Ah ja: chattappar. De coola verktygen med alla möjliga klockor och visselpipor som lovar att sammanföra distribuerade team och möjliggör samarbete i realtid. Men många företag upplever att verkligheten inte lever upp till hypen. Ja, människor skickar frenetiskt meddelanden fram och tillbaka. Men de gör inte nödvändigtvis framsteg i arbetet och gör att saker och ting blir gjorda i tid och första gången. Här är några av anledningarna till detta:
- Chattappar dominerar alla andra kanaler
Chattapparnas lätthet och enkelhet kan övertyga grupper att använda dem för praktiskt taget all projektkommunikation. Problemet är förstås att allting inte kan eller bör få plats i en chattbox. Vissa typer av kommunikation hanteras bäst i virtuella arbetsrum, medan andra lämpar sig för telefonsamtal, videochatt eller e-post.
- Chattappar försvinner aldrig
Chattappar är utformade för att ständigt köras i förgrunden eller bakgrunden på alla enheter: stationära datorer, bärbara datorer, surfplattor, smarttelefoner och till och med wearables. Vad är det för fel med detta? Det betyder att chattappar snabbt kan gå från att vara en vän till att bli en förföljare. De försvinner aldrig (någonsin). Och anställda som inte alltid eller omedelbart är tillgängliga kan felaktigt uppfattas som - eller felaktigt anklagas för - att inte göra sitt jobb. Istället för att vara befriande och stärkande kan chattappar bli ett slags robotmikromanager.
- Chattappar utlöser distraherbarhet
Det har varit känt i årtionden att människan bearbetar information på två sätt och i två olika regioner som styr hjärnan. Avsiktligt fokus utlöser aktivitet i prefrontal cortex och hjärnvågorna går uppifrån och ner. Plötsligt blir uppmärksam på yttre stimuli (t.ex. att höra en siren eller ett larm) utlöser aktivitet i den parietala hjärnbarken, och hjärnvågorna rör sig nedifrån och upp.
Ja, vi vet alla vart det här leder: gruppmedlemmarna måste fokusera på sina viktiga uppgifter, vilket innebär att de sänder ut hjärnvågor uppifrån och ner. Men chattprogrammen överöser dem med oändliga pings och uppdateringar, vilket innebär att de översvämmas av hjärnvågor som kommer uppifrån och ner. Med tanke på den här striden är det inte konstigt att så många människor spenderar överdrivet mycket tid med chattappar, men känner sig utmattade inom några timmar och åstadkommer i slutändan mycket mindre än de behöver?
- Chattappar sätter inte kommunikationen i ett sammanhang
Vi har sparat den allvarligaste luckan till sist: chattappar sätter inte kommunikationen i ett sammanhang - vilket inte borde vara förvånande eftersom de aldrig har utformats för att göra det. Liksom andra verktyg för sociala medier byggdes chattappar för att möjliggöra och främja organiska, framväxande aktivitetsströmmar i realtid. De byggdes inte för att göra det snabbt och enkelt för teammedlemmarna att hitta och förstå specifika data i ett hav av allmän information.
Lägg bara till Planview AdaptiveWork Bot
Trots dessa problem är rådet inte att företag ska sparka ut chattappar ur projektledningslandskapet. Svaret är snarare att omvandla chattappar till ett legitimt verktyg i företagsnivå arbetsledning - vilket är exakt vad som är fallet. Clarizens bot för Slack gör. Till exempel kan teammedlemmar från Slack och med hjälp av ett enda kommando med en enda rad kunna:
- Få uppdateringar av data i realtid i farten för att prioritera och organisera arbetet.
- Upptäck och dela projektinformation.
- Begär rapporter om projektets status, kostnader och intäkter.
- Vidta åtgärder och markera att uppgifterna är slutförda.
- Logga tidrapporter för att hålla projekten på rätt spår.
Slutsats
Chattappar har sin plats i den övergripande verktygslådan för projektkommunikation. Men det krävs en unik lösning som Planview AdaptiveWorks Bot för Slack för att se till att teammedlemmarna använder dem för att förbättra arbetet och inte för att undra varför de lägger ner så mycket tid och kraft på att få så lite gjort.
