I det här inlägget visar vi hur du utför ett projekt.
Du har startat ditt projekt, skapat en djupgående plan och fått intressenterna att köpa in dig. Nu är det dags att genomföra. Enkelt nog, eller hur?
Men som alla PMO:er vet är projektgenomförandet det mest utmanande steget i projektets livscykel, och det har bara blivit svårare i en värld av hybrid- och distansarbete.
Alltför ofta bryts kommunikationen, flaskhalsar uppstår och tidsfrister missas.
Men det behöver inte vara så här. I den här guiden beskriver vi exakt hur du utför ett projekt på flera avdelningar för att förbättra effektiviteten och uppnå resultat.
What Is Project Execution?
Projektgenomförandet är den tredje fasen i projektets livscykel, strax efter initiering och planering. Det är när du omsätter din noggrant utarbetade plan i handling genom att:
- Fastställande av milstolpar
- Indelning av arbetet i leveranser och uppgifter
- Tilldelning av arbete mellan olika grupper
- Upprätta arbetsflöden, processer och kommunikationsmönster.
- Övervakning av projektets framsteg i olika team och ingripande när problem uppstår.
Det är mycket att hantera, men om du implementerar bästa praxis för att förbättra synligheten och samarbetet kan det göra stor skillnad. Låt oss undersöka hur man genomför ett projekt mellan avdelningar.
Hur man genomför ett projekt på flera avdelningar
Det kan vara överväldigande att påbörja genomförandeprocessen, särskilt när man måste jonglera med intressenternas och teamets behov.
Vi har beskrivit 7 viktiga steg som hjälper dig att genomföra ett projekt på flera avdelningar på ett smidigt sätt.
1. Hantera förväntningar
För att framgångsrikt styra ditt projekt genom genomförandefasen måste du hantera intressenternas förväntningar under hela projektet.
Det innebär att du måste beskriva projektets omfattning, budget och resurskapacitet och hitta sätt att förstärka dem regelbundet.
Många av oss kämpar med kravkaos - en kultur där man aldrig säger nej, särskilt inte till externa intressenter. Om du lär dig att hantera detta kommer det att göra stor skillnad när det gäller att nå deadlines och mål.
Sätt tidigt upp förväntningar med intressenterna om hur ofta du kommer att kommunicera, hur snabbt du kommer att svara på ändringsförfrågningar och hur du motiverar varför du accepterar eller förkastar dem.
Använd data från tidigare och pågående projekt för att förklara dina beslut. Rätt lösning för projektportföljhantering (PPM) hjälper dig att göra detta - inbyggda funktioner och egenskaper kommer att omsluta dina arbetsflöden och processer för att stödja dig när du hanterar förväntningar.
2. Hantera resurskapaciteten
Alltför ofta står kapacitetsbegränsningar i vägen för att leverera en projektplan. Därför är det viktigt att lyckas matcha projektets arbetsbelastning med dina befintliga resurser. För att kunna göra det måste du ha en tydlig siktlinje till din resurskapacitet.
Med en effektiv PPM-lösning får du bättre insyn i dina resurser. På så sätt blir det lättare att skapa realistiska tidsramar och tilldela arbetet till den gruppmedlem som har rätt kompetens för uppgiften.
Rapporter och instrumentpaneler kan visa vilka leveranser och uppgifter som behöver uppmärksammas av personalen. De ger framåtblickande information om var det kommer att uppstå kapacitetsbrist i framtiden.
3. Fastställa prioriteringar och identifiera beroenden
En annan viktig del av att lära sig att genomföra ett projekt är att prioritera och identifiera beroenden. Du måste skapa en prioriterad lista över projektets uppgifter så att du kan tilldela rätt personer, team och resurser till det viktigaste arbetet.
Det är här som det är viktigt att identifiera beroenden. Beroenden är de relationer mellan uppgifter som avgör i vilken ordning de ska utföras. Ett exempel på ett beroende är ett säljunderlag som måste godkännas av intressenterna innan det kan delas.
