Projektledning är ett hårt arbete. Även erfarna veteraner som under många år har lärt sig hur man blir en framgångsrik projektledare har ibland motgångar. Även när du har planerat och utfört allting perfekt kan det oväntade hända.
Hur du reagerar på dessa problem kan vara skillnaden mellan att styra projektet på rätt kurs eller att se det stanna upp.
Vad gör en projektledare framgångsrik? Det handlar inte om huruvida de upplever problem. Det är hur de tar sig an problem och hittar lösningar.
Vill du veta mer? Nedan följer sex tips som hjälper dig att bli en mer framgångsrik projektledare.
1. Känn till processen
Ett av de viktigaste tipsen för att bli en framgångsrik projektledare är att förstå projektprocessen. Varje projekt är annorlunda, och den process som hjälpte dig i ett projekt kan vara ett hinder i ett annat. Som projektledare är det ditt jobb att bestämma vilket tillvägagångssätt som är bäst för att slutföra projektet i tid och inom budget.
Varje projekt har ett arbetsflöde, och hur du väljer att hantera processerna beror på ditt projekt. De tre mest populära projektledningsmetoderna är:
- Traditionell vattenfallsmetod: En linjär metod som innebär omfattande planering och där grupperna utför uppgifterna i tur och ordning.
- Agile: Istället för långsiktig planering planeras projekten iterativt. Arbetet utförs stegvis, vilket kräver kortare återkopplingsslingor där arbetet byggs på det tidigare arbetet.
- Hybridmetod: Denna metod kombinerar agila team med milstolpsstyrt arbete på hög nivå, vilket gör den utmärkt för team som håller på att gå över till agilitet. Det är en bra kompromiss när du har agila team och ledande intressenter som fortfarande föredrar vattenfallsmetoden.
Dessa metoder kan användas tillsammans med visuella projektledningsverktyg, vilket gör det lättare att övervaka processer i realtid.
2. Kommunicera effektivt
Nästan alla handböcker om hur man blir en framgångsrik projektledare betonar vikten av god kommunikation. Faktum är att många projekt misslyckas på grund av kommunikationsbrister.
Men vad är god kommunikation? För mycket korrespondens gör att människor blir överväldigade av meddelanden och viktig information går förlorad. När kommunikationen är bristfällig börjar projekt falla sönder när team, intressenter och ledning tappar bort sina mål och målsättningar.
Att kommunicera effektivt kräver att du hittar den perfekta balansen. När det gäller team måste du berätta vad de behöver veta för att lyckas, men du får inte belasta dem med onödig information. Intressenterna bör få rutinmässiga uppdateringar under hela projektet, så att du kan hantera deras förväntningar och uppfattningar.
Du kan också förbättra kommunikationen genom att:
- Skapa en kommunikationsplan för
- Använda en projektledningslösning för all kommunikation och delning av dokument.
- Överföring av uppdateringar med visuella data, med KPI:er och visuella projektledningsverktyg.
I slutändan leder god kommunikation teamet i rätt riktning och ser till att alla som är involverade i projektet är på samma sida.
3. Hantera risker och frågor
När du lär dig att bli en framgångsrik projektledare är det viktigt att du hanterar risker på ett effektivt sätt. De flesta projektledare förstår vikten av riskhantering, men framgångsrika projektledare vet hur man hanterar risker på rätt sätt.
Här är några tips som hjälper dig att förbättra din riskhanteringsprocess:
- Skynda dig inte: Ingen projektledare vill lägga extra tid på att planera risker, men en dålig riskbedömning kan öka den tid du lägger ner på projektet med 25%.
- Riskhantering är en resa: Identifiera risker under hela projektet, inte bara i början av det.
- Kommunicera effektivt: Använd veckovisa statusmöten som en möjlighet att identifiera och hantera risker och andra frågor.
4. Kom ihåg den stora bilden
De flesta projekt har många rörliga delar för du måste hålla reda på. Det är lätt att tappa bollen om man inte har en helhetsbild i åtanke.
Du måste hitta en balans mellan:
- Leverans i tid
- Att hålla sig inom budgeten
- Håll dig till din räckvidd
Om du enbart fokuserar på ett element kommer ditt projekt att hamna i obalans. Till exempel är deadlines viktiga, men om de är din enda prioritet kan du förbise misstag eller acceptera undermåligt arbete - särskilt när du hanterar stora projekt.
För att bli en framgångsrik projektledare måste du vara flexibel. Bra ledare förstår projektets karaktär (mål och syften) och vet när de ska hålla kursen och när de ska välja ett annat tillvägagångssätt -som Agile.
5. Håll dig ödmjuk
Med Agiles växande popularitet är projektledning med kommando- och kontrollfunktioner på väg att gå ur tiden. Projektledarna går ifrån mikromanagement till att ge teamen mer självbestämmande när det gäller att planera och organisera sitt arbete.
Enligt detta tillvägagångssätt antar projektledarna rollen som "tjänande ledare". Deras roll är inte att ge order, utan snarare att ge grupperna befogenheter så att de kan slutföra projekten i tid och inom budgeten. Här är några sätt att bli en tjänande ledare:
- Sätt upp målen och låt teamen bestämma hur arbetet ska skötas.
- Var inte en besserwisser - ställ frågor och få feedback från dina team.
- Tro på teamets planer, motivera dem och coacha dem till mållinjen.
När det gäller vikten av ledarskapsförmåga skiljer sig projektledning inte från andra chefspositioner. Goda sociala färdigheter kommer att vara till stor hjälp när du samordnar och kommunicerar med gruppmedlemmar.
6. Lär dig hela tiden
Projektledning är en disciplin som ständigt förändras. Framgångsrika projektledare fastnar aldrig i sina vanor - de fortsätter att lära sig. I takt med att tekniken och yrkeslandskapet fortsätter att förändras kan du förvänta dig att få se olika verktyg och nya projektledningsmetoder som gör det möjligt för dig att fortsätta lära dig hur du blir en framgångsrik projektledare.
Vi talar ofta om kontinuerlig förbättring inom projektledning, men det gäller inte bara det levererade arbetet. Du måste kontinuerligt förbättra ditt ledarskap och din projektledningskompetens och ge lagmedlemmarna möjlighet att förbättra sig själva också. På så sätt får du och dina team den kunskap och erfarenhet som behövs för att dina projekt ska lyckas.
Att knyta ihop säcken
Att bli en effektiv projektledare är inget som sker över en natt. Det är en process som kräver en del försök och misstag och en hel del inlärning. Vill du veta mer om hur man blir en framgångsrik projektledare? Ladda ner vår e-bok med titeln "Get Work Done Faster: 6 Steps to Accelerate Project Planning and Delivery" för att ta reda på hur du kan påskynda din projektplanering och leverans.
