Förändringshantering är inte bara en viktig metodik i projektledning, den är nödvändig. Även om andra populära ledningsmetoder som Agile, Waterfall eller PRINCE2 alla har sina egna fördelar och kan tillämpas i rätt situationer, kan och bör förändringsledning tillämpas i alla organisationer.
Förmågan att anpassa sig till ny teknik och förändrade omständigheter är en förutsättning för en organisations långsiktiga överlevnad, så det är naturligtvis viktigt att anta en effektiv process för att genomföra förändringshantering.
John Kotters steg för förändring
John Kotter, en av de främsta arkitekterna bakom teorin om förändringshantering, fastställde vad han ansåg vara de vägledande principerna bakom förändring i en organisation, hans Eight Steps of Change. I Kotters Steps of Change finns en plan som kan vägleda alla chefer på vägen mot förändringsledning i deras organisation.
Här ska vi titta på de åtta förändringstegen i termer av de olika stadierna i förändringshanteringen som de representerar.
Skapa den rätta miljön
Innan en förändring kan påbörjas måste man inse varför den behövs och lägga grunden för hur den ska genomföras. Detta är vad första tre av Kotters steg tittar på:
- Öka brådskan: Detta innebär att man sår fröet till förändring hos andra genom att skapa ett inspirerande och minnesvärt uttalande om en möjlighet som gör människor medvetna om hur nödvändigt och brådskande det är.
- Bildande av en målinriktad koalition: För att bygga vidare på idén om förändring är det mycket bättre att ha 10 personer som är 100% engagerade i idén än 100 personer som är 10% engagerade. Denna tidiga kärna av effektiva evangelister kommer att hjälpa till att samordna och kommunicera sina åtgärder.
- Beskriv en tydlig vision: Det är här som du delar upp de initiativ som måste tas för att genomföra förändringen och de resultat som de kommer att leda till.
Att bevisa kraften i förändringen
När fröet till förändring väl har såtts är det dags att utvidga ansträngningarna för att åstadkomma den. Detta innebär att sprida ordet och visa fördelarna med det du vill åstadkomma, och det är här som de tre följande stegen i Kotters metodik kommer in:
- Få uppslutning genom kommunikation: För att skapa konsensus för förändring måste du kommunicera och övertyga, inte bara på toppen utan också för att få medhåll på alla nivåer i organisationen.
- Avlägsna hinder för att främja åtgärder: I alla organisationer kan det finnas ineffektiva hierarkier, rapporteringsstrukturer och processer som tar tid och resurser i anspråk. Dessa måste elimineras för att möjliggöra en verklig positiv inverkan.
- Bevisa framgång med kortsiktiga vinster: Vinster och segrar är små segrar som bevisar sanningen i din vision, de får människor att vara med på tåget och är också den bästa tidpunkten för att driva på ännu hårdare för förändring.
Hållbara framsteg
När processen väl har inletts och man verkligen har tagit del av den, är det viktigaste att hålla den igång. Det kan vara lätt att luta sig tillbaka och tro att förändringsrörelsen kommer att snöbollas och fortsätta på egen hand, men tvärtom måste den fortfarande styras och drivas, vilket beskrivs i de två sista punkterna i Kotters lista:
- Fortsätt med accelerationen: Efter de första framgångarna har din trovärdighet ökat, så nu är det dags att försöka få till stånd ännu större förändringar i de övergripande system, policyer och strukturer som måste anpassas.
- Se till att förändringarna håller i sig: Visa om möjligt hur förändringarna har förbättrat saker och ting och fortsätt att slå på trumman för förändringarna tills de nya, positiva metoderna har blivit normen.
Som framgår kan en plan, som Kotters förändringstrappor, avsevärt förbättra organisationens flexibilitet och förmåga att anpassa sig till nya situationer. Eftersom vi på Planview AdaptiveWork alltid fokuserar på förändring, framsteg och förbättring har vi därför startat en serie e-learning med fokus på förändringshantering. Du kan läsa mer om detta på på denna länk.
