Det kan tyckas enkelt att hantera ett projekt, men att lära sig hantera projektbudgetar kräver en speciell blandning av utbildning och erfarenhet. Ett projekt som inte är tillräckligt omfattande kan inte bara äventyra projektet, utan även ditt rykte, ditt team och företaget du arbetar för. När det är dags för dig att fundera på hur du ska budgetera för ett projekt finns det några saker du kan göra för att hålla ditt interna team och kunden nöjd, bland annat:
- Skapa en detaljerad projektplan
- Kontrollera budgeten
- Spåra projektet
- Var alltid proaktiv
De flesta projekt får naturligtvis problem, men om du är väl förberedd på en mängd olika omständigheter kan du hjälpa till att hålla projekten på rätt spår. Från att skapa en detaljerad projektplan till att förstå de största överraskningarna som kommer att spränga din budget kan du lära dig hur du budgeterar för ett projekt med dessa tips.
Skapa en detaljerad projektplan
Varje del av planen bör beskrivas i detalj. Den bör sedan granskas och undertecknas av alla berörda parter för att säkerställa att det inte uppstår några oklarheter senare. Budgeten måste noggrant överensstämma med planen, helst med utrymme för några ändringar. Om du skriver din första projektplan, ta hjälp av en erfaren gruppmedlem eller mentor. Oavsett om du söker hjälp på nätet eller från en kollega behöver du inte göra detta ensam.
Kontrollera budgeten
Att regelbundet kontrollera projektets status och se till att den stämmer överens med budgeten är en viktig del av underhållet som projektledare bör utföra. Genom att systematiskt ta emot uppdateringar under projektets olika faser, från projektstart till avslut, för att se om utgifterna följer trenden, kan man snabbt identifiera eventuella problem. Om en kostnadsökning är i antågande är det viktigt att den tas upp och åtgärdas så snart som möjligt.
Spåra projektet
En del av projektledarens arbete (och att lära sig hantera projektbudgetar) är att få för vana att regelbundet kontrollera alla aspekter av projektet. Detta ger dem möjlighet att inte bara hålla ett vaksamt öga på budgeten, utan också kontrollera uppgifter och resurser och omfördela vid behov.
Var alltid proaktiv
När du väl har lärt dig att hantera projektbudgetar får du aldrig luta dig tillbaka och förvänta dig att projektet ska löpa som planerat utan inblandning. Om du väntar tills någon uppmärksammar dig på ett problem, eller om det plötsligt är i slutet av projektet och du är redo att presentera leveranser men upptäcker att du har överskridit budgeten, kommer du att få en mycket missnöjd kund. Om du kan identifiera de problemområden som drar in mer pengar än planerat, kommer du att ha bättre förutsättningar att hålla projektbudgeten på en hanterbar nivå.
Programvara för projekthantering kan hjälpa dig att hålla koll på budgetar
Med robusta programvara för projekthantering, , kan du spåra alla utgifter som ett projekt medför: anställd, avdelning, uppgift och arbetsobjekt, så att du bättre kan övervaka utgifterna och se till att ditt projekt håller budgeten. Du kan fastställa timpriser för hela företaget på en hög, allmän nivå eller för ett specifikt projekt. Du kan också visa projekt och faktiska personaltimmar i realtid och analysera brinnhastighet och faktureringsstatus för varje projekt, så att du direkt kan notera när ett projekt håller på att avvika från kursen och är på väg att bryta budgeten.
För att hålla budgeten krävs ett aktivt deltagande från början till slut. Börja med en detaljerad projektplan som har granskats av alla deltagare. Kontrollera regelbundet hur det går med budgeten och följ projektet noga. Projektledare bör vara proaktiva när det gäller att upprätthålla utgifter som uppstått under projektets gång och hålla alla lagmedlemmar informerade om statusen genom att använda ett transparent SaaS-projektledningssystem.
