Att projekt misslyckas är en naturlig del av all affärsverksamhet, och viss statistik från visar att upp till 70% av alla projekt misslyckas (dvs. inte kommer in i tid, inom budget eller med de resultat som de skulle ha uppnått). Det värsta är att ju större projektet är, desto större är sannolikheten att det inte uppfyller kriterierna för framgång, med nästan 20% av IT-projekten, till exempel, som misslyckas så illa att de kan förstöra organisationen, enligt McKinsey och University of Oxford.
När projektmisslyckanden nu är så vanliga och potentiellt katastrofala, vad kan man då dra för positiva slutsatser av något som går fruktansvärt fel? Att veta hur man lär sig av misslyckade projekt kan faktiskt vara mycket fördelaktigt på personlig nivå, gruppnivå och företagsnivå. Författaren och talaren Denis Waitley har på ett skickligt sätt föreslagit, "Misslyckandet bör vara vår lärare, inte vår begravningsentreprenör".
Hur man lär sig av misslyckade projekt
- Ta reda på vad som kan räddas
Även om ett projekt kan ha misslyckats på flera fronter och tvingats överges helt och hållet betyder det inte nödvändigtvis att allt är förlorat. Ett bra sätt att göra detta är att kontakta varje grupp och fråga dem vad de tyckte var fördelaktigt eller kunde användas framöver. Oavsett om det är unika rapportmallar som utarbetats särskilt, vitböcker eller marknadsföringsmaterial eller ett API för registrering och loggning online, har det utförda arbetet ett värde och en bra sökning i spillrorna kommer att hitta det.
- Analysera vad som gick fel från alla synvinklar
Det kan ofta vara lätt för alla inblandade, särskilt på högre nivå, att skylla projektmisslyckanden på den närmaste kontaktpunkten för misstaget eller den svagaste länken. Den fruktansvärda tragedin med rymdfärjan Challenger som exploderade strax efter start visade sig till exempel vara orsakad av en felaktigt utformad O-ringstätning.
Det hade varit lätt att skylla på tillverkaren eller konstruktören av den specifika delen, men vid granskningen av katastrofen konstaterades att dåliga kommunikationsvägar från ingenjörer uppåt till den högsta ledningen innebar att problem som hade noterats med tätningen inte förmedlades eller åtgärdades. Även ett till synes tydligt misslyckande på marknivå kan avslöja problem som sträcker sig ända upp till toppen.
- Förbättra uppskattningen av projekt
En viktig orsak till att projekt inte klarar av att hålla tid eller budget är att de ursprungliga uppskattningarna inte gav dem en chans. Många projekt misslyckas redan innan de ens har kommit ut ur planeringsfasen. Att bli bättre på att uppskatta projekt tar tid och kraft, men en process som gör det lättare är att ge mycket tydliga resonemang om varför vissa uppskattningar gjordes i planeringsfasen. Om projektet misslyckas är det lättare att bedöma vilken del av prognosprocessen som var fel.
- Spåra framstegen
När ett projekt eller flera samtidiga projekt är i full gång kan det vara lätt att tappa dokumentationsprocessen ur sikte. Hur gick samarbetet med en entreprenör till? Vad blev resultatet av införandet av den nya programvaran? Hur väl stämde projektets milstolpar överens med sina förfallodatum? För en projektledare kan det vara mycket fördelaktigt att föra en liten projektlogg, en dagbok över dagens eller veckans händelser som sedan kan granskas i efterhand när ett misslyckat projekt ska undersökas.
Genom att använda projektledningsverktyg som Clarizens uppsättning PM-verktyg kan alla team följa projekten noggrant och granska uppgifter och leveranser, så att misslyckanden kan analyseras och förhindras från att inträffa från första början. Kolla in våra funktioner för att se hur de kan passa dina behov av analys och riskbedömning.
