När det gäller planering av projekt använder organisationer ofta kalkylblad och mallar för planering av resurskapacitet för att förstå hur efterfrågan står i förhållande till tillgängliga resurser. Det kan vara en lång och mödosam uppställning. Så småningom får du information och pivottabeller som hjälper dig att dra slutsatser och fatta beslut.
Kalkylblad kan vara bra för organisationer som börjar planera resurskapaciteten. Men i takt med att projektportföljen utvecklas blir den alltmer komplex, vilket resulterar i en tidskrävande och felbenägen process för planering av resurskapaciteten som hämmar beslutsfattandet och kväver innovation.
Landskapet för projektportföljhantering 2017 Report fann att 86% av organisationerna utnyttjar delade resurser för både strategiskt och operativt arbete. Den 2016 State of Resource Management and Capacity Planning Benchmark Study visade att 80 % av de organisationer som utmärker sig på kapacitetsplanering kan agera på nya möjligheter inom några timmar i stället för veckor. De som har dålig kapacitetsplanering saknar däremot insyn i kapaciteten (64%), kan inte prioritera efterfrågan väl (63%) och behöver bättre insikt i efterfrågan (58%).
Det handlar inte bara om fler projekt, mer pengar på bordet och högre risk och belöning - du måste också ta reda på hur du ska få ut det mesta av de delade resurserna. Du måste förstå var dina värdefulla resurser spenderar sin tid samtidigt som du ser till att de mest värdefulla projekten är bemannade. Dessutom måste din process vara flexibel så att du kan ta emot nya projekt utan att det orsakar kaos, störningar eller ekonomiska förluster.
Slutsatsen är att: Organisationer måste lära sig att hantera resurskapaciteten på ett bra sätt, annars riskerar de att hamna på efterkälken i förhållande till konkurrenterna. Du behöver insyn och information som gör att du kan fatta rätt affärsbeslut. Kommer det felbenägna kalkylbladet att hjälpa dig att nå dit? Det är inte troligt.
Hur tar man sig dit? Börja med att förstå det nuvarande läget. Det är ett enkelt men viktigt första steg.
Jag rekommenderar att du utvärderar dina metoder för planering av resurskapaciteten genom att ställa följande frågor:
- Prioriterar vi efterfrågan effektivt med hjälp av kalkylblad?
- Hur lång tid tar det för oss att anpassa oss till den inkommande efterfrågan?
- Hur lång tid tar det för oss att jämföra resurskapacitet och efterfrågan? Timmar, dagar eller veckor?
- Är våra uppgifter aktuella och korrekta?
- Kan vi snabbt förstå resurskapaciteten med de pågående eller planerade projekten?
- Kan vi genomföra scenarier för vad som händer om?
- Levererar vi projekt i tid och enligt budget med hjälp av kalkylblad?
Beroende på hur du svarar på dessa frågor kan du avgöra om du behöver gå från kalkylblad till en mer ändamålsenlig lösning som portfölj- och resurshantering. Rätt verktyg kan hjälpa till med resurshantering och kapacitetsplanering för att balansera, prioritera och schemalägga resurskapaciteten med en realtidsöversikt över både framtida och pågående arbete.
Vill du se en specialbyggd lösning för planering av resurskapacitet i praktiken? Jag rekommenderar att du tittar på Planviews demo om portfölj- och resurshantering. Den innehåller information om hur du kan anpassa dina projektportföljers resurser och utgifter, visar hur du kannalysera kapaciteten i olika portföljer och sätta rätt personer på rätt arbete, ger en övergripande bild av IT-utgifter, resurser och efterfrågan i hela företaget och mycket mer.
