Att arbeta med leverantörer är en mycket vanlig företeelse inom projektledning eftersom det är mycket sällsynt att ditt team har absolut allt som behövs internt för att slutföra sina tilldelade uppgifter. Oavsett om det handlar om fysiskt material, lagring eller hosting online, utlokaliserade supportlinjer eller andra externa behov, förvaltning av leverantörsrelationer kommer att spela en avgörande roll för resultatet av ditt projekt.
Även om leverantörshantering och projektledning kan vara oupplösligt sammankopplade finns det tydliga skillnader mellan hur de hanteras.
Kommunikation mellan team och leverantör
Som projektledare, kommunikation med ditt team är en av de viktigaste delarna av ditt arbete. Att samla in och förmedla information om arbetsuppgifter, ta itu med problem och skapa en produktiv atmosfär är bara några av de områden där du måste kunna utmärka dig.
När det gäller leverantörer måste din kommunikation vara helt annorlunda. Tonläget kan fortfarande variera mellan formellt och informellt beroende på hur nära ni står varandra, men ni vill få olika resultat av relationen.
Ditt team måste få stöd för att vara så produktivt som möjligt, eftersom det finns många variabler som kan hindra det. Å andra sidan behöver du i princip bara att dina leverantörer hålla sig till avtalsvillkoren, leverera det du behöver i tid och med den kvalitet du förväntar dig. Detta smalare fokus kan göra det mycket lättare att fokusera din hantering av leverantörsrelationer på att uppnå exakt det du vill ha.
Möjligheter till förändring
När du leder ditt team är personalförändringar inte något som ses som positivt för projektet, ofta försöker PM:s många strategier för att förbättra hur någon passar in i schemat snarare än att släppa dem helt och hållet.
Det är dock helt normalt att handla med olika leverantörer och det kan ge projektet ett rejält lyft om du får bättre villkor eller bättre service eller kvalitet från dina leverantörer. Möjligheterna till förändring kan därför påverka din hantering av leverantörsrelationer, eftersom ni båda vet att relationen kanske bara är tillfällig och att ni är skyldiga varandra lite, medan lojalitet och uthållighet är vanligare bland anställda i ditt eget team.
Leverantörens köpkraft
Som chef måste man ibland fatta svåra beslut om hur ett projekt ska utvecklas. Kanske måste räckvidden ändras. eller så måste den helt och hållet avbrytas. Du kan diskutera detta med ditt projektteam och interna intressenter och förhoppningsvis få deras stöd för ditt tillvägagångssätt.
Med leverantörer kan det vara mycket svårare att uppnå denna typ av engagemang. Även om de kanske uppskattar din anpassning och ditt eget personliga tillvägagångssätt, är det ofta osannolikt att de ger dig det stöd du behöver för att ändra riktning om de inte kan se en fördel för sig själva på lång sikt.
Olika mål
Som projektledare har du följande mål, Milstolpar och tidsfrister är ofta fastslagna. och är direkt tillämpliga på projektets framgång och framskridande. Dina leverantörer kommer också att ha sina egna unika och specifika KPI:er som de förväntas upprätthålla och förbättra.
Detta kan ibland leda till att du drar åt två olika håll, en leverantör kan vilja tidigarelägga eller fördröja leveranserna, höja priset eller avbryta delar av sina åtaganden på det sätt som passar bäst för deras mål. Att bestämma om du ska tillåta detta och vad du kan göra om du inte håller med är viktigt för att lyckas med att samarbeta med leverantörer.
