Despite a widespread acceptance of projects that end up behind deadlines and over budget, there is a surprising lack of motivation to change how projects are organized or to take preventative measures. A study in the Harvard Business Review, found that the average cost overrun was 27%, which is a business-changing margin of difference. Similar research shows that projects with budgets over $1 million are 50% more likely to fail than those with budgets of $350,000 or lower.
Slutsatsen är att en dålig resurshanteringsplan kostar organisationer enorma summor, och ju större budget desto sämre resurshantering. Det är därför förvånande att endast 59 % av företagen inom tekniska tjänster har en särskild resursförvaltningsfunktion. Det är ett ineffektivt status quo som måste förändras, och de potentiella fördelarna för organisationens resultat kan vara skillnaden mellan en stor framgång och ett skamligt misslyckande.
Om du vill förbättra din egen resurshantering, är här de fem bästa metoderna att tänka på:
Ha så stor synlighet som möjligt.
Att förstå vad som händer med dina resurser och var de används kan skifta varje timme. Att säkerställa effektiv resurshantering innebär att du måste ha en konsekvent klarhet om vad som faktiskt pågår i ditt projekt. Detta kräver både ett förenklat system för erkännande och fördelning av uppgifter och en uppdateringsprocess i realtid som alltid håller dig uppdaterad.
Släpp kalkylbladen och använd dedikerad programvara.
Tyvärr är det fortfarande alltför vanligt att använda kalkylblad, som Excel eller Numbers, i näringslivet. Även om de har sin funktion, är de helt enkelt inte utformade för att hantera resurser, medan en dedikerad projektledningsprogramvara är ett lättviktigt och lättanvänt verktyg som är skräddarsytt för att möjliggöra effektiv resurshantering.
Fokusera på de mest efterfrågade resurserna
Vissa resurser kommer alltid att vara mer värdefulla än andra, vilket är särskilt fallet ju större organisationen eller projektet är. När du planerar din resursanvändning är det bra att använda dessa kärnresurser som "hörnstenar" som du kan bygga ditt projekt- och uppgiftsflöde kring. Detta kan minska planeringstiden och ge en tydligare bild av hur projektet kommer att gå till.
Planera din användning, men förbli flexibel
Att ha en plan eller en arbetsfördelningsstruktur är viktigt för att förstå projektets framtida förlopp och ömsesidiga beroenden. Detta kan behöva ändras när olika situationer uppstår, men det ger en tydlig uppfattning om hur varje milstolpe och leveransobjekt ska uppfyllas.
Undvik att sprida resurserna för tunt
Multitasking kan tyckas vara ett utmärkt sätt att se till att dina mest värdefulla resurser får input från ett brett spektrum av uppgifter. Detta är en olycklig kognitiv villfarelse, men forskning visar konsekvent att det är mycket effektivare att fokusera på en enda uppgift i taget än att försöka hantera flera uppgifter, både när det gäller tidsåtgång och kvalitet på resultatet, trots vad vi kanske tror. Håll dina resurser fokuserade på det som de är bäst på.
Med hjälp av en särskild programvara för projekthantering, som Planview AdaptiveWork, blir resurshanteringen snabbare, enklare och säkrare. Med tanke på det värde som en effektiv resurshantering kan ha borde det vara ett mycket enkelt beslut att använda ett verktyg för att förbättra den. Prata med oss idag om att organisera en kostnadsfri provperiod och ta din resurshantering till nästa nivå.