Leveranserna är också risker som kan leda till flaskhalsar och missade tidsfrister. Det är viktigt att kartlägga beroenden mellan team och avdelningar för att identifiera, hantera och minska dem. Kom ihåg att du inte kan hantera det du inte kan se.
4. Skapa ett realistiskt schema med bufferttid
Även de bästa planerna kan gå snett någon gång, vilket kan leda till förlorad trovärdighet hos dina intressenter. Därför är det viktigt att skapa realistiska tidsplaner för milstolpar.
Förseningar kan vara allt från att en viktig teammedlem tar oväntad ledighet till att en entreprenör inte levererar i tid. Genom att bygga in en hälsosam bufferttid i ditt schema för milstolparna undviker du att hamna på efterkälken.
Att använda agila arbetsmetoder kan också bidra till en realistisk schemaläggning. Genom att dela upp projekt i sprintar kan du bättre förstå hur lång tid det tar att slutföra leveranser och anpassa dina tidsramar därefter. Om du använder en PPM-lösning med en centraliserad projektplan kan du se hur projektet fortskrider och var du behöver göra justeringar för att hålla dig på rätt spår.
5. Ge grupperna möjlighet att göra sitt bästa arbete
Att ge lagmedlemmarna möjlighet att göra sitt bästa arbete är ett ofta förbisett steg i ett bra genomförande - men det är ett av de viktigaste stegen när man tittar på hur ett projekt ska genomföras.
Det kan verka kontraintuitivt för vissa PMO:er, men om du ger teammedlemmarna möjlighet att själva bestämma hur de vill ta sig an sitt arbete kommer det att göra en dramatisk skillnad i fråga om kvaliteten (och hastigheten) på deras resultat.
En del av denna självständighet är att stödja hur teamen vill arbeta, från traditionella projekt till lean-agilt arbete eller en hybridblandning av olika metoder.
Oavsett hur teamet arbetar bör lösningen visualisera hur deras arbete passar in i den större projektplanen, inklusive tidsfrister och beroenden, och ge teammedlemmarna möjlighet att justera schemat vid behov och snabbt kommunicera när de stöter på hinder.
Vill du veta mer om hur man genomför ett projekt? Titta på vårt webbseminarium på begäran om hur du kan koppla samman och stärka team för att se hur du kan förbereda dina team för framgång.
6. Uppföljning av framsteg
Effektiv projektledning innebär att hålla gruppmedlemmarna i gång, engagerade och ansvariga.
Det kan du göra genom att följa projektets övergripande hälsa med hjälp av instrumentpaneler och rapporter om statusen för dina viktigaste KPI:er och OKR:er.
Kom ihåg att mindre är mer. Ta endast med den information du behöver för att se hur ditt projekt mår i en överblick så att du kan förstå var din uppmärksamhet behövs - och var den inte behövs.
7. Planera för förändring
Varje PMO fruktar oväntade förändringar, men de är en oundviklig del av alla projekt.
När det oundvikligen uppstår avbrott, förseningar och potentiella flaskhalsar kan du hålla ett agilt tänkesätt hjälpa dig att justera din plan och hålla saker och ting på rätt spår. Det finns inget värre än en stillastående plan som hindrar dig från att ändra dig för att nå dina mål.
Du vill vara anpassningsbar, inte reaktiv. Så etablera en utvärderingsprocess för förändringsförfrågningar tidigt för att snabbt kunna avgöra vad som är bäst att göra.
Sammanfattningsvis
Att genomföra ett projekt mellan avdelningar i en värld av hybridarbete kan verka utmanande, men det behöver inte vara det. Om du följer tipsen i det här inlägget kan du undvika vanliga fallgropar när du lär dig hur du ska genomföra ett projekt.
Rätt PPM-lösning ger dig den insyn du behöver för att samarbeta mellan avdelningar, balansera kapacitet mot efterfrågan, prioritera arbete, fokusera resurser och stärka dina team.
På så sätt kan de leverera sitt bästa arbete, oavsett hur de arbetar.
Kolla in vår demo på begäran för att se hur Planviews lösning för projektportföljhantering (PPM) kan hjälpa dig att förbättra projektens effektivitet i hela portföljen.
