Av alla dokument som skapas, granskas och delas under ett projekts livstid - projektplaner, tidslinjer, budgetar, statusrapporter och problemloggar, för att nämna några - kan projektets scope statement vara det dokument som har störst inflytande över projektet som helhet.
I omfattningsbeskrivningen beskrivs de mål, tidsfrister och relationer som kommer att forma projektet från början till slut. Att skapa ett korrekt och komplett dokument om projektets omfattning kan dramatiskt öka projektets chanser att lyckas. Genom att inkludera nedanstående element i ditt dokument om omfattningen kan du skapa en effektiv beskrivning av omfattningen och minimera risken för att ändringsbeställningar eller andra störningar spränger din budget eller din tidsplan.
Sex punkter att inkludera i din beskrivning av projektets omfattning
1. Affärsmässighet
Stora organisationer ägnar vanligtvis mycket tid åt att granska och analysera förslag innan de godkänner ett projekt. Omfattningsbeskrivningen behöver inte upprepa förslaget i detalj, men den bör innehålla en sammanfattning på hög nivå av de affärsbehov som projektet är tänkt att tillgodose. Detta kan hjälpa till att placera projektet i rätt sammanhang för intressenter som inte deltog i den ursprungliga godkännandeprocessen.
2. Målsättningar
Efter beskrivningen av affärsidén ska omfattningen tydligt definiera de mål som projektet är avsett att uppnå. Även om andra aspekter av omfattningsbeskrivningen, inklusive specifika leveranser, kan ändras med tiden, förväntas projektets grundläggande mål vanligtvis inte förändras.
När intressenterna försöker lägga till mål eller utvidga omfattningen efter att projektet har påbörjats måste projektledaren utöva project scope management och insistera på att alla ändringar görs genom en formell process.
3. Resultat
En beskrivning av omfattningen bör innehålla en förteckning över de produkter eller tjänster som ska tillhandahållas när projektet är avslutat, för att uppfylla projektets mål. Leveranserna bör beskrivas tillräckligt detaljerat för att undvika förvirring eller misstolkning av intressenterna.
Även om resultaten varierar från projekt till projekt kommer du troligen att märka att den slutliga listan över produkter eller tjänster som ska tillhandahållas kommer att vara likartad i många av dina projekt.
4. Godtagandekriterier
Om en beskrivning av omfattningen innehåller en lista över resultat men inte definierar kriterier som resultaten måste uppfylla, blir resultatet ofta problematiskt. Leverantörerna kan tycka att de har levererat exakt det som krävs enligt omfattningen, medan kunderna kan tycka att de har fått något helt annat.
Genom att beskriva acceptanskriterier som måste uppfyllas kan man se till att varje projektaktivitet för teamet närmare det slutliga målet.
5. Undantag
På samma sätt som omfattningen ska definiera de objekt som måste levereras som en del av projektet, ska den också innehålla en lista över produkter eller tjänster som inte ska ingå i projektet.
Även här är målet att förhindra förvirring eller missförstånd, så listan över undantag bör vara så detaljerad som krävs för att definiera projektets gränser för alla intressenter.
6. Teknik
Även om det vanligtvis inte ingår i projektets omfattning kan intressenter och andra medlemmar i teamet tycka att en introduktion eller förklaring av teknik som är kopplad till projektet kan vara till hjälp.
Oavsett om det handlar om information om vilka professionella tjänster du kommer att använda för att hitta talanger eller vilken programvara för projektledning du tänker använda, kommer intressenterna sannolikt att uppskatta öppenheten och känna sig mer bekväma med att projektet går framåt.
En bra hantering av projektets omfattning handlar om synlighet. Programvara för projekthantering kan göra det lättare att få den överblick du behöver över projektets utveckling. Om du vill veta mer om Planview AdaptiveWorks prisbelönta lösning, anmäl dig till en live-demo idag.
