Varje projekt är en läxa och att hoppa över avslutningsfasen i projektets livscykel är som att aldrig göra slutprovet. Oavsett om det är en framgång eller ett misslyckande kan en organisation lära sig något av varje satsning. Om du inte lyckas dokumentera den sista fasen eller inte uppfyller kraven på leveranser.
Det primära målet med projektets avslutningsfas är att se till att alla lösa trådar är avklarade och att projektledarens arbete är godkänt. För att uppnå detta bör projektledaren upprätta en avslutande process som utförs i slutet av varje projekt. Nedan följer några exempel på bästa praxis i avslutningsfasen och hur du kan se till att arbetet verkligen är slutfört.
Bekräfta att arbetet är slutfört
Före alla möten med intressenter eller före det slutliga utbytet av pengar måste projektledaren se till att alla leveranser har uppfyllts. Detta kan innefatta någon av följande uppgifter:
- Överlämnande av varor
- Överföring av leveranser
- Dokumentation för avveckling
- Tillhandahålla överenskomna tjänster
- Leverera en slutprodukt
Det finns många kontroller och balanser under den slutliga livscykeln för projektledning som måste beaktas. Projektet anses vara slutfört när allt som utlovats har levererats.
Avslutande av upphandlingen och formellt godkännande
Eventuella återstående betalningar till leverantörer eller samarbetspartners bör göras och alla upphandlingar avvecklas. Dessutom måste alla kontrakt undertecknas och du bör få ett formellt skriftligt godkännande från din kund om att de är nöjda med arbetet. På så sätt kan du förhindra eventuella framtida stämningar eller att människor går tillbaka på sitt ord om att de är nöjda.
Detta är den absolut viktigaste aspekten av avslutningsfasen, eftersom den garanterar att du är juridiskt skyddad och att alla är överens. Det innebär att alla är överens om att alla mål har uppnåtts och att arbetet har levererats på ett tillfredsställande sätt.
Slutlig resultatrapportering och analys
Nu är det dags för eftertanke. Projektets slutresultat ska beräknas och levereras. Detta inkluderar faktorer som:
- Planering av prestanda
- Kostnadsprestanda
- Kvalitet
- Resurser
Var projektet över eller under budget? Analys innebär att man går igenom varje projektledningsfas för att avgöra hur väl teamet har lyckats och vad som kan förbättras.
Slutresultatet och analysen kommer också att hjälpa dig att omfördela resurser till andra projekt när avslutningsfasen är avslutad. All dokumentation bör organiseras, märkas och arkiveras på ett korrekt sätt för framtida referenser vid behov.
Även om avslutningsfasen av ett projekt kanske inte alltid är lika spännande som inledningen av ett projekt, är den avgörande för ett företags framgång. Avslutningsfasen är den viktigaste punkten i ett projekts livscykel där projektledaren inte bara ser till att han eller hon gör sitt jobb, utan också att han eller hon lär sig av de misstag han eller hon gör.
De bästa metoderna i projektledningens avslutningsfas är att se till att allt arbete är gjort, att alla papper är undertecknade och att alla är nöjda. Om de inte är det måste det diskuteras. När ett system för kontinuerlig förbättring har inrättats kommer du att se hur framgångsrika dina projekt blir.
