Programvara för samarbete på webben: grunder och bästa praxis

Det är allmänt känt - det är faktiskt numera en självklarhet - att samarbete (och programvara för webbaserat samarbete) är viktigt för organisationens framgång. Det som dock kan glömmas bort är hur stor inverkan samarbete har på prestationen. En studie visade att organisationer som tillämpar effektivt samarbete är fem gånger mer produktiv än deras mindre samarbetsvilliga motsvarigheter. Trots detta visade en separat undersökning att 86% av de anställda att skylla misslyckanden på arbetsplatsen på (ja, ni gissade det) ineffektivt eller i princip obefintligt samarbete.

Om en stund ska vi utforska den viktiga roll som programvara för samarbete på webben spelar för att förbättra samarbetet i hela organisationen och mellan externa intressenter. Först är det dock upplysande att titta på en viktig - och oväntad - orsak till varför så många organisationer har svårt att samarbeta: chattappar.

Varför chattappar inte är effektiva verktyg för samarbete på webben

Chattappar presenteras av olika leverantörer som idealiska verktyg för samarbete på webben. Deras marknadsföringsmaterial visar bilder på leende anställda som verkar engagerade, energiska och glada över lagarbetet. Men som många organisationer har upptäckt - särskilt större företag - är bilden i verkligheten helt annorlunda och långt mindre inspirerande.

Det finns några skäl till detta chattappar kan skapa förvirring i stället för att skapa klarhet:

Chattappar tenderar att dominera och tränga undan andra kommunikationsalternativ som i vissa fall är mycket bättre kanaler för samarbete, t.ex. virtuella arbetsrum och videokonferenser. Ja, det är fantastiskt att ha möjlighet att skicka eller ta emot ett snabbt sms, eller att delta i ett kort, enkelt och fokuserat utbyte. Men för mer komplexa konversationer eller konversationer som involverar flera deltagare kan chattappar vara ett hinder i stället för en förbättring.
Arbetstagare som inte omedelbart svarar på meddelanden kan felaktigt uppfattas som att de inte gör sitt jobb. Bara för att någon "arbetar" betyder det inte att de är tillgängliga för chatt. Och även om arbetstagarna i teorin borde kunna lösa detta genom att ändra sin status, uppfattas i praktiken alla som verkar vara "upptagna" eller "borta" för länge som att de filtrerar in/ut vissa kollegor (på samma sätt som vissa arbetstagare granskar nummerpresentationen innan de bestämmer sig för att svara på ett samtal eller låta ett samtal gå till röstbrevlådan).
Chattappar skapar distraktioner och kan leda till utmattning. När arbetstagarna är fokuserade på en uppgift går deras hjärnvågor uppåt och nedåt längs prefrontala cortex. Men när de blir uppmärksammade på externa stimuli - som pågående chattappmeddelanden - går deras hjärnvågor i en nedåtgående riktning längs den parietala hjärnbarken. Denna ständiga fluktuation mellan upp-och-ned- och upp-och-upp-hjärnvågor är inte bara dränerande, utan leder också till ineffektivt arbete av dålig kvalitet.

Det är nödvändigt att påpeka att chattappar verkligen har en roll att spela i programvarumixen för samarbete online, och ovanstående kritik är inte ett krav på att de ska förbjudas. Budskapet är snarare att chattappar inte är utformade som primära webbaserade samarbetsverktyg - och de organisationer som tror något annat är vanligtvis de som har en alltför många konversationer, men mycket lite effektivt samarbete.

Lösningar för samarbete på webben

Klassledande lösningar för samarbete på webben undviker alla de fallgropar och begränsningar som finns i chattappar och möjliggör effektivt samarbete på flera olika sätt, bland annat:

Sömlös koppling av e-postmeddelanden till specifika arbetsobjekt och uppgifter, vilket säkerställer att alla relevanta personer - och inte bara e-postmeddelandets avsändare och mottagare - får kännedom om relevant information.
Cheferna kan ansluta till enskilda teammedlemmar eller större grupper så att alla är informerade - men inte distraherade. Detta skapar också automatiskt en verifieringskedja för framtida referenser och hjälper nya teammedlemmar att snabbt komma igång.
Gör det möjligt för teammedlemmar att redigera och uppdatera dokument på en centraliserad plats i programvarulösningen för webbsamarbete eller med hjälp av populära molnbaserade lagringsverktyg (t.ex. Google Docs, Box etc.). Detta förbättrar samarbetet avsevärt och undviker mardrömmar med versionskontroll.
Koppla samman interna team med kunder, entreprenörer, frilansare och andra externa intressenter, så att alla relevanta parter är med och kan ge effektiva och meningsfulla bidrag. Som påpekades i en artikel om tankeledarskap som publicerades av Project management Institute (PMI): "Hantering av intressenter är avgörande för att varje projekt ska lyckas."

Dessutom kompletteras den bästa samarbetsprogramvaran online av funktionsrika men lättanvända mobilappar som gör det möjligt för arbetstagarna att fortsätta arbetet mellan olika enheter. Det är viktigt att mobilapparna återspeglar känslan och funktionaliteten hos webbprogramvaran för samarbete (dvs. datorversionen), så att arbetstagarna inte stöter på okända gränssnitt och skärmar - vilket inte bara är irriterande, utan även saktar ner produktiviteten och kan leda till inmatningsfel och missförstånd.

Webbsamarbete: Bästa praxis

Organisationer som vill skörda frukterna av effektivt samarbete uppmuntras att anta följande bästa praxis:

Se till att alla i teamet - liksom alla externa parter, t.ex. kunder och konsulter - vet hur man får tillgång till funktioner i webbaserade samarbetsprogram. De bästa lösningarna är intuitiva, lättanvända och har utmärkta utbildningsresurser (både on-demand och guidade).
Tänk på platser och tidszoner när du planerar möten online.
Fastställa och tillämpa riktlinjer för rapportering och dokumentation (bestäm till exempel vilken dokumentation som ska lagras i programvaran för webbsamarbete och vilken dokumentation som ska lagras i ett onlineförvar hos en tredje part).
Kontrollera regelbundet hur det går för gruppmedlemmarna. Det handlar om att främja lagarbete och visa stöd och inte om att detaljstyra. Som Gartner varnar: "Det är möjligt att cheferna är oroliga och till och med frustrerade över att förlora den ständiga insyn som de en gång i tiden hade i sina anställda, men svara inte med mikromanagement. Det kommer bara att leda till att de redan stressade medarbetarna blir oengagerade och trötta ut."

Genomför rollbaserad åtkomstkontroll i programvaran för webbsamarbete, så att teammedlemmar och externa intressenter har tillgång till de virtuella arbetsplatser och dokument som de behöver - men inget mer. Detta förenklar inte bara saker och ting, utan ökar också säkerheten.

The Final Word

Effektivt samarbete är avgörande för optimalt resultat, produktivitet, effektivitet, innovation, kundframgång och konkurrensfördelar. Men som tidigare påpekats är det många organisationer som kämpar på detta område snarare än att sträva efter det. Genom att implementera klassledande programvara för samarbete på webben och anta viktiga bästa metoder kan du komma långt i arbetet med att ta itu med detta hinder och bana väg för en mycket mer framgångsrik - och samarbetsinriktad - framtid.