Dagens arbetsliv är komplext och kräver allt större snabbhet. Detta är helt enkelt en verklighet som organisationerna måste inse. Dessa förhållanden leder dock till att planeringsbristerna förstärks. I den här bloggserien kommer vi att diskutera fem typer av planering som är avgörande för att leverera strategin på ett dynamiskt och kontinuerligt sätt. Låt oss hoppa direkt in i del ett.
Tänk på följande: Hur många gånger har du eller en kollega gått med dussintals kollegor under två eller flera dagar på ett årligt planeringsarrangemang utanför företaget? Och av de planer som kom fram vid dessa möten, hur många av dem genomfördes faktiskt under de följande 12 månaderna?
Förmodligen inte många.
Faktum är att du kanske minns middagarna eller de trevliga timmarna som följde på de långa timmarna av planering mer än någon ny strategisk upptäckt eller inriktning. Det är okej, du är inte ensam.
Det är svårt att planera, särskilt i denna tid av digital omvandling när allting är mer komplicerat och sammankopplat. Vår förkärlek för att använda teknik för att lösa alla problem gör ofta innovationer och utveckling mer komplicerad.
Våra ansträngningar att ligga steget före konkurrenterna misslyckas ofta av två huvudsakliga skäl:
- Vi inser inte att planering kräver mer än bara teknik.
- Vi lägger alla våra ansträngningar på en omfattande och stabil plan som vi tror kommer att klara allt som marknaden och våra konkurrenter kommer att kasta mot oss under resten av året.
Riktigt framgångsrika planer omfattar mycket mer än teknik. De kräver människor, strategier, arbete, resultat, och teknik. Och de måste byggas med insikten om att alla dessa faktorer kommer att förändras.
Planeringen måste ta hänsyn till grupper som blir allt mer virtuella och som har till uppgift att samarbeta över tidszoner, kulturer och discipliner. Planerare måste sammanställa och analysera variabler som projektstatus, kundernas krav, marknadsförhållanden, konkurrerande åtgärder och ny teknik - alla dessa variabler är flytande och oförutsägbara.
Den här femdelade serien hjälper dig att förstå hur du kan tillämpa ett dynamiskt och kontinuerligt tillvägagångssätt för att utveckla en framgångsrik plan på lång sikt.
Vi visar dig hur du utvecklar och implementerar integrerade och kontinuerliga planeringsprocesser som gör att du kan anpassa dig och reagera på ny information och dra nytta av nya möjligheter.
Vi hjälper dig att förstå och överväga olika typer av planering, inklusive finansiell projektplanering, årlig planering, strategisk planering, kapacitetsplanering och färdplanering. Vi kommer att gå igenom hur du kan skissera dessa planer på ett sätt som är mer kontinuerligt och smidigt.
Om du stannar kvar hos oss kommer du att förstå vad som krävs för att skapa planer som gör det möjligt för dig att kontinuerligt koppla samman strategi och leverans.
Låt oss börja med grunderna
Planering beskrivs ofta som antingen taktisk eller strategisk, även om vissa människor har svårt att se skillnaden. I båda fallen behandlas planeringen som en statisk och linjär process utan kritiska planeringselement som kontinuerliga processer, återkopplingsslingor och mätning av resultat. Dessa planer läggs upp som om ingenting någonsin skulle förändras. Kundernas krav, prissättning, den globala politiken osv. kommer alla att förbli desamma, så därför behöver planen aldrig utvecklas. Det är som att plantera penséer i januari och förvänta sig att de ska blomma i augusti.
Organisationer misslyckas ofta av tre huvudskäl, enligt Forrester:
- De har oflexibla planeringsprocesser.
- De misslyckas med att anpassa sig till marknadsförändringar och missar nya möjligheter.
- De saknar systematisk återkoppling och processer för att korrigera kursen vid behov.
Avvika eller dö
I en situation med ständiga förändringar måste planerna vara dynamiska och göra det möjligt för dig att ändra dig utifrån de senaste uppgifterna, samtidigt som resurserna hela tiden är anpassade och kartlagda för att leverera resultat. Denna kontinuerliga planeringsprocess förbättrar din förmåga att prioritera och anpassa dig och säkerställer att du levererar värde till verksamheten.
Tyvärr misslyckas de flesta årliga planeringsevenemang med att skapa en sådan miljö. Istället utarbetar de oflexibla årsbudgetar och processmandat som alla förväntas följa utan undantag, oavsett vilka förändringar som sker. Avdelningar som IT och produktutveckling förväntas rätta in sig i ledet nu och göra mer senare med samma eller mindre kapacitet.
Det är därför som årsplaner inte håller länge, om ens alls.
Planer som är hugade i sten fungerar bara om våra affärsmiljöer är förutsägbara. Men det är nästan aldrig fallet.
En undersökning från IDG Research Services visade att 85 procent av CIO:erna och IT-cheferna avviker från sina godkända årliga planer flera gånger om året för att möta nya interna och externa affärsbehov.
Ironiskt nog utvärderas en tredjedel av dessa IT-avdelningar fortfarande utifrån sina ursprungliga årliga planeringsmål utan att ta hänsyn till dessa ytterligare krav.
Du kanske blir förvånad över att till och med projektledningskontoren ibland får skulden för att de följer en plan till punkt och pricka i stället för att anpassa sig till förändringar. Vissa chefer ser avvikelser från en godkänd plan som en brist på disciplin som undergräver genomförandet.
När zombier attackerar!
När chefer från ledningsgrupper och PMO:er vänder döva öron och blundar för förändringar blir de i praktiken vad Gartner kallar "Zombie PMO:er." Bristen på smidighet hindrar dem från att bedöma och anpassa prioriteringar och resurser när och var de behövs som mest.
Denna rigiditet och detta engagemang för den godkända planen leder till att de flesta strategiska initiativ misslyckas. Trots ökande budgetar för innovation visar Planviews Sixth Product Portfolio Management Benchmark Study att endast hälften av produktutvecklingsorganisationerna uppnår sina lanseringsdatum och intäktsmål.
Planera med perennerna
Tidigare jämförde jag en dåligt genomtänkt plan med att plantera penséer på vintern och förvänta mig att de ska trivas på sommaren. Detta är faktiskt en bra analogi för att bygga en framgångsrik plan. Alla bör betrakta agila och kontinuerliga planer som fleråriga växter: Om de vårdas på rätt sätt kan de anpassa sig till förändrade förhållanden och växa i flera år.
För att nå dit måste alla, inklusive intressenter och ledningen, vara överens om organisationens planeringsstrategi. Detta inkluderar:
- När ska du använda en typ av planering i stället för en annan?
- Vem ska delta i varje planeringsaktivitet? När tas de med i samtalet?
- Vilka möjligheter och resultat kan du förvänta dig att uppnå?
När du har bestämt dig för din strategi kan du börja utvärdera vilka typer av planer som kan hjälpa dig att nå dina mål, vilket vi kommer att behandla i resten av den här bloggserien, som listas nedan:
- Del 2: Strategisk planering: De olika typerna av planering som ger liv åt din strategi
- Del 3: Kartläggning: En viktig planeringsmetod för att uppnå resultat
- Del 4: Att sätta kontinuerliga planeringstyper i arbete
Jag uppmuntrar dig också att ladda ner hela e-boken "Planning Deconstructed," som innehåller den information som vi kommer att behandla i den här serien i större detalj.
