I vårt tidigare inlägg på om prioritering talade vi om vikten av att prioritera sitt arbete. Vi har också behandlat det grundläggande arbetet som du behöver veta innan du implementerar egna metoder för projektprioritering.
Idag ska vi ta det ett steg längre. Om du är nybörjare på prioritering hjälper det här inlägget dig att lära dig hur du identifierar och implementerar en mekanism som är kompatibel med din verksamhet. Om du redan vet ett och annat om projektprioritering får du lära dig hur du kan förbättra din nuvarande metod eller upptäcka om det finns en metod som skulle passa bättre för din organisation.
Oavsett om du fortfarande håller på att lära dig att prioritera projekt eller om du är en erfaren veteran kan du gå från den här bloggen och veta hur du blir en kunnig PMO. Så här gör du.
Få kunskap.
Tidigare har vi talat om vem, vad, när och hur man prioriterar projekt.
- Vem har något att säga till om i din prioriteringsprocess?
- Vilka är dina drivkrafter?
- När är den bästa tidpunkten för prioritering?
- Hur ofta prioriterar du arbetet?
Nu är det dags att välja en prioriteringsprocess som ger bästa möjliga resultat. Det kan krävas lite experimenterande för att hitta rätt metod som passar behoven hos ditt PMO och din organisation. Prova gärna olika poängsättningsmetoder och gör de justeringar du behöver för att se till att prioriteringsmetoden representerar dina organisationsmål så korrekt som möjligt.
Kom ihåg att du kan ta några få steg till att börja med för att börja enkelt och sedan utvecklas med tiden. Börja till exempel med att samla in feedback och använd den för att förbättra prioriteringen. Om du behöver hjälp med att starta din projektprioritering kan du använda de här tre alternativen för att komma igång.
Rangordning eller sekventiell prioritering.
Med rangordningstekniken prioriteras arbetet genom att tilldela det ett värde från 1 till 10, eller genom att märka arbetet som hög, medelhög eller låg prioritet. Fördelen med denna metod är att den är enkel. Det är lätt att kategorisera arbetet och samtidigt komma överens om dina prioriteringar på hög nivå.
Naturligtvis har enkelheten sina egna nackdelar. Denna metod innehåller inga riktlinjer för prioritering av arbete, vilket kan leda till godtycklig prioritering och inkonsekvens i hela organisationen. Det här tillvägagångssättet kan också vara svårt att använda i projekt som omfattar stora arbetsmängder eftersom det inte alltid finns tydliga riktlinjer för hur man startar uppgifter och fastställer gränsvärden. Om det till exempel finns 7 högprioriterade uppgifter i listan, kanske teamet inte vet vilken uppgift de ska börja med först och vilken uppgift de ska avsluta med när de inte kan slutföra alla 7 uppgifter.
Beräknad eller viktad poängsättning.
I detta tillvägagångssätt ges projekten en numerisk poäng utifrån deras kategorier. Varje kategori tilldelas ett viktat värde baserat på dess betydelse, och ju högre siffra desto högre prioritet. Om organisationen anser att det strategiska värdet är viktigare än risken, får det strategiska värdet en högre viktning.
Det finns flera fördelar med detta tillvägagångssätt.
- Det är lätt att inrätta och kan ge en tydlig riktlinje för prioritering.
- Du kan enkelt prioritera arbetet med hjälp av WSJF-beräkningen (Weighted Shortest Job First).
- Intressenterna kan bidra till poängsättningen av projektkategorier.
- Du får ett genomsnittligt vägt resultat som representerar intressenternas och andra viktiga gruppers intressen.
En sak att tänka på när man använder detta tillvägagångssätt är dock att det kan innebära att man helt och hållet bortser från resursbegränsningar. De högst rankade projekten kan få bra poäng eftersom de motsvarar organisationens behov, men det betyder inte att din organisation har kapacitet att ta sig an högrankade projekt.
Analys av begränsningar.
