Att fastställa uttryckliga processpolicyer är den speciella såsen för ett framgångsrikt genomförande av Kanban. Ändå är det på många sätt också det minst förstådda steget i Kanban-metoden.
För många människor ger begreppet "policy" bilder av manualer och handböcker för anställda. Och låt oss vara ärliga: även om dessa typer av organisationsdokument är nödvändiga är de inte direkt en bibel på arbetsplatsen som hjälper oss att få vårt arbete utfört på ett mer effektivt sätt.
Varför är processpolicys så viktiga i Kanban? Kanban är en metod för kontinuerligt flöde och föreskriver inte vad som måste göras i olika skeden av processen, utan låter teamet bestämma det mest effektiva sättet att hålla arbetet i gång. Och vi talar inte bara om förfaringsprinciper här, utan även om hur människor interagerar med sitt arbete och med varandra.
Gruppen fattar dessa beslut tillsammans och publicerar dem som processpolicyer. Genom att tydliggöra dessa riktlinjer kan alla förstå vad som förväntas, vilket minskar förvirringen och leder till en mer konsekvent process. I takt med att teamet utvecklas och växer kan processpolicyn revideras och förbättras för att återspegla den aktuella situationen.
I det här blogginlägget diskuterar vi fördelarna med processpolicyer och varför det är så viktigt att göra dem inte bara explicita utan också synliga.
Varför vi behöver explicita processpolicyer
Vägreglerna
För att förstå fördelarna med att upprätta processpolicyer på arbetsplatsen - och varför de måste vara både tydliga och synliga - kan vi börja med ett exempel som vi alla kan relatera till: vägtrafiksystem.
Varje land har en uppsättning allmänna rutiner och förfaranden som gäller för alla trafikanter. Dessa "trafikregler" beskriver de principer och allmänna sätt på vilka fordonstrafiken beter sig och reglerar interaktionen mellan fordon och fotgängare. Exempel på detta är fotgängares rättigheter, hastighetsbegränsningar, företräde eller förtur, korsningar och så vidare. Denna politik är uttryckligen inskriven och beskriven i väglagen. Varje förare måste göra ett prov och få ett körkort för att visa att de känner till och förstår reglerna.
När alla följer trafikreglerna flyter trafiken smidigt och vi kan alla nå vår destination oskadda.
Tänk nu på konsekvenserna av att det inte finns någon vägtrafikpolicy - eller av att bara en bilist missförstår, är okunnig om eller medvetet ignorerar reglerna: störningar, kaos och alltför ofta skador.
Inom tillverkningsindustrin
Låt oss tillämpa denna analogi på arbetsplatsen. Tillverkningsgrupper förlitar sig mycket på tydligt definierade processpolicyer av flera skäl. Säkerhet är en av dem. På verkstadsgolv behövs exakta bruksanvisningar på väl synliga ställen för att se till att arbetarna inte skadar sig när de använder tunga maskiner.
Detaljerade instruktioner är viktiga för att se till att arbetstagarna monterar produkterna i rätt ordning. I en bilfabrik, till exempel, finns det uttryckliga riktlinjer som styr rattar till rattstolar och hjul till axlar, för att inte tala om de många processer som omfattar komplicerade delar och komponenter. Delar kan återgå till produktionen medan bilindustrin väntar. Detta stoppar linjen, sänker produktiviteten och försenar tiden till marknaden, vilket kostar företaget tid och resurser.
I det här exemplet är det lätt att se hur en tvetydig processpolicy - eller en definierad processpolicy som inte är synlig - kan påverka bilfabrikens totala effektivitet när det gäller att leverera värde.
I kunskapsarbete
Inom kunskapsarbete förbises ofta idén om processpolicyer, eftersom arbetet inte är lika konkret som tillverkning och förfarandena vanligtvis inte styrs av en extern kraft (som i trafikregler). Liknande effekter kan dock uppstå. Ett team utan tydliga processpolicyer riskerar att förlora sammanhållning, dynamik och tid. Arbetstempot saktar ner. Färdiga arbeten återgår till omarbetning. Tiden går och resurserna slösas bort.
Ta det här exemplet. Programutvecklingsgruppen på Planview AgilePlace tillämpar kontinuerlig leverans. När utvecklarna tidigare avslutade arbetet med en funktion eller felrättning lämnade de den till QA för testning och började sedan arbeta på en ny punkt. Om ett problem upptäcktes under testningen återgick arbetsobjektet till byggkön för att lösas. Ibland gick arbetet fram och tillbaka ett antal gånger innan det slutligen var produktionsklart.
