Jag heter Ariel Klontz och har arbetat på Planview AgilePlace de senaste månaderna som praktikant tillsammans med Andy Hoover i teamet för kunddokumentation.
När jag började här var jag nervös för hur mycket arbete jag verkligen skulle kunna utföra på deltid, men att arbeta på Planview AgilePlace öppnade mina ögon för ett helt nytt sätt att hantera arbete. Att arbeta på en virtuell Kanban-tavla visade mig hur kraftfullt vårt verktyg är - det håller hela teamet på samma sida, även när sidorna ständigt vänds. Jag behöver inte vänta på att få veta vad jag ska göra. Jag kan se vilket arbete jag behöver utföra genom att titta på vår tavla, och jag har verktygen för att gå vidare med det.
Idag ska jag berätta hur Planview AgilePlace hjälper vårt team att systematiskt uppdatera vår kunskapsdatabas baserat på produktuppdateringar och kundfeedback, så att kunderna alltid har den senaste informationen om vår produkt. Jag förklarar också hur en virtuell Kanban-tavla gör det möjligt för alla - även deltidsanställda praktikanter - att skapa ett verkligt mervärde.
Att vara på samma sida när sidorna vänds hela tiden
Mitt arbete på Planview AgilePlace har främst bestått i att uppdatera kunskapsbasen. Kunskapsbanken är vår online-resurs som hjälper användare att få ut det mesta av Planview AgilePlace-programvaran. Den kontinuerliga förbättringen av Planview AgilePlace-produkten kräver kontinuerlig förbättring av den information vi tillhandahåller, så det är mycket viktigt att uppdatera kunskapsbasen i takt med att produkten uppdateras.
Det finns över 70 artiklar i kunskapsbasen - och antalet ökar - så det skulle vara nästan omöjligt att hantera den mängd uppdateringar som krävs utan ett systematiskt, gemensamt tillvägagångssätt. Med Planview AgilePlace kan vårt team hantera uppdateringar av artiklar, kundinput och annat arbete på ett och samma ställe! Trots mitt hektiska schema gör Planview AgilePlace det möjligt för mig att hoppa in i arbetsflödet så fort jag kommer till jobbet, vilket gör att jag kan vara en produktiv del av teamet.
Spegla vårt arbetsflöde, förbättra vår process
När flera personer arbetar med en artikel eller ett dokument är det lätt att förlora överblicken över vem som arbetar med vad - särskilt om en del av teamet arbetar på distans eller på deltid. Utan Planview AgilePlace tror jag inte att vi skulle kunna hålla våra uppdateringar organiserade. Planview AgilePlace gör det möjligt för oss att hålla reda på vem som har tilldelats en viss artikel, vem som senast har redigerat eller granskat en artikel och i vilket skede av redigeringen en artikel befinner sig.
Vi har ändrat vår styrelse flera gånger i takt med att vi lärt oss mer om vår process. Men nu har vi en layout som verkligen efterliknar vårt arbetsflöde och håller arbetet i gång. Vår styrelse är utformad på ett sådant sätt att korten går igenom flera olika granskningsstadier för redigering, ibland går de igenom vissa stadier mer än en gång för att artikeln/dokumentationen vi arbetar med ska bli så bra som möjligt.
På vår tavla har vi en rubrik för "innehåll" med underplaner som efterliknar de olika stadierna i skrivprocessen för vårt team. När ett kort som representerar en artikel har gått igenom alla redigeringsstadier placerar vi det i en "redo att publiceras"-fil. Sedan publicerar vi den färdiga artikeln i kunskapsbasen och flyttar kortet till "gjort".
Vi kan också hålla reda på kundernas input genom en Zapier-integration som gör att Zendesk-supportärenden kan komma in på vår tavla när det finns viktig kundinformation som kundsupport anser att vi måste ta itu med. Kundsupportteamet kan kryssa i en ruta i Zendesk som anger vilken kundinmatning som ska skickas till kunddokumentationsteamet. Detta gör det möjligt för oss att skriva nya artiklar eller uppdatera befintliga artiklar baserat på direkt kundinflytande, allt på en Planview AgilePlace-tavla!
Hur Kanban hjälper mig att skapa mervärde
Ofta avslutas arbetet medan jag är borta, men genom att använda tilldelade användare och de andra visualiseringsfunktionerna i Planview AgilePlace kan jag enkelt hoppa tillbaka in i arbetsflödet. Jag behöver inte vänta på att få veta vad jag ska göra eftersom mina uppgifter finns på tavlan så att jag kan se dem.
Planview AgilePlace gör det enkelt att kommunicera framstegen med artiklarna mellan medlemmarna i vårt team. Vi kan enkelt hålla reda på ändringar, frågor och förslag genom att använda olika kortfunktioner, t.ex. bilagor och kommentarer. På så sätt kan vi snabbt arbeta oss igenom artiklarna utan att tappa kontrollen över hur kortet fortskrider.
Kanban och Planview AgilePlace
Som praktikant på Planview AgilePlace har jag sett hur Kanban med vår produkt ger oändliga möjligheter att spåra och hantera arbetsflöden för ditt team, oavsett yrke. Mitt team har kunnat uppdatera produktinnehållet systematiskt baserat på programuppdateringar och kundinput genom att skapa en tavla som exakt speglar vårt arbetsflöde. Dessutom har vårt verktyg gjort det möjligt för mig att bidra på ett meningsfullt sätt som deltidsanställd och visat mig ett nytt sätt att arbeta.
Planview AgilePlace gör alla arbetsprocesser mycket enklare. Det finns så många sätt att konfigurera din Kanban-tavlans layout för att efterlikna det personliga arbetsflödet och arbetsflödet i teamet. Det viktigaste för vårt team är att hålla reda på var vi befinner oss i arbetsflödet och vem som är ansvarig för olika steg i processen, och Planview AgilePlace-visualiseringen gör det enkelt att göra det.
Kom igång med Kanban
Är du redo att börja din egen Planview AgilePlace-resa? Ladda ner Kanban Roadmap för att lära dig mer om hur du kan komma igång med att visualisera ditt arbete som team.
