För många organisationer sker portföljplaneringen en gång per år eller kvartal och består av timmar av förberedelser, utvärdering [läs: argumentation] och motivering av projektinvesteringar. I slutändan är planen väl genomtänkt, extremt noggrann och i linje med företagets mål. Framgång.
Eller är det så? Så snart planen börjar tillämpas och projekten startar, får du förfrågningar om saker som inte finns med på listan. När du fortsätter, fast besluten att hålla dig till planen, börjar du inse att vissa av dessa önskemål är giltiga och borde ha funnits med i planen. Så du lägger in några extra projekt, och innan du vet ordet av är hela teamet omringat - projekten tar längre tid och resurserna är ansträngda. Nu kan du inte motivera att du säger nej till andra projekt som dyker upp eftersom de alla är lika viktiga.
Tänk på ett annat scenario där resurser planeras för vart och ett av de prioriterade och godkända projekten. Det är vackert. Du har alla dina resurser inventerade och fördelade på ett perfekt 80% utnyttjande och projekten är bemannade i rätt tid med de kompetenser som behövs för att leverera i tid. Det var ingen lätt uppgift, men med noggrann planering har du klarat dig och känner dig ganska bra. Plötsligt slutar en resurs att fungera. En annan person dras till det projekt som de arbetade med för att fylla luckan, och en annan resurs dras till detta projekt för att fylla luckan, och så vidare. Även om du kanske har räknat med en del av detta finns det alltid omständigheter som inte finns med i planen och som gör att projekten hamnar i skymundan.
Av dessa och många andra skäl är resurshantering dagens största utmaning, inte bara för IT, utan för nästan alla organisationer. Att hitta rätt personer med rätt kompetens för att få jobbet gjort, upprätthålla dessa resurser och hålla dem engagerade för att leverera verksamhetskritiska projekt är en central utmaning för alla företag på dagens konkurrensutsatta marknad. Enligt Forrester Research, på en skala från 1-5 (5 är "väldefinierad"), är det bara 32% av PMO:s som ligger över nivå 3 och noterar "inkonsekvent användning, viss definition" för prognostisering resurskapacitet i PMO. Endast hälften av dessa PMO:er kan övervaka prestanda över den nivån 3. Om mindre än en tredjedel av organisationerna kan prognostisera resurskapaciteten, vilka åtgärder kan då vidtas när röda flaggor identifieras? Detta visar på bristerna i de traditionella metoderna för resursplanering och de fungerar helt enkelt inte längre. Alltför många förändringar äger rum innan en väl genomtänkt plan börjar tillämpas, och åtminstone en viss nivå av smidighet måste finnas med i planen. Över 50% av organisationerna använder sig aktivt av agil projektledning för att stödja smidighet i utvecklingsprocessen, men det är också dags att införa smidighet i planeringsprocessen. Utan smidighet sker resursprognoser i en silo och blir inte effektiva.
Ett sätt att övervinna utmaningen med resursplanering är att mäta resultat, inte aktiviteter. När man strävar efter kundtillfredsställelse är det slutresultatet som är det viktiga, och aktiviteterna är bara medel för att nå det önskade resultatet. För att säkerställa en framgångsrik portfölj måste planeringen fokusera på resurser på portföljnivå. Detta kräver en hel del iterativ planering och anpassning för att se till att resurserna alltid överensstämmer med organisationens mål.
Här är fem sätt att förbättra din resursplanering:
- Planera för resultat, inte för aktiviteter. Genom att ha slutmålet i åtanke slösar du inte tid och kraft på aktiviteter som inte har någon effekt. Det kan ta flera iterationer, men om du fokuserar på resultatet ökar dina chanser att nå dit.
- Partileverans för kontinuerlig förbättring. Kärnan i agil utvecklingsmetodik kan tillämpas på andra ställen. Fortsätt leverera och förbättra dig tills du får bästa möjliga resultat. Om det hjälper att göra leveranscyklerna kortare så att du får ett godkännande på vägen, så gör det. Men fortsätt att arbeta och vet att du inte behöver leverera slutprodukten redan första gången.
- Minimera överlämningar inom projektcyklerna. De flesta olyckor sker i korsningar, och om du kan täppa till luckorna mellan överlämningarna kan du hålla projektet i gång. Detta minskar också överflödig ramptid vid överlämning och gör att alla individer är engagerade i projektet för att se resultatet. Detta är inte alltid möjligt, men om du kan effektivisera flödet av projekt genom konsekvent resurstilldelning kommer det att gynna resultatet.
- Hantera resurser på portföljnivå för att skala ditt team. Fokusera på kvaliteten på resultaten snarare än på kvantiteten av initiativ och planera dina resurser för att nå framgång i portföljen.
- Gör en ny prognos och planera om portföljen för att hålla prioriterade projekt högst upp på listan. Resursplanering är mycket enklare när du har prioriterat dina projekt. Genom att planera om när förändringar uppstår kan du se till att resurserna alltid tilldelas rätt projekt för att stödja verksamheten. Vänta inte till nästa planeringscykel innan du omvärderar dina projekt. Håll din portfölj ren, fokuserad och på rätt spår.
En effektiv resursplanering kräver ett annat tillvägagångssätt. Var inte rädd för att införliva agila principer i din planeringsstrategi och fokusera på projektets resultat. Projektresursplanering är svårt, men det är inte på väg att försvinna. Projekt kommer alltid att behöva bemannas, och de bästa cheferna kommer att hitta ett bättre och effektivare sätt att bemanna sina projekt och leverera resultat.
För en mer ingående titt på resursplanering kan du titta på vårt webbseminarium på begäran med Margo Visitacion, chefsanalytiker på Forrester Research.
