Är du pressad att minska kostnaderna, motivera personalstyrkan och leverera mer samtidigt som du ger affärssponsorer information om projektens status? Känner du att den årliga planeringen är en engångsövning och inte en verklig återspegling av de strategiska målen? Du är inte ensam. Många organisationer upplever att den årliga processen inte är kopplad till verksamhetens realiteter.
Som produktchef för Planview och auktoriserad revisor ansvarar jag för planeringen av Planview Enterprise, inklusive strategiska investeringar, strategisk planering, investeringsplanering, kapacitetsplanering, finansiell planering och produktportföljhantering. Genom min erfarenhet och efter att tidigare ha lett en $1.5B Jag är fascinerad av de många utmaningar som företagen står inför, från chefer till direktörer och portföljförvaltare som försöker se till att deras organisation fattar rätt beslut för att genomföra sin strategi på ett framgångsrikt sätt. I den här fyrdelade serien kommer jag att gå in på några av dessa utmaningar och erbjuda bästa praxis som kan hjälpa ditt företag att förbättra effektiviteten.
En årlig och manuell process är inte längre effektiv
När det gäller den årliga planeringen har jag sett att chefer ofta förlitar sig på en omfattande, intensiv och manuell process som involverar flera personer i hela organisationen och som har till uppgift att samla in information under flera månader. Beslutsfattandet blir då en biprodukt av budgetering för årlig planering, inte strategisk planering. Traditionell budgetering kopplar inte investeringarna till utfall eller resultat. I stället förvandlas den tid som ägnar åt att samla in data till en lista över lika godkända budgeterade investeringar - inte en lista som kan utvärderas och prioriteras på ett effektivt sätt.
Blir du glad av den här typen av övningar inför den årliga planeringen? Förmodligen inte - särskilt inte när denna process styrs av format som används i den finansiella planen. Du kanske till och med ser det mer som en administrativ åtgärd för att motivera din budget. Använd det eller förlora det! En organisations entusiasm kommer att avta när de tvingas att minska uppskattningarna samtidigt som de måste bevisa att de kan leverera mer med mindre.
Ställ inte innovationen i en fackmässig kategori - fundera på att uppdatera den årliga planeringsprocessen.
Vilket pris betalar företaget för avsaknaden av en budgetstrategi? Det är inget fel med en kultur där man håller tid, budget och omfattning - utom när kontroll av utgifter krossar innovation. Frågan blir då vilken typ av resultat man får genom att skapa detaljerade uppskattningar för projekt på önskelistan som kanske aldrig kommer att påbörjas. Och om de börjar, finns det liten eller ingen flexibilitet att justera från denna uppskattning.
Det är oundvikligt att beslutsfattare återkommer till godkända budgeterade projekt under året, vilket leder till ännu en manuell datainsamling i hela organisationen. Istället för att använda detta tillfälle för att omfördela medel eller resurser blir det ett sätt att stämma av mot budgeten. Ofta resulterar denna övning i prognoser som visar att investeringar som ligger efter kan komma ikapp på ett magiskt sätt i slutet av året så att prognoserna stämmer överens med den ursprungliga årsbudgeten. Slutrapporten kommer helt enkelt att motivera den årliga planen.
I slutändan är det svårt att driva portföljbeslut, prioritera strategiskt och utvärdera risker för en portfölj som främjar innovation när finansavdelningen gör en plan för att driva verksamheten. När verksamheten inte är säker på de förväntade resultaten, upprätthåller den nuvarande finansbaserade metoden beteendet med detaljerade uppskattningar och att hålla sig inom budgeten. Det kan vara svårt att förändra denna konversation - även när roller skapas för att förbättra kommunikationen mellan ekonomi- och IT-avdelningen.
Är detta fallet i din organisation? I del 2 tar jag upp vad cheferna saknar när det gäller investerings- och kapacitetsplanering i sina organisationer. Håll dig uppdaterad!
Om du tycker att det här ämnet är intressant rekommenderar jag att du tar dig tid att titta på en webbsändning som jag gjorde tillsammans med Forrester-analytikern Margo Visitation med titeln "When Incoming Demand and Change Derail Your Annual Plan": The Case for a Continuous Approach to Strategic Planning and Execution" där vi diskuterar de fyra kritiska elementen för en välintegrerad, kontinuerlig strategi för strategisk planering och genomförande. Du kan också läsa detta blogginlägg på där du får en översikt över de viktigaste punkterna.
![Hur man kan använda företagsomvandling för att driva innovation i den digitala eran [Infographic]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2019/02/Use-Business-Transformation-to-Drive-Innovation-in-the-Digital-Era.jpg)
