Gästinlägg av Arnon Yaffe
Har du ansvaret för ett projekt men har du inte den auktoritet som krävs för att få saker och ting att hända?
Det händer ofta att projektledare får i uppdrag att leda projekt utan att ha fått den formella befogenheten att utföra jobbet. Om du hanterar komplexa, avdelningsövergripande projekt är det här situationen ditt bröd & smör. Varför? Helt enkelt för att de flesta, om inte alla, i ditt projektteam har rutinbefattningar med fasta chefer som har andra uppgifter och prioriteringar för dem. Det kallas "matrix management", och ditt projekt är bara ett tillfälligt projekt i matrisen.
Så hur kan du få saker gjorda utan formell auktoritet? Detta är ett klassiskt ledningsdilemma som vanligtvis åtgärdas genom att fokusera på chefens kommunikations- och ledarskapsförmåga. Jag kan inte nog betona nödvändigheten av dessa färdigheter, men jag är också medveten om att det krävs tid, engagemang och engagemang för att utveckla dessa färdigheter. Det finns fortfarande situationer där organisationens struktur, politik och kultur gör det nästan omöjligt att få jobbet gjort utan formell auktoritet, till och med för en erfaren ledare.
Jag har upptäckt att smart användning av samarbetshantering är ett effektivt och elegant sätt att hantera sådana situationer. Om du följer dessa riktlinjer kommer du också att kunna tillämpa den verkställande sponsorns auktoritet, öka transparensen och stärka förtroendet och trovärdigheten.
- Sponsorn is auktoritetskällan - Varje strategiskt projekt måste ha en verkställande sponsor. Den verkställande sponsorn är den tjänsteman som har ett intresse av att projektet blir framgångsrikt och som har alla de befogenheter som projektledaren behöver för att få jobbet gjort.
- Skapa en online-länk mellan sponsorn och fältet - Använd en samarbetslösning för hantering av arbete , som Planview AdaptiveWork, för att tillhandahålla statusuppföljning och rapportering online och på begäran. Skapa enkla vyer och instrumentpaneler som lyfter fram undantag och gör det möjligt för sponsorer att utforska och förstå grundorsakerna till avvikelser.
- Delegera - Överför uppgifter och ansvar till gruppledarna och uppmuntra dem att delegera uppgifter och deluppgifter till sina underordnade. På så sätt blir den rutinmässiga aktiviteten att upprätthålla och rapportera framsteg i hela arbetsfördelningsstrukturen en samarbetsinsats. Uppfostra en kultur där uppgiftsägare och chefer är ansvariga för att rapportera om framstegen med sina uppgifter.
- Visa upp ledningsrapporter som en veckodisciplin - Implementera en rutin för veckovisa framstegsrapporter som säkerställer att din lösning för hantering av samarbetsarbete är uppdaterad före projektledningsmöten och ledningsgranskningar. Uppmuntra intressenter och sponsorer att aktivt delta i diskussioner i sammanhanget, ställa frågor och fråga direkt till teamen i ett öppet och transparent ekosystem.
Magi uppstår när projektgrupperna förstår att deras arbete presenteras för de verkställande sponsorerna genom lösningen. Människor vill visa upp sitt bidrag och bli erkända för sina prestationer. Ingen vill bli utpekad som orsak till förseningar eller underprestationer. Projektledarens behov av att följa upp genomförandet och utöva befogenheter minskar därmed dramatiskt. Även om detta koncept är enkelt och okomplicerat kan vissa traditionella projektledare känna att det strider mot deras uppfattning om projektledarrollen.
Innan man började använda samarbetslösningar för projektledning på var mycket av projektledarens arbete administrativt - upprätthålla Gantts, hålla statusmöten, följa upp utförandet, göra presentationer och lämna in statusrapporter. Det traditionella projektledningskontoret var det centrala nervsystemet - allt passerade genom det och allt kontrollerades av det, inklusive den information som presenterades för intressenter och sponsorer.
När man arbetar i samarbete "släpper" man alla dessa centrerade aktiviteter - de behövs inte längre. Projektledarens roll förändras. Mindre administration, mindre uppföljning av utförandet, mindre auktoritärt, mindre stressigt. Ditt jobb är att odla samarbete och att undersöka och ställa utmanande frågor. Du har nu mer tid att lägga upp strategier, planera framåt, leta efter beroenden och identifiera flaskhalsar. Du behöver inte oroa dig för auktoritet, den är inbäddad i det system du har skapat.
Är du villig att släppa taget? Lär dig mer genom att registrera dig för en kostnadsfri, on-demand, Planview AdaptiveWork-produktvisning genom att klicka här.
