Among the most important – and indeed, also the most challenging – aspects of project and program management is developing, executing and optimizing a resource management plan.
What is a Resource Management Plan?
En förvaltningsplan för resurserna på består vanligtvis av flera dokument och behandlar följande centrala mål:
- Centralizing and streamlining demand intake.
- Optimizing program and project portfolio resource capacity.
- Se till att rätt personer arbetar med rätt projekt, vid rätt tidpunkt och till rätt kostnad.
- Omfördelning av resurser till följd av interna och externa förändringar och till följd av ändrade strategier och prioriteringar.
Process för förvaltning av företagsresurser
There is no generic “one-size-fits-all” approach to managing resources. Due to a variety of details, what is feasible and functional in one enterprise may not apply to another. Generally however, as a foundation many organizations adopt the resource management process endorsed by the Project Management Institute in its Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide – Sixth Edition, 2017). There are six processes in this knowledge area: Plan Resource Management, Estimate Activity Resources, Acquire Resources, Develop Team, Manage Team, and Control Resources. Each of these is briefly discussed below.
- Plan Resource Management: Identifying the roles and responsibilities of all resources. Often, this is captured by an organizational breakdown structure or a RACI matrix.
- Uppskatta aktivitetsresurser: Identifiering av mänskliga och fysiska (t.ex. teknik, utrustning etc.) resurser som krävs för att genomföra programmet eller projektet.
- Acquire Resources: Providing guidance on how to obtain the resources that are required to carry out the program or project.
- Utveckla teamet: Se till att teammedlemmarna är ordentligt utbildade och att de arbetar på ett sammanhållet och samarbetsinriktat sätt. Vikten av detta kan inte överdrivas, särskilt inte i komplexa, kundfokuserade och tidsinriktade IT-organisationer. Därför är det smart och strategiskt att utveckla en robust IT-resurshanteringsplan - i stället för en ytlig plan som ignoreras eller föråldras inom några veckor eller till och med dagar efter att den skapats.
- Förvaltar teamet: Identifiera hur teammedlemmar ska kategoriseras, anställas, hanteras och slutligen frigöras eller omfördelas. Processen omfattar också metoder och strategier för att erkänna och belöna anställda. Enligt Gallup: "Erkännande på arbetsplatsen motiverar, ger en känsla av att ha uppnått något och får de anställda att känna sig uppskattade för sitt arbete. Erkännande ökar inte bara de anställdas individuella engagemang, utan det har också visat sig öka produktiviteten och lojaliteten mot företaget, vilket leder till högre anställningsfrekvens."
- Kontrollresurser: Säkerställa att de fysiska resurser som tilldelats programmet eller projektet är tillgängliga som planerat. I denna process ingår också att jämföra det faktiska resursutnyttjandet med det förväntade utnyttjandet och att utveckla en teamstadga (som diskuteras i nästa avsnitt).
Team Charter
A team charter highlights the team’s core values and operating guidelines, along with identifying types of behavior that are unacceptable — such as abusive language or bullying, unexplained lateness or absences, failing to follow proper information security rules, and so on. Ideally, the team charter is developed by all team members, who each have an opportunity to contribute and share their views. Some organizations also have team members sign the team charter, which is more of a symbolic gesture (albeit a meaningful one) than an official or legal affirmation.
Resource Management Plan Best Practices
Organizations of all sizes – from large enterprises to smaller firms – are encouraged to adopt the following best practices for managing resources:
- Rådfråga olika källor och intressenter för att korrekt uppskatta resurstillgång och kostnader. Att bara "gissa" kan leda till ovälkomna överraskningar, t.ex. att viktiga resurser inte är tillgängliga eller kostar mycket. Klicka här för att se ett prov på .
- Use a tool like a RACI matrix to identify resources. RACI is an acronym that stands for: responsible (who has ownership of a task), accountable (who has authority to make decisions for tasks), consulted (who should be consulted to carry out the tasks), and informed (who should be informed as tasks are being carried out).
- Analyze and optimize workflows to make team members as efficient as possible. Establish a standard and uniform approach to prioritizing work.
- Ensure that team members are not overloaded and overwhelmed as they race from one task to another. As psychologists have pointed out, there is actually no such thing as multitasking. Understanding where, when and how to best utilize resources can be the difference between an engaged team member, and one who is heading for the exit.
- Make time reporting as simple, fast and standardized by using timesheets, which track actual minutes, hours and/or days of work on individual work items. Once approval is granted, time is reflected in the associated program or project, and the updated completion (expressed as a percentage) is displayed on individual work items.
- Speaking of time: remember to account for non-program or non-project time, such as vacations, paid time off, and so on.
- Använd programvara för resurshantering som gör det möjligt för beslutsfattare (dvs. Resursansvariga eller andra auktoriserade teammedlemmar) för att definiera resurstilldelningen på projektnivå under projektets eller programmets löptid, samt för att justera tilldelningsbelastningen per period. Detta hjälper beslutsfattarna att identifiera var de behöver anställa eller omskola resurser, och det underlättar också beslutsprocessen för godkännande.
Ett sista ord
It is important to bear in mind that developing a resource management plan is not a static one-time event that takes places before an initiative launches. It is an ongoing effort, and it is pivotal to helping programs and projects stay on schedule and in budget, keep team members engaged and productive, and achieve all expected business goals.
