Just like many of you, we at Planview are trying to figure out how to do PI Planning in a world that doesn’t allow in-person interactions right now. While I understand the idea of doing virtual PI Planning is daunting, I don’t think the answer is to stop planning together. From my viewpoint, planning together is more important now than ever.
När vi funderar på hur vår dagordning ska se ut tar vi hänsyn till det faktum att folk kommer att sitta bekvämt och mysigt hemma, så det är bäst att det är engagerande, annars kommer vi att förlora folk till distraktion väldigt snabbt. Jag tänkte dela med mig av några tips och tricks som vi planerar att använda vid vår virtuella PI-planering om några veckor.
Nedanstående är inte uttömmande för allt vi gör (anmäla dig till webbseminariet: Hur man gör PI-planering för den djupdykningen), men det är tankar och idéer som vi hade och som kanske kan få dina egna tankar och idéer att flöda.
Förberedande planering för virtuell PI-planering
Jag tror inte att många av er skulle säga emot mig när jag säger att det är superviktigt att planera PI-planering i förväg, och det är lika viktigt när vi försöker med virtuell PI-planering för första gången. Se till att ledningen är på samma sida.
- Vilka är de högst prioriterade epikerna och funktionerna som teamen måste arbeta med? Detta kan göras med hjälp av Portfolio Kanban.
- Vad är det för sammanhang som måste delas med teamen så att de förstår hur deras arbete hänger ihop med de bredare affärsmålen och resultaten?
- Finns det ändringar i grupperna och/eller budgetdiskussioner som måste genomföras före PI-planeringen?
- Vilken är den bästa agendan för att hålla alla engagerade? Tänk utanför boxen här.
- Använd ett verktyg som Planview AgilePlace för att skapa virtuella whiteboards med en backlog, "stickies"/kort och iterationer.
Om du har gjort PI-planering på plats tidigare är inget av detta nytt för dig, men i den nuvarande miljön tycker jag att det är värt att ta ett steg tillbaka och återgå till grunderna.
Under planeringen av Virtual PI
I stället för att vara fysiskt ansikte mot ansikte kommer ni alla att vara ansikte mot ansikte i 2D på någon virtuell mötesplattform. Gör det bästa av det:
- Respektera tidtabellen. Detta är ännu viktigare när alla är hemma och balanserar livet och arbetet på olika sätt.
- Gör sammanhanget kort och koncist och gå rakt på sak. Be dem som levererar denna information att hålla sig till de tre viktigaste sakerna och inte till mer än fem bilder.
- Överväg att föreslå en gruppövning innan sektionerna börjar. Få igång blodet med planka, utfall, knäböj och hoppande jacks. Var kreativ.
- Du kan behöva rekrytera några personer utanför ART eller grupper av grupper för att underlätta gruppindelningen. Om dina Scrum Masters är redo för det kan du coacha dem, men om de också är delaktiga i att bygga upp planen kan du överväga att anlita någon annan så att Scrum Master kan vara helt närvarande när planen byggs upp.
- Avsluta sessionen med tydliga riktlinjer för nästa steg. Vad vill du att lagen ska åstadkomma under den första veckan?
Planering efter virtuell PI
Ge teamen det stöd de behöver. Vissa team är vana vid att arbeta helt och hållet på distans (som hela vårt LeanKit-utvecklingsteam), men andra team är vana vid att sitta på samma ställe och diskutera planen utanför ceremonier. Uppmuntra grupperna att tänka om och se över sina ceremonier.
- Ge teamledare (produktägare och Scrum Masters) fortbildning och ge dem utrymme att lära sig. Om ni inte redan har en Community of Practice (CoP) eller ett Guild för olika Agile-ledare bör ni överväga att göra det.
- Överväg att avsätta lite extra tid i början av varje veckas stand-up för att diskutera de affärsmål som arbetet är anpassat till.
- Det kan vara värt att införa Lean Coffee regelbundet med viktiga ledare så att gruppmedlemmarna kan ställa frågor.
Det här är naturligtvis ingen uttömmande lista, men jag hoppas att den har gett dig några saker som du inte hade tänkt på när du försöker organisera ett virtuellt PI-planeringsevenemang. Dessutom vill vi hjälpa våra agila coacher och transformationskonsulter att navigera i denna förändring. Om du är på jakt efter en lättanvänd lösning som kan hjälpa dig att vägleda din virtuella PI-planering (eller personligen när vi kommer tillbaka till den), kontakta Jon Terry direkt ([email protected]) för att få en gratis licens av LeanKit. Vi är alla inblandade i detta tillsammans, så dela gärna med dig av ytterligare idéer och/eller tips och tricks när du gör virtuell PI-planering.
