70% av alla IT-projekt misslyckas
Since the mid-1980s, the Standish Group has published the world’s largest study on IT projects – the Chaos Manifesto (formerly called the Chaos Report). Over the years they have examined over 70,000 projects, and what’s startling is the amount of IT-related projects that fail. In the latest poll for example, only 32% of projects reached a successful outcome.
Projektledningens fem dödssynder
Chaosmanifestet nämner fem dödssynder och fem budord för projektledning. Enligt deras forskning är kunskaperna i dessa en av faktorerna bakom ett lyckat projekt. Nedan hittar du min syn på de fem dödssynderna (jag kommer inte att gå in på budorden just nu). Punkterna kommer från Chaosmanifestet, men beskrivningarna och exemplen är min egen tolkning av dem.
1. Överambition. Överambition innebär att du som projektledare eller projektör tar på dig för mycket på en gång. Du vill göra mer än vad som egentligen är nödvändigt och är förblindad av vad som kan uppnås. Därför är det viktigt att komma ihåg att med dagens teknik är i stort sett allt möjligt, men inte samtidigt, inom samma projekt och med en begränsad budget.
2. Prestige. Prestige är ofta (men inte alltid) kopplat till ambition. Det handlar om att du som projektledare har en arrogant eller överdrivet självsäker attityd gentemot teammedlemmar, kunder och/eller chefer i organisationen.
Eftersom projekt ofta ges en särskild status i en traditionell linjeorganisation är det förståeligt att projektmedlemmar kan känna en viss prestige. Detta kan dessutom vara en fördel, till exempel när det gäller att samla teamet och uppmuntra dem att arbeta effektivt mot samma mål. Men det är viktigt att gruppmedlemmarna inte tappar greppet om verkligheten eller börjar arbeta mot linjeorganisationen.
3. Okunskap. Okunskap finns på alla nivåer: projektledning, projektmedlemmar, projektledare och i linjeorganisationen. Dålig förståelse av projektmålen och verksamhetens övergripande mål kan snabbt leda till att ett projekt går åt fel håll eller helt misslyckas. Dessutom finns det en tendens att styrgruppen och projektägarna håller tillbaka en viss mängd information från projektgruppen. Särskilt i stora organisationer där det vanligtvis finns ett antal olika agendor som spelar in och där projektledaren kanske inte helt och hållet identifierar sig med den högsta ledningens agenda, även om den i många fall har en effekt på projektet.
Chaosmanifestet nämner också det motsatta scenariot, dvs. att styrgruppen och projektägarna inte håller sig fullt informerade om projektet. Detta kallas "rationell okunnighet", dvs. att intressenterna anser att det tar mer arbete än vad det är "värt" att hålla sig informerade.
Båda dessa faktorer är viktiga och bör hållas i åtanke av projektgruppen för att undvika potentiella problem. I framtida projekt kommer jag att försöka uppskatta vad det är värt för ägaren att ha tillräcklig information och hur jag kan minska tiden det tar att få fram rätt information, liksom "kostnaden" för att tillhandahålla den.
4. Frånvaro. Frånvaro kan ha flera orsaker. Projektmedlemmarnas frånvaro är tydligt synlig eftersom den leder till en direkt minskning av produktionen. Och eftersom det är lätt att upptäcka kan åtgärder snabbt vidtas för att åtgärda problemet. Det blir dock svårare när de viktigaste beslutsfattarna eller medlemmarna i projektstyrnings- eller kundstyrningsgrupperna är frånvarande. Det är viktigt att komma ihåg att även om många intressenter kan ha ett intresse för ett projekt, återspeglas det inte alltid i den tid de lägger ner på projektet. Som tumregel brukar jag säga att om man vill påverka eller fatta beslut måste man inse att saker och ting tar tid, och om man avsätter den tid som krävs är det nästan alltid en fördel att ha fler personer i projektgruppen. Få saker kan dock vara så skadliga för ett projekt som när människor förväntar sig att kunna påverka och vara delaktiga i alla beslut som fattas utan att lägga ner tid på det. "Vi tittar på det när du har tagit fram det första utkastet" eller "Här är våra riktlinjer, men vi kan inte delta i processen" är två exempel på situationer som du bör vara uppmärksam på. Om någon vill påverka projektet bör han eller hon vara med när besluten fattas, inte bara kontrollera dem i efterhand.
5. Oärlighet. Oärlighet i detta sammanhang är till exempel att medvetet dölja fakta för en projektägare eller projektmedlemmar. Det kan handla om att skapa fördelar för egen vinning, men i många fall är det troligare att en projektledare helt enkelt är för nervös för att berätta hela sanningen.
Av Erik Fors-Andrée
