Konsekvenser av projektförskjutning
Kalla det scope creep, drift eller shift. Oavsett vad vi kallar det är det inte bra och det anges ofta som en viktig orsak till att projekt misslyckas. I sin rapport 2018 Pulse of the Profession beskriver Project Management Institute detta fenomen som en okontrollerad utvidgning av produkt- eller projektomfånget utan anpassning till tid, kostnad och resurser.
PMI:s undersökning visade att 52 % av PM:arna upplevde scope creep eller okontrollerade ändringar av projektets omfattning och, vilket inte är överraskande, listade "förändring av organisationens prioriteringar", "förändring av projektmål" och "felaktig kravinsamling" som de främsta orsakerna till att ett projekt misslyckades. Allt detta bidrar till okontrollerat "scope creep".
Faktorer att ta hänsyn till
Låt oss titta på några av orsakerna till varför projektdrift eller krypning är så utbredd och vad man kan göra åt det:
- När en projektportfölj blir för stor blir resurserna alltför tunna. Korrekt fördelning och matchning av resurser är avgörande för att projektet ska lyckas. Att bara kasta mer resurser på ett problem löser oftast inte problemet.
- Ett överdrivet beroende av vissa nyckelpersoner kan leda till projektproblem. Detta beroende av nyckelexperter leder till bristande projektflexibilitet och begränsat samarbete.
- Det är viktigt att ställa realistiska förväntningar på projekten redan på de tidigaste planeringsstadierna. KPI:er och andra mätvärden väljs ofta ut på ett sätt som verkar olämpligt eller slumpmässigt, både internt och av kunderna. Detta kan vara en källa till att omfattningen av projektet förändras.
- Förtroende - eller brist på förtroende - är ofta en orsak till att ett projekt glider iväg. Anställda har en oförmåga att tala sanning till makten, t.ex. till kunder eller chefer i högsta ledningen. Detta leder till en oförmåga att vara öppen och ärlig när man rapporterar till överordnade som, med eller utan anledning, tror att gruppmedlemmarna inte vill höra om problem, utan bara om lösningar.
- I en relaterad fråga har många chefer på C-nivå inte en realistisk bild av den verkliga affärsberedskapen och av att kräva perfektion, vilket kan leda till att projektteamet utsätts för alltför stor press.
Hur man förebygger det
De flesta experter är överens om att tillräckligt med tid måste ägnas åt planering och vad ett projekt ska uppnå och vad det inte ska uppnå. En viss tidsmässig flexibilitet och medel för oförutsedda utgifter bör byggas in i projekten för att kunna ta hänsyn till de "oväntade" krav som oundvikligen dyker upp mitt i projektet.
Även Waterfall-projekt kan delas upp i mindre bitar - i likhet med den agila metoden - där djupgående planering i mindre skala förhoppningsvis kommer att resultera i en mer exakt definition av omfattningen.
Vi talade nyligen med CIO:n för ett globalt teknikföretag och fick veta hur företaget använder globala mallar för att öka stabiliteten i PM-kulturen över hela världen och för att bättre anpassa team som befinner sig långt ifrån varandra. Den pågående kampen mellan verksamheten och IT är något som CIO arbetade hårt för att lösa. Det var viktigt för ett smidigt samarbete att lära känna de globala teamens arbetsstilar och föredragna kommunikationssätt.
Drift och krypning kan minimeras genom att man lägger mer tid på att i förväg ta reda på hur stor risk ett projekt innebär. Se till att du kastar ditt nät brett för att försäkra dig om att du har täckt alla dina behov. Tala med alla intressenter i det inledande planeringsskedet. Gå så långt som till att anordna sessioner med slutanvändare och försök att använda deras insikter för att eliminera risker.
Ett sista ord
Omfattningsavvikelse kan vara förödande för ett projekt om den inte kontrolleras. Förfrågningar från kunder och andra intressenter om ändringar eller ytterligare funktioner måste rapporteras i realtid och hanteras lika snabbt. PM och teammedlemmarna måste snabbt arbeta för att förstå avsikten eller behovet av ändringen, diskutera konsekvenserna med kunden - varje ändring kostar tid och budget - och när ändringen väl är godkänd måste den spåras och hanteras med hjälp av PPM-programvara som stöder sömlöst samarbete och 360-graders realtidsöversikter av projektstatus.