Efter att ha tittat på mätvärdena insåg teamet att den här växlingen mellan utveckling och kvalitetssäkring saktade ner processen. Gruppen beslutade att det behövdes en policy för att förbättra den övergripande effektiviteten. En policy fastställdes som innebär att direktören för kvalitetssäkring nu måste "frigöra" en utvecklare från sitt pågående projekt innan nytt arbete kan påbörjas. Resultatet är en mycket snabbare lösning av problemen. Det finns ingen väntetid, så arbetet levereras snabbare - även om det innebär att utvecklarna får lite tid över.
Vikten av att göra processpolicys explicita och synliga
Processpolicyer kan inte kontrollera mänskligt beteende, men de kan hjälpa oss att styra våra val och handlingar. Genom att synliggöra "trafikreglerna" kan man ständigt påminna om dessa beslut och förväntningar.
Processpolicys på arbetsplatsen har samma funktion som de vägskyltar som styr våra trafiksystem: Om en hastighetsbegränsning ska följas, men det inte finns någon skylt som påminner oss om det, ökar sannolikheten för att vi bryter mot policyn avsevärt.
På samma sätt är det lätt att falla för frestelsen att ha för mycket arbete på gång om du inte får börja med nytt arbete förrän du har avslutat din nuvarande uppgift - men det finns ingen visuell påminnelse om detta - och du har för mycket arbete på gång.
I Kanban är det inte meningen att processpolicyer ska vara statiska, meningslösa dokument som samlar damm någonstans utan att ha någon inverkan på hur människor verkligen arbetar. De är en levande representation av teamets beslut om hur man ska arbeta mer effektivt tillsammans.
Kort sagt, att definiera processpolicyer och göra dem synliga är symbiotiska komponenter i effektiva team. Detta tvåfaldiga tillvägagångssätt kan hålla teamet på rätt spår när frågor dyker upp.
Scenarier för processpolicys
För att hjälpa dig att komma fram till var processpolicyer kan vara till nytta för ditt team kan du tänka på följande scenarier från ett programvaruutvecklingsteam:
- Du har avslutat kodningen av en ny funktion. Vad behöver du göra för att göra den redo för kvalitetssäkring och minimera risken för omarbetning?
- Du stöter på ett hinder. Vem behöver veta det? Hur ska du försöka lösa problemet? Börjar du ett nytt arbete medan du väntar eller inte?
- Någon i säljkåren kommer rusande över med ett "kritiskt" önskemål om en ny funktion från en kund. Hur prioriterar ni nya arbeten?
- Oplanerat arbete fyller din backlog. Vem får lägga till nya arbeten i styrelsen? Hur skyddar du teamets process från utomstående intressenter? Hur ser du till att felrättningar etc. prioriteras inom ramen för deras SLA-krav?
- Du arbetar med en funktion och har en fantastisk idé för att göra den ännu bättre. Hur undviker du att det blir för mycket och håller dig till definitionen av "gjort"?
För att skapa processpolicyer utifrån svaren på dessa och andra frågor krävs en gemensam insats från hela teamet. En person kan inte veta allt om hur alla arbetar, och om du vill att hela teamet ska godkänna policyn måste den godkännas under en öppen diskussion. Det hjälper också teamet att bli mer självstyrande och minimerar behovet av att ständigt höra av sig till ledningen för att få veta vad som ska göras härnäst eller hur en situation ska hanteras.
Med tydliga och synliga processpolicyer kan personer som är nya i teamet eller som inte ingår i teamet snabbt sätta sig in i processerna. Dina intressenter kan lätt urskilja inte bara målen, utan också hur de ska uppnås. För ledningen innebär tydliga och synliga processpolicyer öppenhet och ett extra lager av kommunikation.
Hur du gör dina processpolicyer synliga
När teamet definierar nya processpolicyer är det oerhört viktigt att hitta ett sätt att fånga, dela och bevara dem. De måste bli en naturlig del av hur arbetet visualiseras och hanteras. Det är där Planview AgilePlace kommer in i bilden och gör det möjligt för dig att kommunicera dina policybeslut direkt på din kanban-tavla. Här är åtta tekniker för att synliggöra dina processpolicyer i Planview AgilePlace.
Processpolicyer gör det lättare för ditt team att känna till reglerna och förbättra effektiviteten. Och kom ihåg att dessa beslut inte är en engångsinsats. De måste ständigt ses över och utvecklas i takt med att lagets situation förändras.
![En global plan för hantering av samarbetsarbete [Video]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2019/07/A-Global-Collaborative-Work-management-blueprint.png)
