Om du frågar en erfaren projektledare "vad gör en projektledare?", kan du vara beredd på att få en annan fråga till svar: "Vad gör en projektledare inte?". En projektledares ansvarsområden är mycket breda och sträcker sig från att utföra taktiska och tekniska uppgifter till att utföra strategiska och verkställande funktioner - och ofta under samma timme!
Den här artikeln belyser frågan "vad gör en projektledare?". Detta kommer att vara särskilt användbart för personer som överväger en karriär inom projektledning, liksom för dem som inte är formella projektledare, men som arbetar i en projektrelaterad kapacitet.
Vad gör projektledare hela dagen (och ibland hela natten)?
Enligt Association for Project Management (APM), som är världens enda auktoriserade medlemsorganisation som företräder projektledaryrket, har projektledare följande centrala ansvarsområden:
- Planera det arbete som ska utföras.
- Bestämma vem som ska utföra arbetet och när.
- Analysera och hantera projektrisker.
- Säkerställa att arbetet slutförs enligt en godtagbar standard (inklusive att uppfylla kraven på efterlevnad och reglering).
- Motivera gruppmedlemmarna.
- Samordning av arbetet.
- Se till att arbetet utförs enligt tidsplan och budget.
- Behandla ändringar vid behov.
- Kontrollera att ett projekt ger förväntade resultat och fördelar.
Innan vi utforskar ett annat sätt att besvara frågan "vad gör en projektledare?" är det viktigt att betona att projektledare inte är virtuoser. De arbetar som en del av ett samarbetsteam, som vanligtvis inkluderar projektsponsorn (som kan vara en intern chef eller en extern kund) samt kollegor på andra avdelningar. De kan också ha ett nära samarbete med Project Management Office (PMO).
Projektlivscykelperspektiv på projektledarens uppgifter
Ett annat sätt att besvara frågan "vad gör en projektledare?" är att se på ansvarsområden genom projektets livscykel (PLC).
Enligt Project Management Institute (PMI), som är världens ledande yrkesorganisation för miljontals projektanställda, finns det fem processgrupper som utgör PLC. Dessa processgrupper är:
Inledande:
processer som är nödvändiga för att starta ett nytt projekt eller en ny stor fas i ett befintligt projekt.
Planering:
Processer som omfattar identifiering, utveckling och planering av projektets omfattning och alla dess olika aspekter, inklusive budget, tidsplan och upphandling.
Utföra:
Processer som rör genomförandet av planerad projektverksamhet och all kommunikation (intern och extern) för att uppnå planerade affärsmål.
Övervakning/kontroll:
processer som omfattar spårning och styrning och som syftar till att optimera produktivitet, prestanda och engagemang hos teammedlemmarna.
Stängning:
processer som krävs för att slutföra ett projekt eller en större fas av ett befintligt projekt.
Återigen är det viktigt att notera att projektledare inte är ensamma ansvariga för att utföra alla uppgifter i dessa olika processgrupper. Det är snarare en laginsats. Teamets storlek och sammansättning ändras beroende på uppgiften och målet.
Profeter, spelare, experter och exekutorer
Vad kännetecknar en "bra" projektledare? I en artikel i Harvard Business Review föreslår forskarna Carsten Lund Pedersen och Thomas Ritter att det finns fyra grundläggande typer av projektledare: Det finns fyra grundläggande kategorier av projektledare: profeter, spelare, experter och utförare.
- Profeter är projektledare som söker affärsmöjligheter bortom befintliga strategiska gränser och föreslår en storslagen, djärv vision som skiljer sig markant från status quo. Profeter behöver stödjare och kollegor som köper deras visioner och i viss mån tar ett "hopp i tron".
- Gamblers är projektledare som följer djärva affärsmöjligheter inom befintliga strategiska gränser, men som saknar en solid affärsidé - inte på grund av inkompetens eller lathet, utan för att tillförlitliga kvantitativa uppgifter om sannolikheten för framgång för närvarande inte finns tillgängliga.
- Experter är projektledare som följer affärsmöjligheter som ligger utanför befintliga strategiska gränser. Till skillnad från Gamblers har de dock tillförlitliga kvalitativa data för att bygga upp en stark affärsidé.
- Executors är projektledare som arbetar med affärsmöjligheter som ligger inom befintliga strategiska gränser och som stöds av gedigna data och en stark affärsidé. Men till skillnad från experterna är deras mål inte visionärt - det finns ingen risk, ingen osäkerhet och ingen utmaning. Det finns bara ett behov av att genomföra det.
Vid en första anblick kan det verka klokt att ha en eller två typer av projektledare i en organisation - till exempel experter och utförare. Pedersen och Ritter hävdar dock att mångfalden av projektledningsstilar ger en konkurrensfördel. Därför är det smart att ha varje typ av person inom en organisation (ja, även Gamblers!). Organisationsledare rekommenderas också att:
- Ge varje typ av projektledare möjlighet att arbeta på ett sätt som framhäver deras styrkor. Processer och riktlinjer som motiverar och ger profeterna inflytande kommer att skapa oro och frustration bland de verkställande myndigheterna. Omvänt kommer en stil och ett system som är anpassat till exekutorer att vara tråkigt och kvävande för profeter.
- När du engagerar varje typ av projektledare - och särskilt när du utvärderar deras idéer och råd - ska du inse att de har olika ramar och paradigm. Att förvänta sig att spelare ska vara riskbenägna är lika kontraproduktivt som att förvänta sig att experter ska gå framåt utan att ha en solid affärsidé.
- Inse att alla projekt inte passar alla projektledare bäst. Att genomföra ett uppdragskritiskt projekt som är grundläggande för organisationens hälsa kommer sannolikt att hanteras bättre av experter och verkställare än av profeter och spelare. I den andra änden av spektrumet är det profeter och spelare som utforskar nya möjligheter och utvidgar gränserna för den befintliga affärsstrategin.
En projektledares egenskaper
Oavsett vilken typ av projektledare det handlar om bör alla kvinnor och män inom området - och de som vill bli det - uppvisa följande egenskaper och färdigheter :
- Kompetens
- Beslutsförmåga
- Vision
- Kommunikation (inklusive aktivt lyssnande)
- Stabilitet
- Öppenhet
- Empati
- Motståndskraft
- Flexibilitet
- Tillförlitlighet
- Continuous learning
Projektledare måste också vara organiserade och ha en god administrativ förmåga och förmåga att delegera uppgifter. Och även om de inte nödvändigtvis behöver vara "tekniska trollkarlar" (såvida inte detta är centralt för deras funktion som projektledare), bör de vara bekväma med att använda olika teknikbaserade verktyg och system, t.ex. molnet programvara för projekt- och portföljhantering.
The Final Word
Oavsett om du formellt och officiellt är på väg att arbeta som projektledare - eller om du, som många andra, har blivit något av en "oavsiktlig projektledare" - är det ett faktum att du vill göra ditt bästa, både för att få personlig tillfredsställelse och för att utvecklas professionellt. I den här artikeln har vi lyft fram några av de viktigaste rollerna och ansvarsområdena som kommer att ingå i din erfarenhet, och som i bästa fall kommer att utgöra grunden för din långsiktiga tillfredsställelse och framgång!
