Otroligt begåvade och vänliga medarbetare från hela världen får sitt bästa arbete gjort på Planview, oavsett varifrån de loggar in eller vad deras arbetsuppgift är. Från Austin, Texas, till Stockholm, Sverige, till Bangalore, Indien, arbetar våra medarbetare tillsammans för att uppnå fantastiska resultat.
Möt Annie Jacob, kontorschef på Planviews kontor i Stockholm, Sverige. I 2024 kommer hon att nå ett imponerande riktmärke när hon inleder sitt femte år på Planview. Vi ställde en rad frågor om hennes dag och vad hon älskar med sitt jobb. Här är vad hon hade att säga:
Förklara din roll som Office Manager på Planview och några av dina ansvarsområden.
Som Office Manager är det mitt jobb att ta hand om kontoret. Det innebär bland annat att ta hand om miljön på arbetsplatsen när det gäller säkerhet och trygghet, organisera teamluncher och fester och hjälpa alla i allmänhet. Jag har också den otroligt viktiga uppgiften att underhålla kontorets Nespressomaskin ... kontoret skulle falla sönder utan den!
Jag vill gärna se mig själv som en vårdgivare för kontoret och människorna eftersom min position ger mig möjlighet att stämma av med kollegorna. Men jag måste också göra allt det "tråkiga" - se till att alla våra maskiner fungerar som de ska, hålla kontoret rent, ta emot leveranser, hantera räkningar och fakturor och kommunicera med distansarbetare från andra länder i Europa. Många av dessa dokument är på andra språk, så Google Translate har blivit en nära vän!
Som Office Manager, vilken typ av möten förbereder du dig för, och vem samarbetar du vanligtvis med?
My day-to-day tasks do not require a lot of meetings. However, I do hold a lot of responsibility when All Hands (company-wide) meetings occur. The Stockholm office is a “hub” for Europe, so I coordinate conference rooms & lunches for workshops and meeting held here. Our teams from Sweden, Germany, UK, and France all meet up here and it’s great to be able to work with teams from all over. It is my job to remind people in the office that it’s coming up and to prepare food and anything else needed for the meeting. There are also smaller meetings, like check-ins for Women of Planview and similar employee groups that need additional assistance.
Jag har ett mycket nära samarbete med vår IT-avdelning eftersom de sätter upp allt för alla de möten som jag hjälper till att organisera. Naturligtvis arbetar jag också med min chef på kontorsrelaterade uppgifter och projekt.
Berätta om din karriärresa hittills.
Från början ville jag alltid bli lärare när jag var i Singapore, där jag växte upp. Jag började med avlastning och övergick sedan till hotellarbete. Detta övergick naturligt till administrativt arbete. För att göra en lång historia kort har jag under 10 år i Sverige arbetat för ambassader från tre olika kontinenter - och jag har lärt mig mycket om diplomatiskt administrativt arbete. Jag har haft ett brett spektrum av erfarenheter under åren, och jag älskar att vara på Planview nu.
Finns det några erfarenheter i ditt liv som du tror har bidragit till din yrkesmässiga framgång?
Det fanns ständiga teman kontra specifika erfarenheter. Jag har lärt mig så mycket under min karriärresa, och på varje plats var vänlighet, ärlighet och empati för andra de viktigaste faktorerna som bidrog till min framgång.
Vilken är den största lärdomen du har dragit under din karriär?
Var inte rädd för att be om hjälp när du har kört fast, och njut av resan när du lär dig hur du kommer loss. Livet är för värdefullt för att stressa över saker som du inte kan kontrollera.
Vad motiverar dig när du arbetar?
Två saker: mina kollegor på Stockholmskontoret och min drivkraft att göra mitt bästa i allt jag gör.
Berätta för oss vad du älskar med Stockholmsteamet.
Som kontorschef har jag inget team - det är bara jag och min chef. Med detta sagt har jag på sätt och vis ett utökat team utanför min avdelning eftersom jag kan prata med och hjälpa så många Planview-anställda.
Min favorit är att umgås med Stockholmsteamet under våra fikas, eller kaffepauser, med läckra godsaker och färsk frukt. Det är ett bra sätt att få veta vad alla andra gör på jobbet och vad de har för roligt privat.
Vad är det som gör ditt team så effektivt?
Vår framgång och vårt samarbete bygger på två egenskaper: flexibilitet och hjälpsamhet. Eftersom jag är den enda personen i vår reception och dessutom är kontorschef, är jag ofta borta från skrivbordet. Att göra många uppgifter själv är naturligt för mig och jag ber bara om hjälp när det behövs. Jag känner mig trygg med att be om hjälp eftersom teamet här ställer upp och hjälper mig och är flexibla.
Vilket är det bästa karriärråd du någonsin har fått?
Tänk efter innan du talar!
Hur skiljer sig Planview från andra företag som du har arbetat för?
Planview är mycket generösa med förmåner och förstår att medarbetarnas välbefinnande bidrar till företagets framgång. När vi till exempel befann oss mitt i pandemin och alla arbetade hemifrån stödde Planview en app som mätte konditionen och uppmuntrade medarbetarna att ta pauser och prioritera sin hälsa. Den appen gjorde ett så bra jobb med att förbättra min hälsa och moral.
Dessutom är de högre cheferna ganska öppna och lätta att prata med. Jag kommer från en mycket striktare kultur, så öppenheten och den avslappnade atmosfären var överraskande, men välkomna.
Planview har en uppsättning av fem "kärnvärden". Är det någon av dem som du tycker särskilt mycket om?
Mitt favoritvärde är: "Vi gör det som är rätt."
Jag växte upp i Singapore med asiatisk kultur och uppfostrades med disciplin och respekt för auktoriteter, vilket gjorde mig till en mycket strukturerad person. För mig är det att göra det rätta och gå den extra milen som definierar vem jag är.
Varför är Planview en bra arbetsplats att jobba på, ur ditt perspektiv?
Människorna här är så vänliga och accepterande. Ledningen är ansvarig för sina mål och uppgifter. Dessutom är förmånerna som hälsovårdsprogram och friskvårdsbidrag fantastiska och hjälper mig att behålla min kärlek till träning.
Hur hanterar du balansen mellan arbete och privatliv?
När jag lämnar kontoret försöker jag lämna mitt arbete där det hör hemma. Jag kommer alltid ihåg att jag är värdefull för min familj, och det kommer först i mitt liv. Det hjälper mig att prioritera rätt saker.
Jag gillar också att träna för att upprätthålla en rutin och minska stressen. När jag växte upp var jag idrottare, och jag älskar att hjälpa andra människor att hitta sätt att få in fem till tio minuters rörelse i vardagen - särskilt förstagångsmammor.
För skojs skull, hur spolar du tillbaka när du är ledig?
Jag älskar att tillbringa tid med min dotter. Det spelar ingen roll hur - gå till gymmet, gå ut tillsammans, titta på Netflix eller filmer!
Låter Planview som en bra matchning?
Vill du bli en del av ett hjälpsamt och flexibelt team? Kolla in Planviews aktuella lediga jobb över hela världen här.
