Steg tre i Kanban-planen: Hur man kommer igång med 5 Steg
Kanban är en metod för systemtänkande och kräver att gruppmedlemmarna tar kollektivt ansvar för gruppens prioriteringar. Riktiga samtal om verket är ett måste. De hjälper teamet att upptäcka flaskhalsar, lösa problem, fokusera på flödet och kontinuerligt förbättra processen. För att underlätta dessa diskussioner använder sig team ofta av standups och retrospectives.
- Standups har fått sitt namn eftersom grupperna träffas stående, snarare än sittande, när de samlas runt Kanban-tavlan. Att stå uppmuntrar till korthet och till att hålla sig till uppgiften.
- Retrospektivitet hålls regelbundet, antingen varje vecka, varannan månad eller varje månad. De ger teamet ett fokuserat tillfälle att utvärdera systemets hälsa, göra justeringar och utforma experiment.
När de implementeras effektivt är standups och retrospektiva möten kraftfulla verktyg för team som söker öppenhet och öppet samarbete. Utan målinriktade diskussioner kan dock standupmöten förvandlas till en uppräkning av vad som är på gång i mitt schema, och retrospektiva diskussioner kan förvandlas till personalkritik. De två följande aktiviteterna hjälper ditt team att fokusera på arbetet och processen, samtidigt som de lägger grunden för en teamkultur av ständiga förbättringar.
Fokusera på flödet under din Kanban-konferens
För optimal effektivitet bör teammedlemmarna uppdatera statusen för sina arbetsuppgifter före standup, så att alla får en aktuell bild av det pågående arbetet.
Varje dag leder en annan gruppmedlem diskussionen. Ledaren börjar med att "gå runt på tavlan" från höger till vänster - för att först fokusera på de arbetsuppgifter som är närmast att slutföra - och frågar på dessa kort: "Vad behöver vi göra för att komma vidare med den här arbetsuppgiften?"
Du bör alltid föredra att avsluta något framför att börja något nytt. När teamet anser att hela systemet tillhör dem är det viktigaste resultatet att teamet/systemet får något gjort. Så när ledaren frågar "Vad behöver vi göra för att slutföra det här arbetet?" och en person som tilldelats arbetet svarar "Jag behöver bara lite hjälp i dag för att få det över gränsen", kommer ett team som arbetar som ett enda system inte att sakna frivilliga.
Efter att ha gått runt på tavlan frågar du gruppen:
Fråga: "Är det någon som arbetar med något som inte finns med i styrelsen?"
Svar: Om nej, fortsätt med nästa fråga. Om ja, gör en paus för att låta teammedlemmarna lägga till arbetsuppgifter.
Varför: För att få en så bra förståelse som möjligt för lagets arbetsbelastning.
F: "Vad vill vi göra för att avsluta som lag?"
S: Titta på affärsnytta, närmar sig tidsfrister eller den enhet som teamet valt för att omprioritera eller omfördela arbete vid behov.
Varför: För att förstärka att allt arbete är teamets arbete och för att hjälpa till att flytta prioriterat arbete över målgränsen först.
Fråga: "Kan vi upptäcka några flaskhalsar eller andra hinder för arbetsflödet?"
Svar: Leta efter köer med arbete, belastade körfält eller andra indikatorer på risker och problem.
Varför: För att observera både uppströms och nedströms konsekvenserna av ett stoppat flöde och för att ta reda på hur man kan få arbetet att flyta igen.
Oavsett om du är ny i standups eller inte är det troligt att du kommer att märka skillnader i hur detaljerade arbetsuppgifterna är (särskilt under den första månaden efter att du ställt dessa frågor). Fortsätt att dela upp arbetet i mindre uppgifter och deluppgifter vid behov. Se till att korten inte bara representerar de värdeenheter som teamet förväntas leverera utan också din kapacitet att leverera dem.