Detta tillvägagångssätt använder en optimeringsparameter, finansiell information, datuminformation och resursbegränsningar för att prioritera och planera arbetet. Det är ett populärt och effektivt tillvägagångssätt bland kunniga PMO:er eftersom resultaten tar hänsyn till både mänskliga insatser och ekonomiska resurser. Det innebär att du kan fatta ett mer välgrundat beslut genom att ta hänsyn till båda typerna av resurser när du prioriterar arbetet. Med detta sagt kräver denna modell för prioritering av projekt poängsättning uppdaterade data och god resurs- och kapacitetsplanering för optimala resultat.
Nu när vi har tittat på några populära metoder för projektprioritering ska vi se vad du behöver göra för att lyckas med den metod du valt.
Var ihärdig.
Var beredd att ständigt agera, utvärdera, revidera och utvecklas. Den kunniga PMO:n har verklighetsförankring när han/hon skapar sin prioriteringslista. Försök att begränsa det arbete du tar med till prioriteringar som faktiskt kan genomföras. Om du inte använder analys av begränsningar, välj arbete baserat på ditt schema och de resurser du har till förfogande, och överdriv inte. Håll dig till de prioriteringar som realistiskt sett kan levereras, och om arbete med låg prioritet måste vänta, flytta det till backloggen tills den aktuella cykeln är avslutad.
Men du är inte vilken vanlig PMO som helst, du är en smart PMO så du ser hela tiden framåt:
- Övervakning av utvecklingen för att kontrollera att allt är på rätt spår.
- Utvärdera om resultatet av dina projekt återspeglar din prioritering. Om inte är det smartare att justera din prioriteringsmetod och dina rangordningskriterier och sedan försöka igen.
- Vara anpassningsbar genom att hålla dina projektprioriteringsplaner i linje med affärsdrivkrafterna när de förändras med tiden.
Se till att du ständigt förbättrar din prioriteringsplan genom att få insikter om arbete som stannar upp eller inte längre är i linje med företagets strategi (dokumentera orsakerna till detta och var uppmärksam när du prioriterar för framtiden). Därifrån kan du skapa en handlingsplan för att frigöra utrymme för mer värdefullt arbete som för ditt företag närmare sina mål och målsättningar.
Argumentera för det.
Den kunniga PMO:n inser att det lönar sig att maximera affärsvärdet genom projektprioritering och fortsätter att poängsätta och prioritera sitt arbete i enlighet med detta. Men vilket värde har dessa taktiker egentligen?
En effektiv prioritering kan förändra ditt företag på flera olika sätt, bland annat:
- Förbättra beslutsfattandet genom ett objektivt, systematiskt arbetsflöde som tar bort fördomar och ökar konsekvensen.
- Fokusera på det mest värdefulla arbetet, så att du och din organisation kan prioritera och omprioritera arbetet så snart initiativ avviker från företagets mål.
- Sänkta risker genom att teamen fokuserar på arbete som bidrar till att uppnå fastställda mål och målsättningar.
- Sätta ihop team som levererar arbete med högt värde och identifierar beroenden på ett effektivare sätt.
- Visa hur viktigt ditt PMO är genom att leverera värde baserat på strategiska resultat snarare än projektresultat.
Men det är inte allt. En effektiv prioritering på ökar framgångsfrekvensen för dina strategiska projekt och program samtidigt som den hjälper ledningen att hålla sig i linje med de organisatoriska målen. Det går inte att bli klokare än så.
Som en kunnig PMO bör ditt nästa steg vara att implementera en projektprioriteringsprocess som för din organisation framåt. Du kan lära dig mer om prioritering och hur du gör det genom att ladda ner vår e-bok "The Savvy PMO's Guide to Prioritization". Den här guiden ger dig de pragmatiska stegen för att bygga upp ett optimerat prioriteringssystem som kopplar planer och leveranser till organisationens mål och företagskultur.
Glöm inte att fylla i Savvy PMO Prioritization Checklist. Detta kommer att hjälpa dig att utvärdera din nuvarande prioriteringsprocess och titta på flera sätt som du kan förbättra dess effektivitet.
![Värdet av att kombinera robust PPM med lättviktigt arbetsutförande [Video]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2018/03/Combining-Robust-PPM-with-Lightweight-Work-Execution.gif)
