Programvara för hantering av efterfrågan hjälper företag att förbättra produktiviteten, minska flaskhalsar och fatta bättre informerade beslut. Det kan förändra det sätt på vilket organisationer planerar och genomför projekt.
Men det finns en hake. Om de anställda inte vet hur de ska använda tekniken är det ingen idé att införa den. Trots all tid och alla resurser som organisationer investerar i ny programvara upplever de ofta en liknande utmaning - ett motstånd mot förändring inifrån.
Vi kommer att titta på hur PMO Delivery Lead på ett globalt telekommunikationsföretag framgångsrikt implementerade programvara för efterfrågestyrning. Du får lära dig tre bästa metoder för att lyckas bättre med din förändringshantering.
Vägen till ett framgångsrikt genomförande
Detta ledande telekommunikationsföretag har mer än 105,000 anställda och entreprenörer som är verksamma i 21 olika länder. Medlemmarna på koncernens avdelning för IT-tjänster och teknik svarar på omkring 134 månatliga förfrågningar - och kan ha upp till 250 aktiva projekt vid varje given tidpunkt.
Förutom kalkylblad, anteckningar och e-post hade deras team ingen standardiserad lösning för att hantera arbetsflödet.
Vi behövde ett sätt att hantera och synliggöra efterfrågan under hela dess livscykel", påminner PMO Delivery Lead för Group IT Services and Technology. Vi ville också förenkla och öka produktiviteten genom att minska den tid som gick åt till rapporteringsmöten och till att ta reda på vad som hände i projekten.
PMO Delivery Lead, global ledare inom telekommunikation
Företaget vände sig till Planview Planview AdaptiveWorkTM för att hitta en programvara för efterfrågestyrning som skulle förbättra hanteringen av projektportföljen. Men först var de tvungna att övervinna ett stort hinder när de introducerade lösningen. De var tvungna att övertyga lagen om att införa det.
Enligt Harvard Business Review misslyckas ungefär tre fjärdedelar av alla organisationsförändringar. En av de vanligaste orsakerna till misslyckade förändringsinsatser är att det inte går att få gehör för dem.
PMO Delivery Lead insåg behovet av att få medarbetarna att köpa in viktiga förändringar i organisationens arbetssätt. Om man gör fel i denna del kan det leda till en våg av motreaktioner eller skepsis mot förändringen och dess värde.
Här är hur hon fick team över hela organisationen att investera i programvaran för hantering av efterfrågan.
1. Visa värdet av lösningen
Det är lätt att säga nej till förändringar.
Att gå med på förändringar innebär mer arbete. Det är därför många inom en organisation kommer att motarbeta förändringar, även om det är ett bra initiativ eller en innovativ idé.
När du driver förändring är det viktigt att din målgrupp vet varför de ska bry sig om det du erbjuder. PMO tog sig tid att kommunicera de fördelar som förändringen medförde för teamen och anpassade dessa fördelar till deras respektive roller.
"Vi ordnade utbildningssessioner baserade på olika arbetsroller för att introducera användarna och visa dem funktionerna", säger PMO Delivery Lead.
Hon och hennes team skapade också korta videor med instruktioner om hur man utför vissa aktiviteter. Dessa videor fokuserade på hur man effektivt hanterar kapacitet och bättre spårar efterfrågans livscykel.
Dessa resurser hjälpte teammedlemmarna att vänja sig vid att använda programvaran för efterfrågestyrning och visade samtidigt vilket värde Planview Planview AdaptiveWork tillför organisationen.
De viktigaste fördelarna var att ge förbättrad synlighet och driva beslutsfattandet inom organisationen - särskilt när det gäller att förstå de viktigaste riskerna och problemen samt att prioritera arbetet för ingenjörsteamen.
PMO Delivery Lead, global ledare inom telekommunikation
2. Få stöd i hela organisationen
Därefter rekryterade avdelningen frivilliga från varje affärsområde och bad dem att utse en förkämpe för att stödja lösningen. Dessa mästare var ansvariga för:
- Skapa öppna kommunikationslinjer mellan koncernens IT-service och teknik och andra avdelningar.
- Ge uppdateringar och information till sina kollegor.
- Överlämna feedback, frågor och problem från sina avdelningar till Group IT Service and Technology.
Vi har upptäckt att det är viktigt att få input från nyckelanvändarna tidigt i processen. Vi bad dem därför att ta med sig information tillbaka till grupperna om några av de möjligheter och funktioner som verktyget skulle komma att erbjuda. De kunde också ge oss feedback för att se till att vi uppfyllde företagets behov.
PMO Delivery Lead, global ledare inom telekommunikation
Strategin att rekrytera mästare fungerade utomordentligt bra. Förespråkarna såg till att deras team förstod värdet av programvaran för efterfrågestyrning och kände sig bekväma med att använda den.
3. Ge incitament för din förändringshantering
En naturlig reaktion på anställdas motstånd är att helt enkelt införa nya regler och sanktioner. Men den här strategin riskerar att sända fel budskap och skapa långvarig friktion som ett resultat.
PMO Delivery Lead förstod att det är effektivare att skapa incitament för att stödja förändringsresan än att upprätthålla rigida regler och straffa dem som gör motstånd. Därför genomförde hon marknadsföringskampanjer som syftade till att informera om Planview Planview AdaptiveWorks implementering. Hon delade till och med ut klistermärken, nyckelband och informationsblad i hela organisationen för att uppmuntra folk att delta i informationssessioner som företaget sponsrade vid lunch- och utbildningstillfällen.
"Vi ordnade en tävling med priser under hela processen för att få folk att delta i samtalen. Vi gav dem ytterligare priser om de gjorde en presentation på sina månatliga teammöten om vad som skulle komma", säger PMO Delivery Lead. "Jag tror att det var det mest effektiva vi gjorde för att hjälpa alla användare att förstå vad som hände."
Incitament är en av de viktigaste länkarna mellan människor och förändring. Målet var inte bara att tvinga fram efterlevnad, utan att få medarbetarna att ta del av olika upplevelser för att öka intresset och entusiasmen för det nya.
Planview Planview AdaptiveWork har definitivt blivit centrum för vår organisation. Och denna framgång hade inte kunnat förverkligas utan att folket hade varit med på den.
PMO Delivery Lead, global ledare inom telekommunikation
Ha en plan för din förändringshanteringsresa
Detta ledande telekommunikationsföretag gjorde en insats för att utbilda team och visa fördelarna med att införa Planview Planview AdaptiveWork som programvara för hantering av efterfrågan.
Resultatet? En strömlinjeformad livscykel för efterfrågan med ökad synlighet, bättre rapportering om resurser och kapacitet och bättre beslutsfattande kring prioritering av arbete. Genom att följa en liknande process kan du få det stöd du behöver för att genomföra förändringar i din organisation.
Titta på vår demo på begäran för att se hur Planview Planview AdaptiveWork kan hjälpa din organisation att maximera projektresultaten.
