En av de mest utmanande aspekterna av projektledning är att styra flera projekt i rätt riktning. Att hålla jämna steg med det ständigt föränderliga arbetsflödet i olika projekt kan kännas som en kamp i uppförsbacke. Lyckligtvis behöver det inte kännas som en ständig kamp att hantera projekt tack vare en visuell och samarbetsinriktad metod som kallas Kanban-metoden. Men hur kan du införliva Kanban-metoden i dina projektledningsinitiativ? Läs mer om de tre bästa Kanban-mätvärdena för att följa utvecklingen och hur du kan använda dem.
Att komma i gång med Kanban
Innan du börjar använda Kanban för att samarbeta med olika teammedlemmar eller avdelningar måste du skapa en Kanban-tavla online och ge dina teammedlemmar tillgång till den. När det är klart kan du börja bjuda in olika deltagare och tilldela dem projekt. Några av fördelarna med Kanban-metoden är följande:
- Du kan se en visuell representation av hur projekten fortskrider.
- Deluppgifter inom ett projekt kan skapas, tilldelas och bockas av när de är klara.
- Kanban-tavlor är en plats där chefer och teammedlemmar kan diskutera projekt, lösa problem och brainstorma handlingsplaner.
Manuella Kanban-tavlor (whiteboards och klisterlappar) kan vara effektiva för att hantera små projekt, men Kanban-tavlor på nätet har vunnit markand bland projektledare som övervakar flera storskaliga projekt. De behöver en lösning som ger värdefull information om flera projekt, inte bara ett visuellt arbetsflöde med uppdragskort. Mätvärden är viktiga, inte bara för att mäta teamet utan också för att ge cheferna snabb insyn för snabb bedömning och beslutsfattande.
Om ditt företag överväger att investera i ett programvarusystem för Kanban-brädor, se till att du väljer ett system som spårar mätvärden och genererar rapporter. De flesta Kanban-plattformar som är utformade för projekthantering på företagsnivå erbjuder den här tjänsten. Genom att använda ett datadrivet tillvägagångssätt när du arbetar med Kanban-tavlor får du den skalbarhet som behövs för att hantera större uppgifter med detta populära projektledningsverktyg.
I det här inlägget ska vi titta på tre viktiga mätvärden för Kanban-brädan som du kan följa för att mäta framsteg och optimera produktiviteten så att Kanban-metoden fungerar för dig.
Metriska mått 1: Bränna ner diagrammet
Om det finns ett viktigt mått som varje projektledare som använder Kanban bör följa upp är det nedbränningsdiagrammet. Det här måttet ger dig en visuell representation av antalet planerade uppgifter och antalet slutförda uppgifter inom ett specifikt Kanban-bräde. Dessutom hjälper burn down-diagrammet dig också att förutsäga framtida resultat genom att ange när projekt (eller uppgifter inom ett projekt) kommer att slutföras om utvecklingen fortsätter i samma takt.
Metriska mått 2: Diagram över lednings- och cykeltid
Med detta mått kan du se det genomsnittliga antalet dagar som dina uppgifter har bearbetats under en viss tidsperiod. Använd den här bedömningen för att titta på hela projektcykeln eller mellan två olika tidpunkter under projektets livscykel.
Diagrammet över lednings- och cykeltid är till hjälp för att bättre förstå följande information om dina projekt:
- Identifiera när projekten avslutas effektivt.
- Kartlägga projektets flaskhalsar.
- Utvärdering av hur snabbt projekten slutförs.
Metriska mått 3: Kumulativt flödesschema
Det kumulativa flödesschemat visar en samlad bild av dina projektkort, som är ordnade i följande tre kategorier: Planerat, Arbetar på och Färdiga. Detta är till hjälp för att bedöma projektets övergripande framgång genom att ge chefen en visuell representation av:
- Antalet uppdrag som gruppmedlemmarna har slutfört.
- Vilka projektuppgifter som teamet för närvarande arbetar med.
- Uppgifter som väntar på att startas.
Förutom att mäta prestanda är det kumulativa flödesschemat också användbart för att hjälpa chefer att fatta välgrundade beslut när de delegerar uppgifter - särskilt när de arbetar med stora projekt med flera avdelningar. Genom att titta på hur snabbt uppdragen slutförs kan de se vilka team som är effektivast när det gäller att utföra specifika uppgifter.
Optimering av Kanban-metoden
Arbetsplatsens framtid förändras ständigt. Distansarbete och outsourcing blir alltmer populärt, vilket innebär att chefer och anställda behöver ett effektivt sätt att samarbeta med team utomlands. Kanban-programvara gör det enkelt för organisationer att göra detta genom att skapa en plattform som mäter framsteg, visar uppgifter och mål och skapar en öppen kommunikationskanal mellan alla inblandade parter.
Kanban-metodens styrka ligger i dess förmåga att dela upp överväldigande uppgifter och leverera dem i små bitar, vilket gör att projekten känns mer hanterbara. Därför är Kanban-metoden ett utmärkt sätt att optimera projektets produktivitet, oavsett storlek.
Kanban är dock mer än att tilldela uppgifter på en tavla och övervaka mätvärden. Du måste också införa en strategi som uppmuntrar ditt team att arbeta mer effektivt.
Så här kan du göra:
- Prioritera dina uppgifter genom att ha de viktigaste projekten högst upp i din arbetskö.
- Håll kommunikationslinjerna öppna genom att uppmuntra kommunikation på plattformen med alla deltagare som arbetar med uppgifter inom ett projekt.
- Ändra och optimera teamprocesser i realtid om projektets omfattning ändras.
- Välj en kompatibel Kanban-plattform som fungerar bra med dina befintliga verktyg.
Genom att spåra de data som samlas in av Kanban-plattformen kan du få en bättre uppfattning om vad dina team har åstadkommit och förutsäga deras framtida prestationer. Kombinera detta med det faktum att Kanban-programvaran gör samarbetet online enklare och effektivare, och det är lätt att förstå varför Kanban-metoden snabbt blir en favorit bland projektledare världen över.
