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Projektmanager haben alle Hände voll zu tun. Bei so vielen Projekten, die gleichzeitig laufen, kann es schwierig sein, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und die verschiedenen Ressourcen zu koordinieren, die benötigt werden, um jedes Projekt reibungslos voranzutreiben. Wenn ihnen der Überblick über die einzelnen Projekte fehlt, setzen Manager häufig Prioritäten für Projekte, die keinen Wert für ihr Unternehmen darstellen, weil sie nicht wissen, welche Projekte für das Endergebnis des Unternehmens am wichtigsten sind.
Das Projektportfoliomanagement (PPM) kann über den Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens entscheiden. Mit dem richtigen PPM-Ansatz können Unternehmen ihre Effizienz steigern, Prioritäten besser setzen, bessere Ergebnisse erzielen, die Rentabilität erhöhen und die Kontrolle über ihr Portfolio zurückgewinnen.
Die falsche Herangehensweise kann jedoch ziemlich katastrophal sein. Projekte können das Budget überschreiten, es können falsche Entscheidungen getroffen werden, Mitarbeiter können verärgert werden und die Ergebnisse können suboptimal sein.
Um Projektmanagern die Sichtbarkeit und die Echtzeitdaten zu geben, die sie benötigen, um die Rentabilität zu maximieren und sicherzustellen, dass die Dinge im Zeitplan bleiben, sind in den letzten Jahren PPM-Lösungen entstanden.
Diese Tools bieten robuste Projektmanagement-Funktionen, einschließlich Portfoliomanagement, Projektaufnahme, Ressourcenmanagement und Ausführung. Insgesamt helfen diese Funktionen Unternehmen, ihren ROI zu steigern und Kosten zu senken, während sie gleichzeitig einen besseren Einblick in ihr Geschäft erhalten.
Die Herausforderungen des Projektportfolio-Managements für Unternehmen
Es kommt häufig vor, dass ein Projektmanager drei, fünf oder sogar zehn Projekte gleichzeitig bearbeitet. Für einige dieser Projekte werden dieselben Ressourcen benötigt - sei es Personal, Technologie oder Vermögenswerte. Einige von ihnen sind geschäftskritisch, andere werden aus gutem Willen gemacht und wieder andere, weil niemand weiß, wie verschwenderisch sie eigentlich sind.
Wenn Sie diese Kakophonie von Informationen nicht durchschauen, kann dies zu ernsthaften Problemen für Ihr gesamtes Portfolio führen, einschließlich dieser vier:
1. Falsch verwaltete Zeitleisten
Ohne ausreichenden Einblick in Ihre Projekte ist es für Projektmanager unmöglich zu wissen, ob sie ausgelastet sind, die richtigen Ressourcen zugewiesen haben oder die richtigen Meilensteine geplant haben, um die Fristen einzuhalten.
Ein kritischer Mitarbeiter könnte zum Beispiel vier Projekte auf seinem Teller haben, die alle gleichzeitig fällig sind. Die besten PMs können zwar mit mehreren Projekten gleichzeitig jonglieren, aber der Tag hat nur eine begrenzte Anzahl von Stunden.
Im besten Fall wird Ihr Team die Arbeit nur erledigen, aber nicht sein volles Potenzial ausschöpfen. Im schlimmsten Fall können Engpässe zu verspäteten Startzeiten oder nicht eingehaltenen Fristen führen.
2. Projekte, die das Budget überschreiten
Wenn Sie keinen tiefen Einblick in Ihr Projektportfolio haben, ist es schwierig, den Überblick darüber zu behalten, wohin das Geld fließt. Allzu oft überschreiten Projekte das Budget. Je nachdem, wie viel und wie oft dies geschieht, kann sich dies enorm negativ auf das Endergebnis auswirken - was unter anderem zu einer geringeren Rentabilität, weniger Ressourcen und unzufriedenen Aktionären und Investoren führt.
Das Risiko eines schlechten PPM ist eine geringere Rendite als erwartet. Für Projektmanager ist es schwierig, Budgetbeschränkungen und Risiken auf der Ebene der einzelnen Projekte und der Ressourcen zu erkennen, für die Geschäftsleitung ist es schwierig, aber das muss es nicht sein.