De finaste och mest finkorniga uppgifterna behöver kanske inte vara separata kort på kartan. Om du använder fysiska Kanban-tavlor kan du fästa dem på huvudkortet som att-göra-listor eller deluppgifter, eller om du använder Planview AgilePlace kan du använda taskboards. Arbetsuppgifterna bör vara så små att de kan flyttas över hela styrelsen i en relativt jämn takt.
Slutligen ska du utvärdera den fysiska miljön för din standup och dess potentiella utmaningar. Om hela teamet till exempel är så trångt kring en bärbar dator att alla inte kan se tavlan kan du överväga en av följande fem rekommenderade maskinvarukonfigurationer för att förbättra synligheten och transparensen.
Analysera arbetet under din Kanban-återblick
I slutet av varje vecka kan du samlas runt tavlan för att utvärdera ditt Kanban-system. Observera arbetets gång och lägg till en ny fråga varje vecka.
Under vecka fyra kommer du att ställa fyra frågor.
WEEK 1Q: Finns det något dolt arbete i process (WIP) som vi inte har fått med på bordet ännu?
S: Sökandet efter dolda WIP kommer att vara ett pågående tema under de första veckorna. Det är inte alltid uppenbart och det kan ta tid innan det visar sig. När du hittar den, lägg till den på tavlan. (Stanna här om du befinner dig i vecka ett, annars fortsätt.)
WEEK 2Q: Kan vi identifiera några hinder för arbetsflödet?
S: Titta på var arbetet hopar sig på tavlan, var arbetet blockeras eller på delar av arbetsflödet som kan vara "svältfödda" efter något att arbeta med. Diskutera hur processen eller teamets riktlinjer kan ändras för att undanröja hinder för flödet. Även efter att du har avslutat dessa övningar bör du ställa den här frågan vid varje återblick. (Stanna här om du är i vecka två, annars fortsätt.)
VECKAN 3Q: Följer vi upp saker och ting på rätt nivå av granularitet?
S: Om några av arbetsuppgifterna är så stora att det kommer att ta flera månader att genomföra dem, dela upp dem i kort som du kan genomföra på några dagar eller veckor. Om din tavla är full av mycket små uppgifter kan du överväga att använda uppgiftslistor som är kopplade till kortet i stället för ett kort för varje liten uppgift som måste göras under en dag. (Stanna här om du är i vecka tre, annars fortsätt.)
WEEK 4Q: En kö eller buffert uppstår när arbetet ligger i vänteläge innan det går vidare till nästa steg. Finns det köer eller buffertar i ditt arbetsflöde som inte finns representerade på tavlan?
S: Om ja, lägg till körfält i din process för att representera dessa köer. Att hantera storleken på köerna i ditt kanbansystem är en viktig framgångsfaktor för att förbättra arbetsflödet. Att identifiera köer kommer att vara en pågående aktivitet, även efter att du har slutfört övningarna i den här guiden.
Var särskilt uppmärksam på start- och sluttillstånd. Varifrån kommer arbetet för det här teamet? Vad är källan till efterfrågan?
Om du upptäcker att du har två team som arbetar mot olika mål och att deras arbete sällan korsar varandra, kan du ha mer än en process. Försök att reservera en tavla för varje process eller lägg till en simplan på teamtavlan för att visa att det finns parallella processer.
Slutsats
Kanban handlar om att se arbetet som ett system, snarare än som en samling enskilda uppgifter. Effektiva standups och retrospektiver ger både teammedlemmar och chefer möjlighet att observera flödet, lösa problem och experimentera, vilket hjälper alla att vara mer engagerade och stödja en kultur av ständiga förbättringar.
Letar du efter fler sätt att engagera ditt team i Kanban?Kanban-planen: Hur man kommer igång med 5 Steps innehåller verkliga scenarier och teambaserade aktiviteter (inklusive den i det här blogginlägget) för att hjälpa ditt team att få ett hållbart Kanban-system. Skaffa e-boken för ditt team idag.
![En global plan för hantering av samarbetsarbete [Video]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2019/07/A-Global-Collaborative-Work-management-blueprint.png)
