Ihr Unternehmen wandelt sich. Vielleicht sind Sie Teil eines neu gegründeten Projektmanagementbüros (PMO). Vielleicht sind Sie aber auch ein langjähriger PMO-Leiter und möchten Ihre Fähigkeiten verfeinern. Sie sind mutig und bereit, die vor Ihnen liegenden Herausforderungen bei der Entwicklung von Prozessen und Governance anzuführen. Aber sie haben Ihnen ein Buttermesser für die sprichwörtliche "Schlacht" gegeben, um den feuerspeienden Drachen zu erschlagen.
Als PMO-Leiter sind Sie für die Zentralisierung von Projekten in einem einzigen Portfolio, die Einführung von Governance und Prozessen sowie die Priorisierung von Projekten auf der Grundlage strategischer Ziele verantwortlich - aber Sie verfügen nicht über die notwendigen Werkzeuge, um den Prozess effektiv durchzuführen. Und es gibt sogar noch mehr Komplexität... Sie verwalten nicht wirklich die Menschen, die die Arbeit erledigen - Sie verwalten nur die Prozesse, um Effizienz und Wiederholbarkeit zu gewährleisten und die Ergebnisse zu erzielen, die Ihr Unternehmen benötigt.
Und was machen Sie?
Dies ist eine Sammlung von Tipps, die Ihnen helfen, Ihre Fähigkeiten zu verbessern, Risiken zu minimieren und Herausforderungen zu meistern, um Ihr neu gegründetes PMO voranzubringen.
Fünf zu kultivierende Eigenschaften
- Seien Sie proaktiv - Sehen Sie einen Fehler und suchen Sie nach Möglichkeiten, ihn zu beheben. Ergreifen Sie die Initiative zur Zentralisierung von Informationen, zur Standardisierung von Prozessen und zur Priorisierung der Arbeit. Erhalten Sie alle Projekt- und Planinformationen an einem Ort. Die Notwendigkeit, Informationen in einem skalierbaren Format zu zentralisieren, wird in Zukunft dazu beitragen, ein besseres technologisches Instrument zu entwickeln.
- Seien Sie zielorientiert - Setzen Sie sich realistische, kurzfristige Ziele, um die Reife zu fördern. Konzentrieren Sie Ihre Bemühungen darauf, Ihre Organisation von Stufe Eins (ermächtigtes Chaos) auf Stufe Zwei (organisiert und konsistent) zu bringen. Erstellen Sie einen Plan, der Sie ans Ziel bringt. Sobald Ihr Plan feststeht, nutzen Sie eine Projektmanagementlösung, um sicherzustellen, dass Projekte und Prozesse standardisiert, nach Prioritäten geordnet und auf die allgemeine Geschäftsstrategie abgestimmt sind.
- Kommunizieren Sie häufig - Reagieren Sie bei der Kommunikation über Projekte nicht. Halten Sie alle Beteiligten auf dem Laufenden, indem Sie ihnen die Möglichkeit geben, in Zeiten der Veränderung Entscheidungen zu treffen und sich über den Projektstatus zu informieren. Denken Sie jedoch daran, immer wieder an die Berichts- und Kommunikationsbedürfnisse Ihres Unternehmens und Ihrer Führungskräfte zu appellieren, um sicherzustellen, dass sich die Mitarbeiter auf die richtigen Projekte konzentrieren.
- Seien Sie datenbewusst - Ihr Erfolg hängt jetzt davon ab, dass Ihre Stakeholder die von Ihnen bereitgestellten Informationen wertschätzen. Erstellen Sie Ihren Schlachtplan und legen Sie die Metriken und KPIs fest, die Ihr PMO auf dem Weg zur Erreichung der strategischen Ziele des Unternehmens voranbringen werden. Überlegen Sie, welche Funktionen Ihr Projektmanagement-Tool unterstützen kann, und legen Sie fest, welche Metriken wichtig sind und dem Unternehmen den richtigen Überblick über Zustand, Risiko und Status bieten. Beispiele für KPIs sind die ordnungsgemäße Nutzung von Ressourcen, Risikomanagement, Budgetüberwachung und Finanzen.
- Gehen Sie mit gutem Beispiel voran - Sie leiten Projekte, an denen Ihre wertvollste Ressource beteiligt ist - die Menschen. Die Akzeptanz der Teammitglieder ist entscheidend für den Erfolg. Die Zustimmung der Geschäftsleitung ist in der Regel eine Selbstverständlichkeit. Aber es kann schwierig sein, die Zustimmung derjenigen zu erhalten, die die Arbeit tatsächlich "erledigen" (und die nicht immer den Wert der Standardisierung sehen). Helfen Sie ihnen zu verstehen, warum ihre Arbeit für das Projekt wichtig ist, erleichtern Sie ihnen die Verwaltung und Ausführung ihrer Aufgaben und feiern Sie ihre Beiträge.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Projektportfoliomanagement Ihnen helfen kann, ein erfolgreiches PMO zu leiten, besuchen Sie die Workshop-Reihe , in der es darum geht, wie Sie Ihr PMO in Hochgeschwindigkeit betreiben können.
