Vid PMO-symposiet i Orlando för några månader sedan diskuterade Planviews expert-in-residence Terry Doerscher och jag ett antal ämnen som verkade genomsyra konferensen. Det fanns ett antal sessioner där man kritiserade bristen på PMO-fokus på värde och fördelar. Flera sessioner handlade om den växande trenden mot lean och adaptiva metoder, och hur PMO bäst kan anpassa sig till och främja dem. Det fanns till och med några sessioner om organisatorisk anpassning och kulturförändring - min var en av dem och Terrys en annan - och mätning av dessa ofta bortglömda faktorer. Läs vidare för att lära dig hur du gör ditt PMO mer relevant i tider av förändring.
Terry och jag var överens om att alla dessa ämnen på sätt och vis handlade om förändring - hur man hanterar den, hur man förutser den och hur man utnyttjar den. I det avseendet började vi tänka på PMO som ett "kontor för förändringshantering". Vi antog att detta skulle göra PMO till en viktig och obestridlig partner i varje organisations ledningsgrupp.
I en sådan miljö skulle PMO:s roll vara trefaldig:
- Främja och hantera anpassning, inklusive strategisk, funktionell och kulturell anpassning.
- Att möjliggöra effektiv portföljhantering som ett sätt att överbrygga strategi, verksamhet och ekonomi.
- Att fokusera organisationen på nytta och värde och därmed säkerställa bästa möjliga användning av begränsade resurser.
Genom att utföra dessa kritiska funktioner skulle PMO flytta sitt fokus från att i första hand övervaka och mäta framgångar i genomförandet och diktera tillvägagångssätt, även om det kan och bör tillhandahålla riktlinjer, verktyg och principer. Projektledare och deras team bör få möjlighet att välja rätt tillvägagångssätt, och alla bör komma överens om vilka saker som måste standardiseras, antingen för allmän effektivitet eller för rapporteringsändamål.
Detta gör att PMO kan fokusera på inriktning mot värde, genom att uppmärksamma saker som: resultat och viktiga drivkrafter, löpande validering av fördelar och risker, bedömningar av kompetens och engagemang i hela organisationen, och slutligen integrerad portföljhantering av projekt, tjänster, tillgångar och produkter.
Det är den här bredare synen på anpassning, i kombination med ett fokus på affärsresultat/kapaciteter, som gör det möjligt för en organisation att omfamna förändringar och förbli flexibel och smidig. Ett PMO som är för invecklat och enbart fokuserar på att hålla tiden, budgeten och omfattningen, missar sitt viktigaste värde för organisationen.
Om du vill veta mer om detta ämne kan du registrera det senaste vitboken med titeln A Seat at the Table: Making Your PMO More Relevant in Times of Change .
