Varför du behöver en praktikgemenskap

Redaktörens anmärkning: I den ursprungliga versionen av det här inlägget använde vi termen Center of Excellence för att beskriva en grupp människor som har åtagit sig att lära sig och lära ut Lean- och Kanban-metoder i sina team. Efter flera engagerande diskussioner med interna och externa tankeledare kom vi överens om att termen Community of Practice bättre representerade det koncept vi ville uppmuntra: en växande, utvecklande och inkluderande gemenskap av människor inom en organisation som är engagerade i att lära sig, experimentera och ständigt förbättra sin Lean- och Kanban-praxis.

I våra erfarenheter av att arbeta med team runt om i världen, i olika branscher och med olika mål, har vi funnit en sak som är sann: Att utveckla en community of practice är avgörande för att få en hållbar användning av inte bara vår produkt utan även av ett Kanban-initiativ som ständigt utvecklas.

Detta är inget nytt koncept; du kanske har spelat rollen som "community of practice" i ditt team eller på din avdelning utan att inse det. Ofta bildas gemenskapen organiskt, utifrån en önskan att på ett hållbart sätt implementera och praktisera Lean och Kanban på ett konsekvent sätt i ett team, en avdelning eller en organisation. Om du inte känner till konceptet kan du läsa vidare för att få veta varför vi starkt förespråkar Communities of Practice som en del av en effektiv Lean- och Kanban-implementering.

Vad är en praxisgemenskap?

En community of practice är en grupp människor som vill dela med sig av sina kunskaper. Denna grupp är ansvarig för att skapa och organisera forum och fatta beslut om utbildning av nya användare.

Det första steget mot att skapa en praxisgemenskap är att identifiera och organisera gruppmedlemmarna, kommunicera förväntningar och börja etablera processer för hur gruppen på bästa sätt ska stödja användarna.

Vem bör ingå i laget?

När ditt team börjar starta kan det vara svårt att avgöra vem som är bäst lämpad att ingå i din community of practice. Lyckligtvis är det intuitivt att praktisera Lean och Kanban med Planview AgilePlace, så det krävs ingen teknisk expertis för att bli medlem i en community of practice. Det enda som krävs är ett engagemang för att lära sig, växa och dela med sig av kunskap till hela teamet på ett tydligt och organiserat sätt. Använd dessa frågor för att avgöra vem som ska ingå:

Vem i ditt team ansvarar för att arbetet kommer in och ut?
Har ni en systemansvarig som hanterar de olika verktygen som teamet använder?
Har ni en projektledare som övervakar prioriteringen av arbetet för ett team?

Om du har svarat ja på någon av de här rollerna är det bara att gratulera! Du är den perfekta kandidaten för teamets community of practice.

Praktikgemenskapens ansvarsområden

Nu när du vet vilka som ska ingå i denna grupp av superanvändare är det viktigt att förstå det ansvar som följer med medlemskapet. Som medlem i den här supergruppen måste du vara administratör, skapare av forum eller chef för att kunna styra och hantera forum och användare. Du hittar mer information om dessa användarinställningar här: användaråtkomstroller.

Förutom den typ av åtkomst som du har, är några av de viktigaste ansvarsområdena för en community of practice att utbilda nya användare om systemet, skapa och implementera rutiner för att använda produkten och skapa ett internt supportsystem. Med internt stödsystem menar vi ett ställe dit användarna vet att de kan vända sig för att få svar på enkla frågor, till exempel:

Hur ändrar jag mitt lösenord?
Hur får jag tillgång till en styrelse?
Hur skapar jag ett kort?
Hur kan jag redigera styrelsens layout?

Utbildningsmöjligheter

Om du är intresserad av att bli en del av en community of practice rekommenderar vi starkt att du deltar i Planviews AgilePlace- och Lean/Kanban-utbildning. Läs mer om fördelarna med utbildning i detta inlägg på .

Vi rekommenderar följande utbildningsmöjligheter på för team som precis har börjat:

Planview AgilePlace användarutbildning: Denna interaktiva kurs ger en grundläggande utbildning i hur man använder vårt verktyg.
Utbildning i styrelseanalys: Den här kursen omfattar alla rapporter som finns tillgängliga i Planview AgilePlace-applikationen.
Utbildning i Kanban Essentials: Den här privata kursen ger en introduktion till Kanban-metoden och hur den kan användas för att förbättra flödet av värdeskapande i en organisation.
Kontorstid: Under dessa kostnadsfria veckosessioner är våra experter tillgängliga för att svara på frågor, lära ut och förstärka Lean- och Kanban-koncept och vägleda dig genom de utmaningar som ditt team kan ställas inför. Läs mer om kontorstid här.

Läs mer om utbildningsmöjligheter på vår sida Utbildning.

Engagemang och resultat

Att skapa en community of practice och vara en resurs för ditt team kan låta som ett stort tidsåtgång. I allmänhet beror detta på komplexiteten hos din övergripande Planview AgilePlace-miljö (antal styrelser som exempel), antalet användare, distribution av avancerade funktioner och funktionalitet.

Det kommer att krävas en del tid och underhåll, särskilt på framsidan. Vi rekommenderar att du börjar smått och enkelt! Tänk också på ditt slutmål: Genom att göra "benarbetet" i början kommer den totala tiden som går åt till att utbilda nya team/användare att bli mindre och mindre i takt med att du blir mer organiserad i hur du hanterar detta system.

Kom ihåg målet: ständiga förbättringar

Tänk på varför du började använda Planview AgilePlace: Du hade mål som du ville uppnå och utmaningar som du ville övervinna. Du har hört berättelser om hur Planview AgilePlace har hjälpt team som ditt team att spara tid, pengar och energi samtidigt som de har fått en synlighet och transparens som de aldrig hade kunnat föreställa sig.

Genom att skapa en community of practice kan ditt team praktisera kontinuerlig förbättring på ett metodiskt och hållbart sätt. Det kommer också att ge dig struktur och konsekvens för att inte bara ta itu med dina nuvarande utmaningar, utan även med framtida utmaningar som du kan ställas inför på ett hälsosamt och produktivt sätt.