I den digitala affärsvärlden kan det vara en utmaning att leda team genom projekt utan ordentlig planering. Det kan ofta kännas som om du försöker vägleda människor genom olika typer av arbete, ständigt föränderliga förhållanden och begränsad synlighet och begränsade resurser - för det är verkligen så det är. Om det finns brister i planeringen kommer de bara att förstärkas i takt med att komplexiteten och behovet av snabbhet ökar, något som garanterat kommer att fortsätta att ske i dagens arbetsliv. I dag måste planeringsprocesserna vara integrerade och kontinuerliga så att du kan anpassa dig och reagera på ny information och dra nytta av nya möjligheter. Det kan dock vara ganska svårt att nå fram till en kontinuerlig planering, en utmaning som rätt mall för projektplanering kan minska.
Innan vi går in på mallar för projektplaner ska vi först titta närmare på vad planering egentligen är. Enligt definitionen:
"Målet med planeringen är att se till att organisationen genomför sin strategi genom att fatta rätt investeringsbeslut och kontinuerligt anpassa dessa till de strategiska målen, de ekonomiska begränsningarna och resurskapaciteten."
Förenklat uttryckt måste planerna vara dynamiska, eftersom de måste göra det möjligt för organisationer att ändra sig utifrån de senaste uppgifterna, samtidigt som resurserna hela tiden är anpassade och kartlagda för att leverera resultat. Denna flexibilitet är nyckeln till effektiva planeringsprocesser, eftersom den ger möjlighet att koppla samman strategi och genomförande.
Nu när du förstår mer om fördelarna med kontinuerlig och dynamisk planering (för mer information om olika typer av planering, ladda ner e-boken "Planning Deconstructed"), kan vi dyka in i hur du kan komma igång med att analysera olika mallar för projektplaner.
Hitta den mall för projektplan som är perfekt för dig.
Om du följer med i vår blogg kommer du kanske ihåg våra tidigare inlägg om varje enskild projektplanmall som beskrivs nedan. Om inte, klicka gärna på länkarna för att få mer information om den mall för projektplan som du väljer.
Vi inledde den här serien med användningsfall för mallar med inlägget "Introduktion till biblioteket för arbetsytemallar." Det här inlägget ger en översikt över vart och ett av nedanstående användningsområden, som vi nu kommer att gå in mer i detalj på.
- Public Relations. Med en gemensam arbetsplats för att få arbetet gjort får du dessa fördelar:
- Kommunicera direkt med uppgiftsägare om specifika aktiviteter och ge hela teamet en överblick över ansvaret för enskilda uppgifter.
- Det är lätt att se statusrapporter eftersom teammedlemmarna enkelt kan se vad som har gjorts och var flaskhalsarna finns.
- Standardisering av processer. Med en checklistfunktion kan man skapa standardiserade uppgifter för ett uppdrag utan att ha ett överväldigande antal kort.
- Personalavdelningar. De som arbetar med personalfrågor kanske inte ofta betraktas som projektledare, men de är det. De är "oavsiktliga projektledare" som alltid letar efter nya sätt att förbättra arbetseffektiviteten. Genom att använda Kanban-brädan för planering kan teamet skapa ett arbetsflöde och identifiera alla steg som måste slutföras, till exempel innan en nyanställd person får sin första dag och i slutet av sin första arbetsvecka.
- Blogghantering. Det är ovärderligt att ha en överblick över varje persons arbetsbelastning och över hur varje blogg fortskrider, men det bästa med ett enda samarbetsverktyg måste vara möjligheten att samla all kommunikation om ett visst innehåll på ett och samma ställe. Kort och Kanban-tavlor eliminerar behovet av e-post och kalkylblad helt och hållet, två saker som inte alls saknas.
- Kommunikation över avdelningsgränserna [Intervju]. Att kunna dela upp uppgifter i kort på en Kanban-tavla är det som bidrar mest till att förbättra kommunikationen mellan olika avdelningar. Det hjälper alla på arbetsplatsen att se vem som äger vad - och det skapar ansvarstagande.
- Marknadsföring för efterfrågegenerering . Det är ofta svårt att ha en tydlig överblick över kommande uppgifter och kampanjer, men med ett konsoliderat samarbetsverktyg är det lätt att planera e-postutskick. Kalendervyer hjälper dig att planera nya sändningar och skapa enhetlighet i e-postmeddelanden utan att överväldiga målgruppen.
- Evenemangshantering . Evenemangshantering innebär många rörliga delar och det kan vara komplicerat och utmanande att försöka hålla reda på allt. Samarbetshantering på förenklar dock processen genom att alla rörliga delar samlas på en centraliserad, organiserad och kollektiv plats.
- Digital marknadsföring. Utan en effektiv ledning av det gemensamma arbetet finns det en brist på synlighet som gör det svårt att samordna och kommunicera. Med rätt verktyg är det enkelt att planera varje sprint, och möjligheten att planera deluppgifter under varje större uppgift gör att allt är organiserat och lätt att hitta.
- Förnyelse av kunder. Organisera enkelt viktig information om en kund på ett "kort" på en virtuell Kanban-tavla och bifoga enkelt dokument, länkar, statusuppdateringar med mera till varje kort.
- Planering av projekt för RFP. Förfrågningsunderlagsprocessen kräver ofta att man samlar in svar från flera sakkunniga för att få fram en komplett leverans till kunden, och denna projektplanering kan snabbt bli rörig. Men med rätt samarbetslösning blir processen mycket smidigare och det går lätt att visualisera pågående arbete.
- Samarbete i säljteamet. Försäljningspersonal står ofta inför utmaningar när det gäller samarbete i teamet - de vill ha information till hands, snabbt och när de behöver den. CWM-verktygen förbättrar processerna genom funktioner för samarbete och sociala konversationer och mycket mer.
- Kundupplevelse. Samarbetshantering gör allting effektivare genom att du kan spåra projekt, tilldela uppgifter och ladda upp dokument som kan redigeras, allt på ett och samma ställe.
- Marknadsföring av lösningar. Med rätt CWM-verktyg har teammedlemmarna tillgång till de mest aktuella dokumenten, eftersom alla ändringar och kommentarer sparas på ett enda kort på en Kanban-tavla.
- Försäljning Projektledning. Det finns många rörliga delar i varje försäljning och därmed finns det faktorer som kan missförstås eller förväxlas. Samarbetshantering förenklar processen genom att förbättra projektledning av försäljningsprojekt, möten med ledningsgruppen för försäljning på företag och regionala kundanvändargrupper.
Om du vill undersöka mallarna närmare kan du registrera dig för webbsändningen på begäran, Jumpstart Your Planning with the ProjectPlace Template Library, och sedan se till att registrera dig för en kostnadsfri provperiod så att du kan upptäcka vilket projekt som passar dig och din organisation bäst.
