Ihr Kick-off-Meeting ist die beste Gelegenheit für Projektmanager, den richtigen Ton für die kommenden Wochen und Monate anzugeben. Es gibt keine Budget- oder Terminplanungsprobleme (zumindest im Moment) und keine Änderungsaufträge, die zu Spannungen oder Verwirrung führen könnten. Das Projektteam von und andere Beteiligte freuen sich auf den Beginn des Projekts und hören aufmerksam auf jedes Ihrer Worte.
Der beste Weg, Ihr Projekt auf den richtigen Kurs zu bringen, besteht darin, mit einer soliden Tagesordnung zu Ihrem Kick-off-Meeting zu kommen und die Informationen, die Ihr Team benötigt, klar zu kommunizieren. Die im Folgenden beschriebenen Elemente können Ihnen dabei helfen, einen Rahmen zu schaffen, der jedes Projekt-Kick-Off-Meeting zu einem Erfolg macht.
1. Einführungen
Vor allem auf Unternehmensebene sind an Projekten oft mehrere Unternehmen, Geschäftsbereiche und Abteilungen beteiligt, so dass Sie sich nicht darauf verlassen können, dass sich alle im Voraus kennen. Wenn Sie sich beim Kick-off-Meeting kurz Zeit nehmen, um jede Person vorzustellen, können Sie den Raum entspannen und eine kooperative Atmosphäre schaffen, zumal an diesem Meeting fast alle Projektbeteiligten teilnehmen werden.
2. Zusammenfassung
Sie können sich auch nicht darauf verlassen, dass alle Anwesenden mit dem Projekt im Voraus vertraut sind. Führungskräfte, die an der Besprechung teilnehmen, haben wahrscheinlich zu viele andere Dinge zu tun, und Sie haben vielleicht auch neue Teammitglieder, die zum ersten Mal von dem Projekt erfahren. Nehmen Sie sich zu Beginn des Treffens ein paar Minuten Zeit, um den Business Case für das Projekt und die allgemeinen Ziele, die es erfüllen soll, zusammenzufassen.
3. Umfang und Ergebnisse
Alle Tagesordnungspunkte Ihres Kick-Off-Meetings sollten auf einer hohen Ebene angesiedelt sein, aber wenn Sie in die Details gehen wollen, ist dies der richtige Ort dafür. Vergewissern Sie sich, dass jeder versteht, was für das Projekt in und out of scope ist und welche Ergebnisse das Projektteam am Ende liefern soll.
4. Rollen und Verantwortlichkeiten
Sobald Sie die Projektziele und -ergebnisse festgelegt haben, identifizieren Sie jede Gruppe, jedes Team oder jede Einzelperson, die an dem Projekt arbeiten (oder es überwachen) wird, und geben Sie eine kurze Beschreibung ihrer Aufgaben in jeder Projektphase. Wenn jeder weiß, was von ihm erwartet wird, müssen Sie später keine Zeit damit verbringen, unnötige Check-in-E-Mails zu beantworten.
5. Zeitleisten
Ein Kick-Off-Meeting ist in der Regel nicht der richtige Zeitpunkt, um sich mit konkreten Terminen oder Aufgaben zu befassen, aber es ist wichtig, den übergeordneten Projektzeitplan mitzuteilen, einschließlich aller Meilensteine oder Entscheidungspunkte, an denen Sie zustimmen oder ablehnen können.
6. Kommunikation und Besprechungspläne
Bevor Sie Ihre Besprechung beenden, sollten Sie Ihren Stakeholdern einige Details zu den Kommunikationskanälen, den Besprechungsplänen und der Projektmanagementtechnologie mitteilen, die Sie zur Verwaltung des Projekts einsetzen werden. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Links, Telefonnummern oder andere Details angeben, die das Projektteam benötigt, um an Meetings teilzunehmen oder auf Projektinformationen zuzugreifen.
Wenn Sie auf dem Weg dorthin Hilfe benötigen, können die innovativen Projektmanagementlösungen von Planview AdaptiveWork Ihnen helfen, Ihre Projekte vom Kick-off-Meeting bis zur abschließenden Nachbereitung zum Erfolg zu führen.
