Resurser är en organisations mest värdefulla tillgång, men jag slår vad om att din strategi för resurshantering är trasig. När du tänker på dina resurser eller personer, kan du säkert och korrekt svara på dessa frågor?
- Jag vet vad de arbetar med.
- De arbetar med rätt saker vid rätt tidpunkt.
- Deras användning är optimerad och de arbetar med högsta effektivitet.
- Jag har tillräcklig kapacitet och rätt blandning av kompetenser för att utföra det arbete som efterfrågas.
- Jag kan förutse mina resursbehov och luckor 12 månader framåt i tiden.
Min gissning är att du förmodligen inte kan svara på alla dessa frågor. I den här bloggserien kommer vi att ta upp varför ditt sätt att hantera resurser inte fungerar och hur du kan se till att de inte faller mellan stolarna. Äkta resurshantering handlar om att hantera dina medarbetare genom hela arbetets livscykel - från idéstart och prioritering till genomförande och mätning av ROI. Du måste använda verktyg för att stödja var och en av dessa etapper. De flesta organisationer klarar av vissa av stegen, men inte alla. Allt börjar med resursplanering.
Det primära målet med resursplanering är att prioritera och schemalägga personal för att se till att de arbetar med rätt projekt vid rätt tidpunkt. Utan rätt lösning eller process påverkas organisationer av politik, åsikter och "den högljuddaste rösten i rummet" i stället för att fatta datadrivna beslut. En datadriven strategi kräver manuella beräkningar med hjälp av kalkylblad, många möten och tråkiga analyser, vilket är ineffektivt. Eftersom detta manuella arbete är en utmaning misslyckas de flesta organisationer med att planera resurserna på ett effektivt sätt.
Ett annat mål med resursplaneringen bör vara att identifiera och förutse resursbrister för att uppnå affärsmålen. Om det görs på rätt sätt kan du proaktivt kommunicera budget- och rekryteringsbehov för att säkerställa en framgångsrik leverans av godkända eller kommande projekt. Detta kräver exakta uppgifter i realtid om inkommande arbetsbehov och framtida resurskapacitet. Dessa dynamiska element förändras ständigt och de flesta organisationer kämpar med att få tillgång till korrekta data. Resultatet är att prognoserna är mindre förutsägbara och bygger mer på magkänsla än på information som kan användas.
Vad är då lösningen?
Effektiv resursplanering kräver tillgång till data i realtid och den optimala lösningen bör automatisera en del av processen. Organisationer som vill implementera en lösning bör titta på programvara för projektportföljhantering (PPM) med följande funktioner:
- Prediktiv analys för optimering
- Instrumentpaneler för resurskapacitet och efterfrågan
- Synlighet för resurser över hela portföljen
Dessa tre huvudfunktioner kommer att hjälpa dig att säkerställa en effektiv planeringsprocess med hög noggrannhet, möjliggöra korrekt kommunikation till alla nivåer i organisationen (från den verkställande ledningen ner till PMO och enskilda teammedlemmar) och slutligen ge en företagsövergripande överblick, så att inga resurser lämnas utanför ekvationen.
Med en korrekt process och lösning för resursplanering bör organisationer sträva efter följande önskade resultat:
- Upprätta en färdplan för projektportföljen som är anpassad till företagets mål.
- Maximera resurserna utifrån kapacitetsbegränsningar
- Förbättra relationerna och trovärdigheten hos intressenterna
- Öka verksamhetens smidighet och förmåga att leverera
När din organisation har uppnått ovanstående resultat kan du vara säker på att du styr resurserna i rätt riktning så att de är i linje med affärsmålen innan de börjar genomföras.
Om du vill veta mer om resurshantering för företag kan du läsa whitepaper Dina resurser faller mellan stolarna: En smartare metod för resursprognoser, förvaltning och ansvarsskyldighet
I nästa del av den här bloggserien kommer vi att ta upp resursutnyttjande och anpassning till förändringar.