3. Überlastete und gestresste Mitarbeiter
Da die projektspezifischen Daten überall verstreut sind, sind die Mitarbeiter gezwungen, von Plattform zu Plattform zu hüpfen und mit jeder Person zu sprechen, die an dem jeweiligen Projekt beteiligt ist, nur um zu wissen, wie die Dinge vorangehen. Um sicherzustellen, dass die Fristen eingehalten und die Ziele erreicht werden, müssen diese Daten überwacht werden.
Doch im heutigen Zeitalter der sofortigen Befriedigung und der Echtzeit-Erwartungen lässt dieser altmodische Ansatz viel zu wünschen übrig. Niemand möchte seine Zeit damit verbringen, von einer Plattform zur nächsten zu wechseln, wenn er weiß, dass er - im heutigen modernen Zeitalter - alles an einem zentralen Ort über ein Echtzeit-Dashboard sehen sollte.
4. Schlechte Entscheidungen
Wenn Sie keinen umfassenden Überblick über alle Projekte in Ihrem Portfolio haben, ist es unmöglich, die besten Entscheidungen zu treffen. Einige Projekte können riesige Summen einbringen, während andere Zeit und Ressourcen verschlingen. Ohne die richtigen Daten könnten Projektmanager versehentlich beschließen, mehr Ressourcen für ein weniger profitables Projekt einzusetzen, während ein wichtiges Projekt auf der Kippe steht.
Die obige Liste ist keineswegs erschöpfend. Diese Herausforderungen im Projektportfoliomanagement können jedoch verheerende Folgen haben.
Wie PPM-Lösungen diese Probleme lösen
Unternehmen setzen zunehmend auf moderne PPM-Lösungen, um diese und andere Herausforderungen zu meistern.
Mit der richtigen PPM-Plattform können Projektmanager den Zeitplan dank verbesserter Transparenz und Echtzeit-Planungstools durchgängig beschleunigen. Dieser Einblick hilft, die Kosten beträchtlich zu senken, da er den Projektmanagern Klarheit über die Ausgaben verschafft - und auch darüber, welche Projekte wertvoll sind und welche weniger Priorität haben.
Darüber hinaus erhöhen PPM-Tools die Produktivität der Mitarbeiter, da sie nicht mehr zwischen verschiedenen Plattformen wechseln müssen, um die benötigten Informationen zu finden. Dank der Automatisierung wird alles an einen Ort geschickt. Das macht die Arbeit der Mitarbeiter leichter, was die Moral steigert.
PPM-Lösungen helfen Unternehmen auch, bessere Entscheidungen zu treffen. Wenn Sie sich auf Projekte mit hoher Priorität konzentrieren, ist es für Projektmanager einfacher, die Ressourcen zu erhalten, die sie benötigen, um sicherzustellen, dass die Dinge pünktlich und auf die richtige Weise erledigt werden. Darüber hinaus verbessern robuste Analysetools für die Berichterstattung die Ausrichtung der Organisation, was es einfacher macht, frühere Erfolge zu wiederholen.
PPM Business Software für moderne Unternehmen
Wenn Sie nach einem besseren Ansatz für das Projektportfoliomanagement suchen, kann Changepoint Project Portfolio Management (daptiv) Ihrem Unternehmen zu besseren Ergebnissen verhelfen.
Mit Changepoint PPM erzielen Sie schnell einen geschäftlichen Nutzen, während Sie gleichzeitig den Einblick in Ihre Abläufe verbessern und Ihre PPM-Strategie ausbauen. Die anpassungsfähige Plattform ermöglicht es Ihnen, verschiedene Arten von Arbeit zu überwachen und zu verwalten, darunter Wasserfall, Agile und Lean. Ein zusätzlicher Bonus ist, dass Sie sich keine Gedanken über IT-Kopfschmerzen oder umfangreiche Programmierarbeiten machen müssen, um die Plattform an Ihre Bedürfnisse anzupassen.
Wenn Sie das alles zusammenzählen, ist das die Eintrittskarte zu einem effizienteren Unternehmen - einem Unternehmen, das Kunden, Mitarbeiter und Aktionäre gleichermaßen erfreut.
