere) sind Methoden zur Anwendung agiler Prinzipien. Agile Prinzipien können auch auf andere Weise und für andere Zwecke angewendet werden.
Im Wesentlichen bedeutet agil einfach, dass Sie kontinuierlich Werte liefern - sei es für ein Produkt, ein Projekt oder, was am häufigsten der Fall ist, für die Softwareentwicklung. Sie können agile Prinzipien mit Scrum anwenden, aber Agile an sich ist nicht Scrum. Im Rahmen dieses Beitrags werden wir uns mit der agilen Vorgehensweise im Portfoliomanagement befassen.
Unabhängig von der "Agilität" an sich ist es für alle von Vorteil - für unser Unternehmen und für uns -, kontinuierlich und idealerweise schneller Werte zu liefern. Mit einem agilen Ansatz können wir das erreichen.
Klingt gut, aber wie funktioniert das? Im einfachsten Fall (und das sind die Grundprinzipien von Agile) läuft der Prozess wie folgt ab:
- Sie machen eine Liste mit den Dingen, die Sie tun möchten. Innerhalb eines Projekts werden das User Stories oder Epen sein. In einem Portfolio werden das die Projekte und Initiativen selbst sein.
- Berechnen Sie den geschäftlichen Wert eines jeden. Sie können dafür Ihre eigene Metrik verwenden, wie unsere Kunden es mit der "Scoring"-Funktion in Innotas tun, oder Sie können den Kapitalwert oder den ROI verwenden.
- Sie können ein wenig Arbeit leisten, um die wirklich großen Dinge in kleinere, überschaubarere Dinge zu zerlegen - die auch leichter zu schätzen und zu liefern sind
- Sie stapeln Ihre Artikel nach Geschäftswert
- Und dann fangen Sie an, die Liste abzuarbeiten, wobei Sie immer erst das abschließen, woran Sie gerade arbeiten, bevor Sie mit der nächsten Sache beginnen. Auf diese Weise arbeiten Sie immer an der wichtigsten Sache oder an den wenigen wichtigsten (wertvollsten) Dingen und liefern diese ab, bevor Sie an etwas weniger Wichtigem arbeiten.
- Dann durchlaufen Sie diese Schleife noch einmal, beginnend bei Schritt 1: Prüfen Sie Ihre Liste, ergänzen Sie sie um Ergänzungen, die sich aufgrund von Änderungen im Geschäftsumfeld oder aufgrund neuer Ideen ergeben haben, vergewissern Sie sich, dass der Geschäftswert korrekt ist, und ordnen Sie die Liste ggf. nach Wert neu. Beginnen Sie dann mit der Arbeit an der wichtigsten Sache und tun Sie sie, bis sie fertig ist. Dann wiederholen Sie.
Vorteile von Agile
Im Gegensatz zu seinem älteren Cousin 'Wasserfall' ist agil von Natur aus darauf ausgelegt, sich schnell an Veränderungen anzupassen. In einer sich schnell verändernden Umgebung kann dies den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen. Egal, wie gut das Projekt ausgeführt wurde, wenn Veränderungen in der Umgebung dazu führen, dass es das falsche Projekt ist, sollten Sie nicht mehr daran arbeiten. Das ist ziemlich wichtig, wenn Sie versuchen, das Risiko zu minimieren und mehr Qualitätsprojekte zu liefern. Verstehen Sie mich nicht falsch, die Wasserfallplanung hat ihren Platz bei Projekten, die nicht viel Risiko bergen und deren Schritte gut nachvollziehbar sind - wie der Bau eines Hauses in einer Parzelle, aber nicht die Entwicklung neuer Geschäftssoftwareanwendungen.
Es ist ziemlich einfach zu erkennen, wie diese "agile Schleife" auf ein einzelnes Entwicklungsprojekt angewendet werden kann. Aber wie können wir denselben Ansatz auf das Projektportfolio anwenden - die Gesamtheit aller Projekte, die Sie im nächsten Quartal oder Jahr oder in den nächsten fünf Jahren durchführen werden?
Es ist sehr ähnlich:
- Sie ermitteln den Geschäftswert Ihrer Liste von Kandidatenprojekten
- Sie können die Projekte unterteilen, wenn sie sehr groß sind.
- Sie ordnen die Liste nach Geschäftswert
- Sie arbeiten zuerst an den wichtigsten Punkten
- Überprüfen Sie den Fortschritt häufig und ändern Sie die Rangfolge der Projekte, falls nötig.
- Wiederholen Sie ab Schritt 1
Es kann natürlich sein, dass Sie mehrere Teams haben, die gleichzeitig an mehreren Projekten arbeiten. Aber die Idee hinter Agile ist, dass sie an den Projekten arbeiten, die den größten Geschäftswert liefern (oder erhalten). Und sie werden die Projekte, die weniger mit dem Geschäftswert übereinstimmen, auf später (oder nie) verschieben. Dies ist das Agile Portfolio Management. Und es ist anders - wenn auch verwandt - mit dem agilen Projektmanagement.
Das Beste aus beiden Welten
Agiles Portfoliomanagement geht nicht von heute auf morgen, also müssen Sie es dort einbauen, wo es notwendig ist. Wenn Ihr Unternehmen bereits Projekte mit agilen Methoden verwaltet, besteht der nächste Schritt oft darin, die Aufgabendaten aus Ihrem agilen Tool in ein anderes Tool - wie Innotas - zu übertragen, mit dem Sie Informationen auf Managementebene über Ihre Projekte hinweg zusammenfassen können, so dass Sie den Status Ihres Portfolios als Ganzes sehen und verfolgen können. Wenn Ihr Unternehmen auch für Wasserfallprojekte zuständig ist, können Sie diese im selben System verwalten und Entscheidungen auf der Grundlage des gesamten Portfolios treffen.
Zusammengefasst
Das Wichtigste, was Sie sich bei der agilen Vorgehensweise merken sollten, ist das Ziel der kontinuierlichen und häufigen Lieferung von Geschäftswerten, die Konzentration auf den Geschäftswert als Ihre wichtigste Kennzahl und die Bereitschaft, Veränderungen so anzunehmen, dass Sie im Laufe der Zeit kontinuierlich mehr Wert liefern. Agile ist ein Ansatz, keine Methodik per se (obwohl Methodiken hilfreich sein können). Außerdem kann jeder agil arbeiten - es geht nur darum, der Lieferung von Geschäftswerten Vorrang vor der Effizienz zu geben und daran zu arbeiten, diese Werte so schnell wie möglich zu liefern. Es spielt keine Rolle, welche Methodik Sie verwenden, solange sie mit diesen Prinzipien übereinstimmt.
Und schließlich ist das Ziel - und was Sie erreichen werden -, schneller mehr Wert zu liefern und gleichzeitig auf Veränderungen zu reagieren. Tools und Prozesse können Ihnen den Übergang zu diesem Ansatz erleichtern.
