Hur mogna organisationer hanterar kapacitetsplanering och resurshantering

#2 och #3 Kännetecken hos mogna organisationer inom områdena kapacitetsplanering och resurshantering

Förra gången i del 1 , gav jag en översikt över de sex egenskaperna hos mogna organisationer som bygger på en ny forskningsstudie om hur det står till med kapacitetsplanering och resurshantering samt detaljer om den första egenskapen som handlar om vikten av synlighet och insikt. I den här bloggen går jag in på egenskaperna #2 och #3, varför de är viktiga och hur man kan ta itu med dem för att höja mognadsskalan.

Dessa egenskaper är konkreta tillvägagångssätt som ledande produktföretag använder för att bli framgångsrika! Läs vidare...

1. Har insikt i vad folk arbetar med, kan identifiera flaskhalsar och köra scenarier på begäran för att anpassa sig till förändringar.
2. Sammanföra top-down- och bottom-up-strategier för kapacitetsplanering och resursförvaltning.
3. Ha en särskild funktion för att sköta resursförvaltning och kapacitetsplanering.
4. Kom överens om dessa bästa metoder: prioritering, analys av vad som händer om man vill, ledningens godkännande.
5. Bedömer projekt väl och har bra stödprocesser på plats.
6. Använda programvara för projektportföljhantering för att optimera sina resurser.

Karaktäristik #2: Kombinera uppifrån-och-ned-strategier med nedifrån-och-upp-strategier för kapacitetsplanering och resursförvaltning.

I undersökningen fick deltagarna svara på om de använder sig av top-down, bottom-up eller en kombination av metoder för sin kapacitetsplanering och resurshantering. Mer mogna organisationer på skalan var 15-22% mer benägna att använda en kombinerad strategi och slå ihop de två, och mer än hälften av de mogna företagen använder denna strategi totalt sett.

Detta innebär att ledande produktföretag vanligtvis inte separerar kapacitetsplanering och resurshantering som oberoende aktiviteter. I själva verket kombinerar de de två så att de kan uppnå större fördelar och fatta bättre informerade beslut. Medan resurshantering vanligtvis fokuserar på aktiva uppdrag under flygning, är kapacitetsplanering en långsiktig planering för att planera hur efterfrågan ska tillgodoses. Men det är viktigt att ta sig tid att koppla ihop alla punkter under planerings- och uppskattningsprocessen för att se till att resurserna finns tillgängliga när det är dags att utveckla produkten. Det verkar vara en bra idé, eller hur?

Låt oss titta på en vinjett av ett moget företag som binder samman dessa ansträngningar:

AVP för produktutveckling på en tillverkare av medicintekniska produkter arbetar tillsammans med cheferna med en budget som tar hänsyn till hur resurserna ska användas för olika produktlinjer. När de prioriterar efterfrågan och idéer arbetar de tillsammans med sina produktchefer och säljledare för att förstå konkurrenssituationen, kundernas önskemål och branschens drivkrafter - därifrån utreder de de nya idéerna. När idéerna har prioriterats upprättas budgeten med de första svängarna (ansträngning, beräknad intäkt, tidsplan osv.). Det är här som tillverkaren (till skillnad från de flesta andra som går vidare) tar ett steg till innan budgeten slutförs. De samarbetar med ledarna för resurshantering för att få en uppskattning av den totala utvecklingskostnaden, insatsen och tidsplanen med hänsyn till de resurser som behövs samtidigt som de tar hänsyn till den nuvarande och framtida efterfrågan och förväntningarna på tidsplanen. Det holistiska tillvägagångssättet hjälper dem att komma fram till väl genomtänkta beslut, vilket gör det mindre troligt att de har för många projekt för sina resurser, vilket oundvikligen skapar svåra problem i efterföljande led, t.ex. fördröjd marknadsintroduktion och negativ påverkan på intäkterna.

All of this reminded me of when I went riding on a tandem bike this summer with my 11-year-old daughter. Not for the faint of heart by the way! I thought about the importance of working together and communicating less we end up in the ditch! It sounds so practical that these efforts around planning and resource management must take place in tandem. If you are going to go the right direction and increase momentum to use resources productively on the highest value work, it’s time to get in sync and make it a priority.

Karaktäristik #3: Har en särskild funktion för att sköta resurshantering och kapacitetsplanering.

Undersökningen visar att 67% av de företag som har en högre mognad har särskilda roller för resurshantering och kapacitetsplanering, jämfört med endast 26% av de organisationer som har en lägre mognad. Att etablera dessa roller var en av de bästa metoderna för mer mogna organisationer. Det är ett enormt uttalande om betydelsen av detta mycket lättåtkomliga område.

När organisationer vill etablera nya processer och vill att deras medarbetare ska ta till sig tekniken på ett konsekvent sätt behövs ofta en ansvarig ledare. Någon måste visa vägen och kartan för att nå dit.

Dessa roller och personer är ofta avgörande för att se till att företaget fortsätter att förbättra sin kapacitetsplanering och resurshantering. De fastställer riktmärken och mål tillsammans med ledningsgruppen, skapar kontrollpunkter för att se till att de upplever affärsnytta eller korrigerar när de stöter på hinder. Kom ihåg att det är ett maraton, inte en sprint, för att se värdet av att ta itu med dessa områden, så du behöver fokus och ledarskap.

Utmaningen är att för vissa organisationer är detta ett höns och ägg-scenario. De måste få visioner och ledningens stöd för att skapa dessa positioner, men det är just dessa roller som ofta är de som får stöd för detta.

Hur inrättar man dessa roller? Det finns dussintals olika sätt för företag att strukturera dessa funktioner. Vissa har en särskild roll som resursförvaltare, andra inrättar ett PMO som äger processen och andra ger ansvaret till projektledaren medan resurserna arbetar med ett specifikt projekt. Oavsett struktur bör detta vara en uppgift för någon som ägnar sig åt detta. De bör rapportera till ledningsgruppen och upprätta en vision och plan för att avsiktligt gå uppåt i mognadsmodellen för kapacitetsplanering och resurshantering. Det är klokt att välja en senior resurschef eller planerare med starka kommunikations- och ledaregenskaper, som förstår värdet av att implementera processer och fördelarna med en centraliserad mjukvarulösning, och som har ledningsgruppens gehör.

Ledande produktföretag prioriterar att bemanna dessa tjänster med rätt personer.

Om du vill ha mer information om detta ämne kan du ladda ner ett exemplar av ett nytt vitboksdokument från Carrie Nauyalis, evangelist för lösningar för utveckling av nya produkter, med titeln: Step-By-Step Guide: How to Move Up the Resource Management and Capacity Planning Maturity Scale.

Jag skulle vilja höra från dig. Hur hanterar ni för närvarande resurshantering och kapacitetsplanering i er organisation och har ni en särskild resurshanteringsfunktion? Dela med dig av dina erfarenheter genom att lämna en kommentar nedan.

Relaterade inlägg

Produktportföljhantering Produktportföljhantering i den digitala eran [Webinar] September 1, 2017

Produktportföljhantering Det är officiellt! Gartners syn på konvergensen mellan produktportföljhantering och produktlivscykelhantering March 8, 2017

Produktportföljhantering, visioner och trender Den 2018 Undersökning om produktportföljhantering belyser de som presterar bäst [Video] June 19, 2018